Glückliche und gesunde Mitarbeiter durch selbstbestimmte Einsatzplanung

Glückliche und gesunde Mitarbeiter durch selbstbestimmte Einsatzplanung

Jedem Unternehmen sollte daran gelegen sein, glückliche und gesunde Mitarbeiter zu haben, denn diese fallen nicht nur seltener aus und bleiben dem Unternehmen langfristig als loyale Mitarbeiter erhalten, glückliche und gesunde Mitarbeiter leisten auch bessere Arbeit. 

Arbeitsbedingungen, die sich auf die Mitarbeitermotivation, gerade im Schichtdienst, auswirken, gibt es viele. Vier der wichtigsten Punkte sind:

  1. Faire Bezahlung
  2. Richtige Teamzusammenstellung
  3. Faire Aufgabenverteilungen
  4. Klare und transparente Kommunikation

Was Sie dabei im Detail beachten sollten, damit Ihre Mitarbeiter auch wirklich glücklich sind, haben wir bereits in einem früheren Artikel zusammengefasst.

Heute wollen wir auf die positive Auswirkung fairer und selbstbestimmter Verteilung von Arbeitseinsätzen sowie der Arbeitsbelastung eingehen. Denn diese spielt vor allem für die Gesundheit eine große Rolle. 

Geringe Entscheidungsspielräume wirken sich auf die psychische Gesundheit aus

“Psychische Erkrankungen waren mit 43 Prozent im Jahr 2017 die häufigste Ursache für krankheitsbedingte Frühverrentung und verursachten 107 Millionen Arbeitsunfähigkeitstage.”* Es gibt zahlreiche arbeitsbezogene Faktoren, die positiv mit der psychischen Gesundheit zusammenhängen. Zwei der wichtigsten: Handlungs- und Entscheidungsspielraum. 

Gerade das Gefühl, selbst entscheiden zu können und so sowohl Kontrolle als auch Vorhersehbarkeit im Job zu erlangen, steigern laut dem Monitor “Psychische Gesundheit in der Arbeitswelt”* das psychische Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter messbar. 

Auch in einer groß angelegten Befragung der IG Metall mit über 680.000 Teilnehmern aus rund 7.000 Betrieben wurde deutlich, dass das Thema mehr Selbstbestimmung bei der Arbeitszeit für die meisten Beschäftigten wichtig ist. “Flexible und finanziell abgesicherte Regelungen zur Vereinbarkeit von Arbeit und Familie beziehungsweise Arbeit und Pflege sowie zeitlich selbstbestimmtes Arbeiten”* wurden von den Befragten immer wieder ins Spiel gebracht.

Auch das Weißbuch des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales*** bekräftigt, dass viele Arbeitnehmer mit der Planung ihrer Arbeitszeiten unzufrieden sind. Da die regelmäßigen und fremdbestimmten Arbeitszeiten nicht zu ihrem Leben passen und so häufig Komplikationen verursachen, wenn es darum geht, Kinder rechtzeitig aus der Kita abzuholen oder auch Angehörige zu betreuen, Weiterbildungsmaßnahmen wahrzunehmen oder die Freizeit zu gestalten. 

Glückliche und gesunde Mitarbeiter durch selbstbestimmte Einsatzplanung

“Nach einer Befragung im Auftrag des BMAS wünschen sich 37 Prozent der Beschäftigten, die Lage der Arbeitszeit zu verändern. Bei der großen Mehrheit (89 Prozent) der Befragten, die Änderungswünsche zur Lage der Arbeitszeit äußern, gehen diese mit dem Wunsch nach einer Änderung des Umfangs einher, wobei überwiegend eine Reduktion des tatsächlichen Arbeitszeitumfangs gewünscht wird. Betrachtet man die Gesamtheit der Befragten, wünscht sich ein Drittel, die Lage zusammen mit dem Umfang der Arbeitszeit zu verändern.”***

Es zeigt sich ein umfassendes Bild des allgemeinen Wunsches von Arbeitnehmern, mehr Selbstbestimmung über ihre Arbeitszeiten sowohl im Rahmen des Arbeitsumfanges als auch der Planung zu erlangen. Und dieser oft unerfüllte Wunsch beeinflusst nachweislich die psychische Gesundheit, die sich wiederum auf die Krankheitstage auswirkt. Bei diesen alarmierenden Zahlen sollten Unternehmen aufhorchen und anfangen zu handeln.

Mehr Selbstbestimmung und Flexibilität dank der richtigen Software

Glückliche und gesunde Mitarbeiter durch selbstbestimmte Einsatzplanung

Viele Betriebe verdrängen diese Realität jedoch, weil sie den Aufwand scheuen, den sie hinter flexiblen selbstbestimmten Arbeitszeiten oder gar einer flexiblen Einsatzplanung vermuten. Dabei gibt es Tools, die dabei helfen. Unsere Anwendung Vote2Work® vereinfacht den Prozess für die Planer und bietet den Mitarbeitern ein hohes Maß an Selbstbestimmung. 

Dem Planer werden Mitarbeiter vorgeschlagen, die sowohl die fachlichen Anforderungen erfüllen, als auch im Rahmen einer arbeitszeitgesetzlichen Prüfung in Frage kommen. Diese können durch wenige Klicks digital angefragt werden. 

