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6 Change-Management-Regeln für das Gelingen von Veränderungsprozessen

Kennen Sie das: Obwohl alle mit voller Begeisterung starteten und eigentlich alles ganz leicht schien, wird der neu implementierte Prozess nicht gelebt oder das neue Tool nicht genutzt beziehungsweise die neue Arbeitsweise nicht angenommen. Gescheiterte Veränderungsprozesse gibt es wie Sand am Meer. Der Grund: oft wird der Aufwand unterschätzt und für das Thema weder genug Zeit noch ausreichend Ressourcen bereitgestellt. Darüber hinaus werden häufig schon zu Beginn viele Fehler gemacht, die den Erfolg eines Change-Projektes fast schon unmöglich machen. Doch das muss nicht ewig so weitergehen. Es gibt sechs Change-Management-Regeln, welche aus unserer Erfahrung die wichtigsten Stützfeiler eines gelungenen Veränderungsprozess sind.

1. Change-Management-Regel: Kommunikation

Wie so oft in der Arbeitswelt, ist auch in Change-Prozessen die Kommunikation das A und O. Dabei ist auf die Zeitpunkte, Inhalte, Menge und auch Tonalität zu achten. Denn es ist nicht nur ein Kommunikationsmangel, der Change-Projekte zum Scheitern bringt. Auch zu viel Kommunikation kann dazu führen, dass die wirklich wichtigen Informationen untergehen. Ebenso kann auch die Tonalität entscheidend sein: Denn was für die PR gilt (die sich an externe Empfänger richtet), ist auch innerhalb eines Unternehmens nicht so viel anders. Auch Mitarbeiter die dem Change unterliegen, wollen verstanden und auf Augenhöhe angesprochen werden. Sie müssen wissen, was passiert und warum es passiert (Transparenz), dabei aber nicht mit unnötigen Informationen überhäuft werden.

2. Change-Management-Regel: Zeit und Geduld

Veränderungen brauchen Zeit, bis sie wirklich greifen und neue Prozesse tatsächlich rund laufen. Im Privaten fällt uns die Umgewöhnung jahrelang erlernter Routinen schwer und warum sollte es im Job anders sein? Deshalb ist es wichtig, ausreichend Zeit für die erfolgreiche Umsetzung von Change-Projekten einzuplanen. Auch wenn alle Schulungen abgeschlossen sind, heißt das noch nicht, dass auch alles so läuft, wie es seitens des Change-Teams gedacht war. Es wird immer mal wieder kleine Stolpersteine oder gar Widerstand geben. Damit die Veränderung dann auch wirklich vollumfänglich gelingt, braucht es für die Umsetzungsphase Zeit, Geduld und die richtige Begleitung. Was uns zu Punkt drei bringt.

3. Change-Management-Regel: Begleitung und Verantwortung

Als Change-Manager hat man für die Projektthemen einen Expertenstatus. Doch nicht alle vom Veränderungsprozess Betroffenen sind auf dem gleichen Level unterwegs. Einige von ihnen arbeiten vielleicht nur von Zeit zu Zeit mit dem neuen Tool oder haben nur selten Berührung mit der neuen Arbeitsweise. Außerdem fällt Veränderung nicht allen Menschen gleichermaßen leicht. Der ein oder die andere mag vielleicht auch schon Erfahrungen mit gescheiterten Veränderungsmaßnahmen gemacht haben und ist deshalb zunächst skeptisch. Genau aus diesen Gründen braucht es eine vernünftige Begleitung bei Veränderungsprozessen. Es muss Verantwortliche geben, die als direkte Ansprechpartner bei Rückfragen dienen. Sie sollten nicht nur tiefgreifendes Fachwissen mitbringen, sondern auch das Vertrauen der Change-Betroffenen auf ihrer Seite haben. Denn nur dann werden Fragen und Zweifel offen angesprochen und haben eine Chance geklärt zu werden.