Die Mitarbeiter erhalten die Schichtanfragen und können diese ebenso durch wenige Klicks annehmen oder ablehnen. Selbstbestimmt und unkompliziert. So haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Arbeitseinsätze leichter an ihre privaten Bedürfnisse anzupassen. 

Unternehmen profitieren im Übrigen nicht nur von den deutlich zufriedeneren und gesünderen Mitarbeitern, auch macht es eine solch flexible Einsatzplanung leichter, entsprechend der tatsächlichen aktuellen Anforderungen zu planen. Denn die Praxis zeigt, dass die benötigte Manpower von Tag zu Tag variiert und starre Schichtpläne häufig schnell an ihre Grenzen stoßen.

Schieben Sie das Thema nicht vor sich her, gehen Sie es an. Denn eine selbstbestimmte flexible und kollaborative Einsatzplanung ist ein Win-Win für Mitarbeiter und Unternehmen. 

Quellen: *Monitor Psychische Gesundheit in der Arbeitswelt, Intitiative neue Qualtität in der Arbeit der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin | ** Broschüre Vorsprung durch Mitbestimmung, herausgebracht vom Audi Betriebsrat und der IG Metall, vom EdA-Projekt vom Bundesministerium für Bildung und Forschung sowie vom Europäischen Sozialfonds gefördert | *** Weißbuch Arbeit 4.0 des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales

Die Generation Z, ihre Werte und Ansprüche an Arbeitgeber

Die Generation Z, ihre Werte und Ansprüche an Arbeitgeber

Jede Generation bringt ihre Besonderheiten mit sich und so manche davon wirken sich auch auf die Arbeitswelt aus. Besonders spannend ist die derzeit in die Berufswelt eintauchende Generation Z. Denn deren Verständnis von einem guten Leben und ebenso von einem guten Job ist neu.

Der Charakter der Generation Z

Die Generation Z, also die Nachfolger der Generation Y, sind (je nach konsultierter Quelle) die ab 1995 oder aber ab 2000 Geborenen. Man nennt sie auch die Generation YouTube. Weil Fernsehsender für sie eine verschwindend geringe Rolle spielen, während YouTube im Vordergrund steht. Es ist der Kanal, auf dem Unterhaltung aber auch Lernen stattfinden.

Die Generation Y charakterisiert man gemeinhin als selbstbewusst, individualistisch und international. Sie sind mit dem Internet groß geworden und haben den Umgang damit ganz automatisch gelernt. 

Generation Z - das müssen Arbeitgeber erwarten

Für die Generation Z hingegen gab es die Frage nach dem Internet nie. Denn das war schlichtweg schon immer da und ohne das ginge es auch gar nicht. Sie sind es gewohnt, viele Informationen über diverse Kanäle zu filtern und das Beste zu konsumieren. Zeitgleich befürchtet man aber auch, dass ihre Aufmerksamkeitsspanne genau deshalb geringer ausfällt und sie sich relativ schnell ablenken lassen.

Lebensqualität und Gesundheit sind der Generation Z sehr wichtig. Maßnahmen dazu haben sie schon längst in ihr Leben integriert. Sie sind sportlich und wissen mit Stress umzugehen. Dazu brauchen sie keine betriebliche Unterstützung. Ganz im Gegenteil. Ihr Privatleben ist heilig und bleibt privat. Die Vermischung von Berufsleben und Privatleben möchten sie nicht. Man könnte sogar sagen, dass die Generation Z wieder traditioneller wird. Auf feste Beziehungen und die Familie legt sie viel Wert. Wobei Freundschaften, egal ob digitaler oder realer Natur, für sie von gleicher Bedeutung sind. Sie wollen das Leben schlichtweg genießen.

Zeitgleich ist die Neugierde auf die Welt groß und treibt die unerschrockene Generation Z immer wieder raus. Vor allem direkt nach dem Abitur. Dann wird erst einmal der Rucksack gepackt und die Welt erkundet.

Generation Z - das müssen Arbeitgeber erwarten

Ansprüche der Generation Z an die Arbeitswelt

Wer die Generation Z mit einer klassischen Stellenanzeige und steilen Karrierewegen beeindrucken möchte, wird nur ein gelangweiltes Gähnen hören. Denn Gehalt und Jobtitel beeindrucken nicht mehr. Vielmehr stehen Selbstverwirklichung und eine gute Arbeitsatmosphäre im Vordergrund. Davon wollen sie am liebsten über soziale Netzwerke erfahren. 

Unternehmen gewinnen ihre Aufmerksamkeit beispielsweise indem sie einen echten Influencer für sie werben lassen. Führt dieser durch das Unternehmen, erzählt vom täglichen Job und zeigt echte Begeisterung, ist dies viel mehr Wert, als große Versprechungen auf der Unternehmenswebsite.

Kommunikation auf Augenhöhe wird im Job vorausgesetzt. Genauso wie moderne Büros. Wobei klar gesagt sei, dass Großraumbüros nicht den Erwartungen entsprechen. Die Generation Z hat gern einen eigenen Arbeitstisch in einem kleinen Büro mit guter Arbeitsatmosphäre.

Interessant ist auch, dass sich die Generation Z durchaus bewusst ist, dass sie in wirtschaftlich gesicherten Verhältnissen groß geworden ist und ihre Eltern dafür aber oft zu wenig Zeit für sie hatten. Vielleicht kommt daher der Wunsch nach einer klaren Abtrennung von Beruf und Freizeit.

Während die Generation Y das Büro durchaus auch mal früher verlässt und dafür die Arbeit mit nach Hause nimmt oder von unterwegs arbeitet, um so eine bessere Work-Life-Integration hinzubekommen, dabei jedoch häufig Überstunden macht, ist die Generation Z dafür nicht mehr offen. Sie will vielmehr ganz klar geregelte Arbeitsvolumen haben, die sie selbstbestimmt flexibel erfüllen kann.

Die Anwendung Vote2Work® zur flexiblen Personaleinsatzplanung, ist dafür eine passende Lösung. Auf Basis von diversen Kriterien und unter Beachtung von Arbeitszeitgesetzen, werden Mitarbeiter für Einsätze vorgeschlagen und diese mit ihnen auf Augenhöhe digital abgestimmt, indem je nach persönlichen Präferenzen zugestimmt oder aber abgelehnt werden kann. Genau das Richtige, für eine Generation, die klare Regelungen, jedoch auch Selbstbestimmung möchte.  

Quellen: Absolventa.de | Statista | Horizont.net  | Arbeits-abc | Gründerszene.de

Was Sie über Disruption wissen sollten

Was Sie über Disruption wissen sollten

Disruptiv – so muss man denken. Denn nur so kann man als Unternehmen den Herausforderungen unserer Zeit begegnen und innovativ bleiben. So heißt es. Disruption ist derzeit ein modischer Management-Begriff. Doch was steckt eigentlich dahinter und inwiefern hilft Disruption tatsächlich? In diesem Artikel beleuchten wir den Begriff der Disruption sowie die Voraussetzungen für ein disruptives Mindset.

Disruption – eine Defintion

Das Wort Disruption kommt ursprünglich aus dem Englischen – to disrupt – und heißt übersetzt so viel wie „stören“ oder auch „unterbrechen“. Eine Disruption ist folglich die Unterbrechung eines Prozesses oder auch eine nichtlineare Entwicklung.

Disruption hat sich als Begriff im Laufe der letzten Jahre durchgesetzt, gerade auf Managementebene wird er gern verwendet. Doch was genau ist damit im Business gemeint?

Früher kamen Veränderungen schleichend. Über einen langen Zeitraum hat man Prozesse angepasst und die Technik hat sich weiterentwickelt. Das ist heute anders. Angesichts schnell auftauchender großer Herausforderungen, Veränderungen am Markt oder aber neuer Technologien, entstehen Störungen, die Paradigmenwechsel notwendig machen und innovative Entwicklungen ermöglichen.

Der Havard Professor Clayton Christensen hat den Begriff etabliert. Seine Definition für disruptive Produkte lautet wie folgt:

„Disruptive Innovations are NOT breakthrough technologies that make good products better; rather they are innovations that make products and services more accessible and affordable, thereby making them available to a larger population.“

Christensen ist überzeugt, dass drei Faktoren eine erfolgreiche disruptive Innovation ausmachen:

„Enabling Technology, Innovative Business Model and Coherent Value Network.“

Disrupt or be disrupted

Wenn von disruptiven Veränderungen mit schöpferischer Zerstörungskraft gesprochen wird, klingt das nach einer Bedrohung. Und das kann es durchaus auch sein.

Deshalb heißt es in diesem Zusammenhang auch: disrupt or be disrupted.

Denn gerade große Unternehmen sind häufig zu behäbig, um sich rasant an große Veränderungen anzupassen oder diese gar mitzugestalten. Agile Start-Ups und Newcomer haben hier ganz klar einen Vorteil.

Gern werden Kodak oder auch Nokia als Beispiele gescheiterter Großunternehmen genannt. Sie wurden disrupted, denn sie haben die Veränderung nicht kommen sehen und waren nicht gut genug darauf vorbereitet. So sind sie schlussendlich von neuen Konkurrenten und innovativen Produkten überholt worden.

Die Botschaft der Disruption lautet also: Kümmern Sie sich als Unternehmen rechtzeitig um die nötige Veränderung, begeben Sie sich aktiv auf die Suche nach Innovationen, anstatt alles wie bisher zu machen und dann vom Wandel überrascht zu werden.

So nutzt man Disruption im Management

Disruptive Innovation brauchen ein disruptives Mindset

Doch innovative Ideen fallen nicht einfach vom Himmel. Innovation braucht ein disruptives Denken. Dies bedeutet nicht linear sondern querzudenken. Dabei geht es darum, mögliche Störungen ins Denken mit einzubeziehen und so Innovationsmöglichkeiten zu erkennen, die einem sonst nicht in den Sinn gekommen wären. 

Aber wie schafft man es, sein Denken zu ändern? Zunächst: leider gibt es keinen Ansatz, der den Erfolg garantiert oder eine Methode, der man nachgeht und damit direkt die gewollte schöpferische Zerstörung einleitet. Disruptives Denken knippst man nicht an und aus. Vielmehr geht es darum die Denkweise Schritt für Schritt zu ändern.  

Klingt nach einer Herausforderung?! Ist es auch!

Voraussetzungen, um ein disruptives Mindset zu integrieren.