4. Change-Management-Regel: Begeisterung statt Druck

Wer möchte, dass alle am Veränderungsprozess teilhaben und diesen nicht nur ernst nehmen, sondern ihn auch wirklich leben, der sollte auf Begeisterung setzen.

Top-Down-Anweisungen und Druck erzeugen selten Herzblut für eine Sache. Viel eher führt es zu Angst.

Dann werden Aufgaben zwar erledigt, es entstehen zeitgleich jedoch auch vermehrt Fehler. Darüber hinaus entsteht ein Arbeitsstil des Abarbeitens, jedoch nicht des Mit- oder gar Weiterdenkens. Dabei geht oft ein großes Potential verloren. Schafft man es hingegen Neugierde und Begeisterung für die Veränderung zu erzeugen, so steigt das Engagement deutlich und Themen werden auch über das eigene Aufgabenspektrum hinaus durchdacht und bearbeitet. Zudem macht es schlussendlich allen Betroffenen, auch Führungskräften und Change-Managern, deutlich mehr Freude in einem Umfeld der Begeisterung als der Angst zu arbeiten.

Die 6 wichtigsten Change-Management-Regeln für erfolgreiche Veränderungsprozesse

5. Change-Management-Regel: Eine gelebte Fehlerkultur

Weder im Leben, noch im Job und ebenso wenig in Change-Prozessen läuft immer alles wie geplant. Wo gehobelt wird, fallen auch Späne heißt es und bei einem Change-Prozess wird viel gehobelt. Wenn sich Dinge ändern, entstehen im Umstellungsprozess unter Garantie auch mal Fehler. Das ist ok, solange sie nicht geschäftsbedrohend sind. Anstatt Fehler hart abzustrafen, sollte eine Kultur herrschen, in der sie offen angesprochen werden können und man gemeinsam an Lösungen arbeitet. Wenn keine Angst besteht, Fehler zuzugeben, werden sie früher gemeldet. So lassen sich größere Auswirkungen oft noch vermeiden. Zudem können aus offen kommunizierten Fehler auch andere lernen. In Summe führt das zu weniger Fehlern und verbessert gleichzeitig die Arbeitsatmosphäre.

6. Change-Management-Regel: Führungskräfte und ihre Glaubwürdigkeit

Sicher haben Sie genauso wie wir bereits erlebt, wie Veränderungsprozesse angestoßen worden sind, die keinem besonders sinnvoll erschienen. Ab der ersten Sekunde war die Skepsis der Betroffenen so groß, dass das gesamte Projekt auch direkt hätte wieder abgeblasen werden können. Kein Wunder, wer möchte sich schon gern für etwas einsetzen, was er als wenig sinnvoll erachtet? Ein wichtiger Punkt für die wahrgenommene Sinnhaftigkeit eines Change-Projektes, ist die Glaubwürdigkeit und diese hat viel mit dem Handeln der Führungskraft zu tun. Schreit der Chef „Veränderung ist gut und notwendig“, lebt für sich selbst aber nach einem ganz anderem Credo, so wird kaum jemand an den Sinn oder die Umsetzbarkeit der Veränderung glauben. Ein Veränderungsprozess sollte deshalb immer durch eine Führungskraft gestützt werden, die „Veränderung“ nicht nur ruft, sondern sie selbst auch lebt.

Eigentlich doch gar nicht so schwer, oder? Keine Frage, Change-Prozesse sind komplexe Projekte. Doch wir haben die Erfahrung gemacht, werden die wichtigsten Change-Management-Regeln eingehalten und ist die Veränderung wirklich sinnvoll, so ist die Basis geschaffen. Steht dann noch ausreichend Zeit zur Verfügung, können Veränderungsprozesse erfolgreich umgesetzt und gelebt werden.

Mitarbeitermotivation im Schichtdienst – so machen Sie es richtig

Betriebe optimieren häufig ihre Prozesse, jedoch nicht ihren Umgang mit Mitarbeitern. Dabei hat dieser eine enorm große Auswirkung. Denn zufriedene Mitarbeiter leisten nicht nur bessere Arbeit, sie sind auch seltener krank und bleiben dem Unternehmen länger treu.