Sein Denken ändert man nicht einfach so von jetzt auf gleich und schon gar nicht gelingt das so problemlos, wenn es ein ganzes Team, eine Abteilung oder das gesamte Unternehmen betrifft. Um ein disruptives Mindset zu etablieren sollten zunächst einige Voraussetzungen geschaffen werden.

Das richtige Umfeld schaffen

Ideen entstehen, wenn Freiraum zum Kreativsein und Ausprobieren existiert. Gerade in Bereichen, in denen Schichtdienste und eine hohe Auslastung üblich sind, kann man nicht erwarten, dass ganz nebenbei zukunftsweisende Ideen entstehen. Deshalb muss zunächst Raum für Ideen geschaffen werden. Begleitete Experimentierräume in bestimmten Bereichen im Alltag zu etablieren, kann hier unterstützen.

Darüber hinaus gilt: wer sich vollkommen fremdbestimmt fühlt, wird wenig Motivation mitbringen, um über neue Produkte oder Dienstleistungen nachzudenken, geschweige denn dafür offen zu sein. Mehr Selbstbestimmung ist wesentliches Element und gelingt unter anderem durch eine kollaborative Einsatzplanung mit Vote2Work® .

Technische Möglichkeiten als Basis

Stimmen die Arbeitsbedingungen und gibt es ausreichend Freiräume, ist ein wichtiger Schritt getan. Doch ohne Hammer, Säge und Co. kann kein Schreiner arbeiten. Und wie sollen innovative Produkte entstehen, wenn die technischen Mittel noch in den 90ern feststecken? Je nachdem in welcher Branche Sie unterwegs sind, sollten Sie den Teams, die Innovationen hervorbringen sollen, auch eine entsprechende technische Ausrüstung zur Verfügung stellen.

Verständnis schaffen

Wie immer beim Change ist es wichtig, die Menschen mitzunehmen. Kommunikation ist entscheidend. Und so stellt sich zu Beginn immer die Frage: „Warum sollen wir das machen, wozu ist das notwendig?“. 

Warum soll also umgedacht werden und wieso muss es jetzt disruptiv sein? Für ein besseres Verständnis helfen beispielsweise Use Cases, von Produkten und Unternehmen, die an alten Kundenwünschen und deren Erfüllungen festhielten und dann von einem Newcomer-Konkurrenten überrollt wurden. Sicher gibt es auch in Ihrer Branche und in Ihrem Unternehmen Beispiele, die deutlich machen, warum ein Umdenken jetzt wichtig ist.

Bereichsübergreifende Netzwerke schaffen Innovationen

Die Etablierung von bereichsübergreifenden Netzwerken ist eine gute Möglichkeit, um Kommunikationshindernisse abzubauen und Brücken zu schlagen. Denn Innovationen entstehen zumeist dann, wenn ein interdisziplinärer Austausch stattfindet, wenn Ideen diskutiert und aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet werden.  

Wissen muss zu Schwarmintelligenz werden

Der richtige Mix aus Experten verschiedenster Bereiche, jüngere sowie ältere Generationen und gegebenenfalls sogar verschiedene Kulturen macht den Unterschied.

Ebenso ist es hilfreich, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich Wissen anzueignen, auch außerhalb des Standard-Seminarkatalogs. Denn wie sollen innovative Gedanken entstehen, wenn nur das gelernt wird, was schon seit Jahren gelehrt wird? Neue Impulse können beispielsweise durch externe Kongresse, Talks, Workshops und Webinare kommen.

Und selbst dann können Sie scheitern

Wer auf der Suche nach großen Innovationen ist, wer neu denkt und nicht immer den gleichen, sicheren Pfad beschreitet, der kann auch scheitern. Mit dieser Sorge muss man umgehen können.

Die Option zu scheitern ist Teil der Sache, wenn es um disruptive und innovative Kulturen geht. Keine Innovation ohne Risiko. Eine ausgeprägte und gut gelebte Fehlerkultur ist daher unabdingbar. Sonst stockt sämtliche Innovation nach dem ersten Scheitern, weil sich eine Angst verbreitet, die neue Ideen hemmt.

3 Gründe, warum Sie eine digitale selbstbestimmte ad-hoc Einsatzplanung einführen sollten

3 Gründe, warum Sie eine digitale selbstbestimmte ad-hoc Einsatzplanung einführen sollten

Einsatzpläne werden für gewöhnlich an einer zentralen Stelle geschmiedet und dann den Mitarbeitern mitgeteilt. Doch es geht auch anders und das sollte es auch. Denn für eine selbstbestimmte, flexible Einsatzplanung gibt es gute Argumente.

Pläne ändern sich immer schneller

Der Schichtplan ist für die kommenden Wochen erstellt und nun kann man sich zurücklehnen. Alle Mitarbeiter erscheinen gesund, munter und pünktlich zu ihren vereinbarten Arbeitseinsätzen und alle Arbeitstage haben das geplante Arbeitsvolumen. Wäre das nicht schön? Doch das ist natürlich nur ein Traum. 

Für gewöhnlich ändern sich Bedingungen, Mitarbeiter werden krank, Arbeitsvolumina steigen unvorhergesehen oder kurzfristige Personaleinsätze werden notwendig. Deshalb braucht es eine schlaue ad-hoc-Einsatzplanung. Nicht unbedingt um sämtliche Schichten flexibel zu gestalten, aber um auf Veränderungen schnell reagieren zu können.

Eine digitale Lösung spart Zeit und vermeidet Fehler

Schichten zu planen beziehungsweise Schichtpläne kurzfristig anzupassen, ist ein riesiger Arbeitsaufwand. Dabei sind diverse Parameter zu beachten. Springer müssen nicht nur die richtigen Qualifikationen mitbringen, sondern auch im Hinblick auf ihre Zeitkonten und Pausenzeiten in Frage kommen. Gar nicht so einfach, da die richtigen Personen zu finden.

Hat man potenzielle Mitarbeiter für den ad-hoc-Einsatz identifiziert, geht es an die Kommunikation. Ob per Mail, persönlich oder telefonisch, wichtig ist es, dass man schnelle Rückmeldung erhält. Meldet sich der Mitarbeiter nicht rechtzeitig oder ist aus privaten Gründen doch nicht verfügbar, muss der nächste kontaktiert werden. Ein Prozess, der sich in die Länge ziehen kann. Dabei geht es so viel einfacher.

Selbstbestimmung steigert die Motivation

Das Telefon klingelt, der Chef ist dran und fragt: „Kannst du heute die Nachtschicht übernehmen? Wir haben sonst niemanden, wir brauchen dich“. Nein zu sagen fällt da vielen schwer. Offenbar gibt es keine andere Wahl. Wobei, war da nicht der Kollege, der diesen Monat noch nicht so viel gearbeitet hat und der Nachtdienste am liebsten mag? Aber gut, das wird der Chef schon geprüft haben. Also werden private Termine umgelegt und die Nachtschicht leicht verstimmt mal wieder angetreten.

Hand auf’s Herz: wer hat schon Lust, sich immer wieder spontan fremdbestimmen lassen zu müssen? Und das obwohl es vielleicht sogar andere Möglichkeiten geben könnte. Mit der Zeit kann das auf die Motivation schlagen. Vor allem wenn der Eindruck entsteht, dass die ad-hoc-Personaleinsatzplanung nicht wirklich fair abläuft. Dabei hätte eine Mitbestimmung hinsichtlich der eigenen Schichten durchaus positive Auswirkungen.

Eine Studie* mit mehr als 8.000 Befragten hat bestätigt: Flexible und selbstbestimmte Arbeitszeiten steigern signifikant die Arbeitszufriedenheit. Diese wirkt sich positiv auf die Arbeitshaltung und somit auch auf die individuelle Arbeitsleistung aus. Aber nicht nur das: eine positive Arbeitshaltung kann auch Kollegen mitreißen und schlussendlich für ein besseres Arbeitsklima sorgen.

Es ist von Unternehmensseite her also kein heroischer Akt, Mitarbeitern mehr Mitbestimmung bezüglich ihrer Arbeitseinsätze zu gewähren. Im Gegenteil, es ist sogar eine wirtschaftlich gewinnbringende Entscheidung.

Doch wie bringt man mehr Selbstbestimmung in einen eh schon komplexen Schichtplanungsprozess?  

Eine kollaborative Einsatzplanung kann das Problem lösen. Mit Vote2Work® wird genau das möglich. Rein faktisch und regelwerksbasiert erhalten Planer für Bedarfe Mitarbeitervorschläge und die ausgewählten Mitarbeiter über die App konkrete Einsatzanfragen. Am mobilen Endgerät können sie dann von überall am Abstimmungsprozess teilnehmen und zu- oder absagen. Der interaktive digitale Workflow sorgt für Echtzeit-Transparenz für alle, die am Planungsprozess beteiligt sind. Das verkürzt nicht nur die Antwortzeiten enorm, es führt vor allem auch zu fairen und selbstbestimmten Lösungen.

*The Effects of Flexible Work Practices on Employee Attitudes: Evidence from a Large-Scale Panel Study in Germany, Claudia Kröll and Stephan Nüesch

Interview mit Astrid Neben: Über den Trick des erfolgreichen New Work Changes bei der Lufthansa Technik

Interview mit Astrid Neben: Über den Trick des erfolgreichen New Work Changes bei der Lufthansa Technik

Astrid Neben ist die Head of HR bei der Lufthansa Technik, einem stark zukunftsorientierten Unternehmen. Modernste Technik und hochqualifiziertes Personal pflegen und optimieren die komplexe Soft- und Hardware der Flugzeuge. Doch auch in modernen Unternehmen wie diesem, steht man vor den Herausforderungen der neuen Arbeitswelt. Im Interview verrät uns Astrid Neben, wie das Thema New Work in diesem spannenden Umfeld vorangetrieben wird und was fehlende Ziele mit dem Erfolg zu tun haben.
 

Vote2Work: Wie wurde das Projekt New Work bei der Lufthansa Technik initiiert?

Astrid Neben: Der Personalvorstand hat dieses Feld lange Zeit stark verfolgt und dafür sowohl bei HR als auch im Vorstand geworben. Er war derjenige, der das Commitment der anderen Vorstände eingeholt und das Projekt beauftragt hat. 

Vote2Work: Was genau beinhaltet das Projekt New Work?

Astrid Neben: Das New Work Projekt teilt sich bei uns in vier Teilprojekte:

  1. Leadership der Zukunft und Cooperation
  2. Gesundheit
  3. Auswirkung der Flexibilisierung
  4. Purpose, Sinn schaffen – was wollen wir zurückgeben, welches Wissen und welche Qualifizierung brauchen wir.

    Vote2Work: Leadership haben Sie als erstes Teilprojekt genannt. Wie definieren Sie bei der Lufthansa Technik denn Führung unter den New Work Aspekten?

    Astrid Neben: Die neue Art der Führung nennen wir New Leadership. Dabei nehmen wir vor allem das Thema Ambidextrie, also Beidhändigkeit in der Führung, in den Fokus. Für uns bedeutet dies zum einen gut in den klassischen Führungsaufgaben zu sein, wie Management, über Ziele zu führen, Projektmanagement, aber auch die neuen Führungsqualitäten zu leben, wie Empowerment der Mitarbeiter.

    Wir wollen Bottlenecks abbauen. Was man jedoch wissen muss: wir sind ein Betrieb mit extrem hohen Sicherheitsregularien. Diese machen eine klassische Hierarchie notwendig. Insofern wird es, anders als bei beispielsweise kleineren Dienstleistungsunternehmen, die Führungskraft als reinen agilen Coach bei uns nicht geben. Für den Change bedeutet dies, dass wir uns nicht vollkommen radikal auf etwas Neues fokussieren können. Unsere Führungskräfte müssen sowohl Skills aus der alten als auch der neuen Welt beherrschen. Dieser beidhändige Change-Prozess stellt eine hohe Anforderung dar. 

Vote2Work: Wie bringen Sie und ihr Team das Thema Empowerment, also das Übergeben von Verantwortung an Mitarbeiter, den Führungskräften näher?

Astrid Neben: Bei der Lufthansa Technik gibt es zwei Interventionsstränge, um das Thema Empowerment nach vorn zu bringen.

Einer davon beginnt beim Topmanagement. Unser Vorstand und die erste Führungsebene kommen in Workshops zusammen und diskutieren dort das Thema New Leadership. Es geht um die neuen Anforderungen, was diese für uns bedeuten und wir wir für uns das Thema Empowerment definieren wollen. Diese Fragen werden zunächst zwischen dem Vorstand und den nächsten Führungskräften geklärt. Denn auch auf dieser Ebene soll das Thema gelebt werden. So wird beispielsweise diskutiert, wie Budgetfreigaben durch den Vorstand und Empowerment zusammenpassen. Solche Fragen sind enorm wichtig, denn der kulturelle Change muss vom Topmanagement verstanden und wirklich gewollt sein, wenn er funktionieren soll.

Parallel laufen in einem zweiten Strang “Experimente”. In diesen unterstützen wir Führungskräfte und ihre Bereiche, die von sich aus New Leadership ausprobieren wollen. Dabei haben sie absolut freie Hand. Wir unterstützen, geben aber keine Ziele vor. So können Teams für sich selbst herausfinden, ob agiles Arbeiten und Selbststeuerung zu ihnen passen.

Darüber hinaus bieten wir für alle Interessierten eine Begegnungsplattform, auf der Erfahrungsaustausch stattfinden kann. 

Vote2Work: Wie sieht es mit den Führungskräften und Bereichen aus, die bisher weder zur ersten Führungsebene gehören noch sich freiwillig gemeldet haben?

Astrid Neben: Aktuell gibt es keine flächendeckenden Trainings. Diese Vorgehensweise hätte man früher sicher gewählt, doch entspricht es nicht ganz dem Stil von New Work. Empowerment bedeutet für uns auch, die Veränderungen nicht aufzuzwingen, sondern diejenigen vorgehen zu lassen, die besonders neugierig und aufgeschlossen sind. Dann schauen wir, ob durch deren positive Beispiele der Rest nachzieht, weil die Sinnhaftigkeit vorhanden ist und erkannt wird.

New Work Interview bei Vote2Work-1048379746

Vote2Work: Funktioniert diese Methode, ziehen andere Bereiche nach?

Astrid Neben: Unsere Vorstände nennen häufiger Best-Practice-Beispiele und sowohl im HR als auch im New-Work-Newsletter berichten wir über Erfahrungen der Bereiche sowie deren Erfolge. Das weckt durchaus Interesse. Das Thema New Leadership wird bei der Lufthansa Technik im Allgemeinen als attraktiv gesehen. Denn es bedeutet, selbst gestalten zu dürfen, ohne sich dabei rechtfertigen noch irgendetwas nachweisen zu müssen. Dadurch, dass wir ermutigen anstatt Druck aufzubauen, herrscht keine Angst sondern vielmehr Aufbruchstimmung. 

Vote2Work: Ein solch großes Change Projekt ohne konkrete Vorgaben und Ziele zu starten ist ungewöhnlich, wie kam es dazu?

Astrid Neben: Das stimmt. Unser Projekt hat eine Laufzeit von drei Jahren. Es soll uns für den Change bereit machen, uns auf technologische Veränderungen vorbereiten und am Ende des Projektes Empfehlungen geben, wie es weitergehen kann. Einen quantitativen Projektauftrag gibt es jedoch nicht. 

Vote2Work: Wie ist es Ihnen gelungen, das Go für diese Art der Projektführung vom Vorstand, so ganz ohne klassische Roadmap oder messbare Erfolgskriterien, zu bekommen?

Astrid Neben: Dem Projekt als solches war der Vorstand aufgeschlossen. Doch die Idee, das Projekt ohne Erfolgskriterien zu führen, stieß nicht direkt auf Zustimmung. Die Art und Weise wie der damalige Projektleiter präsentiert hat, war dann wohl ausschlaggebend. Der Trick: der damalige Projektleiter ist Ingenieur und hat in ingenieursartiger Genauigkeit vorgetragen. So konnte er, auch wenn der Inhalt des Projektes nicht genau definiert war, vermitteln, wie strukturiert, sinnhaft und wichtig das gesamte Projekt sein würde. Zusätzlich war es gut, dass jemand aus dem Haus, der aus dem Kerngeschäft kommt, für dieses Projektvorgehen geworben hat. 

Vote2Work: Das Thema Flexibilisierung ist ein Teil des Projekts New Work. Inwiefern besteht Bedarf zur Flexibilisierung der Arbeitszeiten bei der Lufthansa Technik?

Astrid Neben: Der Wunsch nach flexibleren Arbeitszeiten kommt direkt von unseren Mitarbeitern. Gerade das jüngere Personal wünscht sich mehr Freiheit in der Gestaltung der Arbeitseinsätze. Diesem Wunsch wollen wir versuchen, so gut wie möglich nachzugehen. Denn für uns ist es extrem wichtig, unsere Mitarbeiter langfristig zu binden. Das gelingt natürlich deutlich besser je attraktiver die Arbeit und das ganze Setting drumherum ist. Deshalb ist Vote2Work für uns ein spannendes Tool, dessen Einsatz wir aktuell diskutieren. 

Vote2Work: Veränderungen bringen für gewöhnlich auch Ängste hervor. Gibt es dem Projekt gegenüber Skeptiker bei der Lufthansa Technik?

Astrid Neben: Nicht direkt Skeptiker, jedoch gibt es kritische Themen. Mit der Arbeitnehmervertretung sprechen wir beispielsweise häufig über das Thema mobiles Arbeiten. Es besteht die Befürchtung, dass Mitarbeiter sich von ihren mobilen Geräten und den modernen Arbeitstools zur Überarbeitung verführen lassen und praktisch nicht mehr abschalten können. Und in der Tat, das Risiko besteht natürlich. Jedoch geht es dabei um das Thema Eigenverantwortung und an diese glauben wir.

Zudem ist an dieser Stelle ein fürsorgliches und achtsames Führungsverhalten gefragt. Wir sind überzeugt, dass das funktionieren kann und versuchen Vertrauen in die neue Kultur zu erzeugen.

Modernes Ausfallmanagement in der Schichtarbeit

Modernes Ausfallmanagement in der Schichtarbeit

Schichtarbeit wird für gewöhnlich über einen Schichtplan organisiert, doch durch Ausfälle ist eine kurzfristige Neuplanung oft notwendig. Dies führt gerade unter Berücksichtigung gesetzlicher Einschränkungen zu einem großen organisatorischen Aufwand. Wir beleuchten das moderne Ausfallmanagement im Schichtdienst, zeigen, wie organisatorischer Aufwand reduziert werden und schneller rechtskonforme Vertretungslösungen gefunden werden können.

Plötzlich fehlen die Mitarbeiter im Schichtdienst

Der Dienstplan steht seit Wochen fest, alles scheint bedacht zu sein und dann fehlen plötzlich die Mitarbeiter. Krankheitsbedingte Ausfälle lassen sich oft nur schwer einplanen und so kommt es schnell zu Engpässen, die es fast unmöglich machen, Mitarbeiter mit der richtigen Qualifikation in der nötigen Anzahl und zur richtigen Zeit in der richtigen Abteilung zu haben. Es beginnt ein aufwändiger Prozess des Ausfallmanagements. Für gewöhnlich werden Mitarbeiter angerufen und aus ihrem „Frei“ zurückgeholt. 

Geringer gesetzlicher Spielraum für das Ausfallmanagement im Schichtdienst

Doch selbst wenn bei der Notfallbesetzung die obligatorischen Ruhezeiten, freien Sonntage und maximalen Arbeitsstunden berücksichtigt werden, ist eine kurzfristige Dienstplanänderung für gewöhnlich nicht zulässig. 

Denn Mitarbeiter sind nicht verpflichtet, an freien Tagen zur Arbeit zu kommen oder kurzfristig in geänderten Schichten zu arbeiten. Das Arbeitsgesetz ist dabei ganz klar und sieht einen Personalengpass nicht als zureichende Notfallsituation an. So können Mitarbeiter nur dann ad-hoc eingesetzt werden, wenn sie dem freiwillig zustimmen. 

Bisher wurde dies von zahlreichen Beschäftigten akzeptiert. Die Verpflichtung gegenüber den anderen Kollegen/innen war dabei meist ein ausschlaggebender Grund. Man wollte das Team schließlich nicht “hängen lassen”. Doch in den letzten Jahren sinkt in vielen Betrieben die Bereitschaft, spontan einzuspringen. Da die Mitarbeiter/innen eine permanente Unterbesetzung oder gar schlechte Personalplanungen als Grund für die Engpässe sehen, sind sie nicht mehr bereit, diese mit Einbußen der Freizeit auszugleichen. 

Was können die Planungsverantwortlichen also tun, um ein optimales Ausfallmanagment im Schichtbetrieb und reibungslose Abläufe zu gewährleisten? 

Ausfallmanagement im Schichtdienst

Methoden zur Vermeidung von Engpässen im Schichtdienst

Zu allererst braucht es natürlich ausreichend Manpower. Wenn schlichtweg zu wenig Beschäftigte eingestellt sind, bringt auch die beste Dienstplanung nichts. Ist dies jedoch gegeben, sind Ausfallzeiten bei der Ausarbeitung des Schichtplans zu berücksichtigen. Dazu gibt es diverse Methoden, wie Springer-Pools, Joker-Dienste oder auch Stand-by-Dienste. 

Ein Springerpool ist ein eigens geschaffenes Team, das in einem Dienstplan mit festgelegten Diensten arbeitet, jedoch erst kurzfristig erfährt, welcher Abteilung es zugeordnet wird. Dieses Modell ist in großen Pflegediensten üblich, bei dem die Tätigkeiten auf den jeweiligen Stationen sehr ähnlich sind, so dass die Springer tatsächlich in jedem Bereich arbeiten können. Das Springerteam fungiert als flexibler Puffer, das die Lücken in anderen Bereichen füllt, so wie es gerade benötigt wird. 

Joker-Dienste sind dem Springerpool recht ähnlich. Der Unterschied liegt jedoch darin, dass es nicht ein extra Team ist, welches als Springer fungiert, sondern jede/r Mitarbeiter/in Springerschichten hat, die sogenannten Joker-Dienste. Das heißt, die Dienste stehen im normalen Dienstplan bereits fest. Allerdings sind einige Dienste noch keinem Bereich zugeordnet, da dies kurzfristig geschieht. Problematisch wird es, wenn ausgerechnet die Kollegen/innen erkranken, die für den Joker-Dienst eingeteilt waren. Dann muss erneut umgeplant und doch ein Mitarbeiter/in aus dem „Frei“ zurückgebeten werden. 

Stand-by-Dienste erklären sich schon anhand des Namens. Mitarbeiter/innen, die in einem Stand-by-Dienst eingeteilt sind, sind während des Dienstes jederzeit abrufbar und werden wie üblich für Rufdienste vergütet. Diese spontane Verfügbarkeit ist geplant und schon im Voraus im Dienstplan berücksichtigt. So muss nicht mehr stundenlang nach Ersatzpersonal gesucht werden und der Anruf mit spontaner Diensteinteilung kommt für die Stand-by-Mitarbeiter nicht überraschend. 

Der Nachteil all dieser Lösungen ist die nur teilweise gewonnene Flexibilität. Zwar kann bereichsübergreifend für Ersatz gesorgt werden, jedoch bleibt relativ wenig Flexibilität hinsichtlich der Manpower. Denn das Springerteam, die Anzahl der Joker- oder auch Stand-by-Dienste sind bereits festgelegt, bevor die tatsächliche Ausfallquote bekannt ist. Es kann also weiterhin zu Engpässen kommen. 

Ein Dienstplan mit vorab verteilter Krankheitsvertretungsreserve hat oft nur eine geringe Treffsicherheit, was zu entsprechenden Kosten durch Verpuffung der Reserve oder Doppelvertretung der Krankheitsausfälle führt. Es braucht also selbst mit den Ausfallabdeckungsmethoden weiterhin eine Möglichkeit der ad hoc Lösung. 

Vote2Work® – die ad hoc Lösung für das Ausfallmanagement im Schichtdienst

Wie bereits beschrieben, sind die Möglichkeiten für eine kurzfristige Ausfallplanung gesetzlich stark eingegrenzt. Unter Berücksichtigung all der gesetzlichen Bedingungen dennoch Mitarbeiter zu identifizieren, die zusätzliche Schichten übernehmen oder tauschen können, ist ein komplexer und langwieriger Vorgang. Vote2Work® vereinfacht die Suche deutlich und lässt die Mitarbeiter – wie vom Gesetz vorgegeben – selbst entscheiden. 

Ausfallmanagement im Schichtdienst


Der Mitarbeiter mit der richtigen Qualifikation zum rechten Zeitpunkt am richtigen Ort, das ist die Herausforderung der Kurzfristplanung!

Vote2Work® beinhaltet einen Regel-Assistenten, welcher unter Beachtung der Arbeitszeitgesetze, von Zeitkonten und Qualifikationen Planern die für den Einsatz best-geeigneten Mitarbeiter vorschlägt. Der folgende Abstimmungsprozess verläuft kollaborativ in einem interaktiven digitalen Workflow zwischen allen Beteiligten in Echtzeit. Denn die Vote2Work® Anwendung ist für alle mobilen Endgeräte verfügbar, wodurch die Mitarbeiter in Echtzeit Rückmeldungen zu den vom Planer angefragten Einsätzen geben können.

So werden nicht nur die gesetzlichen Parameter eingehalten, viel Zeit in der Abstimmung gespart, sondern auch den Mitarbeitern mehr Selbstbestimmung zugestanden. Das wiederum führt zu einer besseren Work-Life-Balance, Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Damit ist Vote2Work® die ideale Lösung für die ad hoc Einsatzplanung.