Glückliche Mitarbeiter sind also eine Win-Win-Situation für alle. Für die Mitarbeiter, die ihren Job natürlich viel lieber motiviert und mit Freude machen, aber auch für die Unternehmen, die weniger Personalausfallkosten und -recruitingkosten haben, wenn ihre Mitarbeiter nicht ausfallen. Aber was tun wir mit dieser Erkenntnis? Weitermachen wie bisher?

Wir wollen Ihnen heute ein paar Ideen geben, wie sie gerade im Schichtdienst die Mitarbeitermotivation stärken können.

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Wie motiviert man Mitarbeiter im Schichtdienst?

Um diese Frage zu beantworten ist es zunächst wichtig zu klären, was genau diese mysteriöse Motivation denn ist.

In der Psychologie unterscheidet man zwischen zwei Arten der Motivation, der intrinsischen und der extrinsischen Motivation.

Mitarbeitermotivation im Schichtdienst mit Vote2Work_ Foto luis melendez Unsplash

Intrinsische Motivation – man hat sie oder nicht?

Die intrinsische Motivation kommt, wie das Wort schon vermuten lässt, von innen heraus. Das bedeutet, dass man ganz ohne äußere Anreize motiviert ist. Entweder, weil man ein Thema spannend findet und daran Spaß hat, weil man seine Aufgabe für die persönliche Weiterentwicklung bedeutend findet oder aus anderen Gründen als sinnvoll und herausfordernd empfindet. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die von sich aus eine starke Motivation für ihren Job mitbringen, ist das großartig.

Dann gibt es für Sie eigentlich nur zwei Regeln:

Zerstören Sie die intrinsische Motivation nicht durch negative externe Faktoren, wie schlechte Kommunikation, nicht nachvollziehbare Entscheidungen oder Nichtbeachtung
Fördern Sie jene Themen, die den Mitarbeiter besonders motivieren. Ermöglichen Sie ihm oder ihr in diesem Themenfeld weiter zu wachsen, je nach Interesse fachlich oder auch in der Führungslinie

Extrinsische Motivation und wie Sie sie ansteuern können

Extrinsische Motivation und das Wort verrät es im Prinzip schon, ist jene Motivation, die durch Einflüsse von außen gesteuert wird. Eine Gehaltserhöhung, zusätzliche Urlaubstage, Lob oder auch sonstige Benefits, können alle für mehr Motivation sorgen. Von längerer Dauer ist zweifelsohne jedoch die intrinsische Motivation und kostengünstiger für den Arbeitgeber ist sie obendrein auch noch.

Wir wollen die Romantik der Arbeitswelt ja nicht zerstören, aber wenn wir ehrlich sind, wissen wir: es sind eben nicht alle bei der Arbeit hochgradig von sich heraus motiviert, denn nicht jeder Job gleicht einer Selbsterfüllung. Und das ist auch ok so.

Deshalb ist die extrinsische Motivation durchaus ein spannendes Feld für Personaler und disziplinarisch sowie fachliche Vorgesetzte.

So motivieren Sie speziell im Schichtdienst

Machen wir uns nichts vor, Branchen in denen in Schichten und schreibtischlos gearbeitet wird, haben es besonders schwer die Motivation ihrer Mitarbeiter anzusteuern. Denn nette entspannte Kuchenrunden oder besonders schicke Büros sind für gewöhnlich keine Optionen, die man im Blue Collar Umfeld findet.

Mitarbeitermotivation im Schichtdienst mit Vote2Work

Umso wichtiger, Gründe für Demotivation in der Basis der Arbeit gar nicht erst entstehen zu lassen.

Achten Sie also auf:

Faire Bezahlung
Richtige Teamzusammenstellung
Faire Aufgabenverteilungen
Klare und transparente Kommunikation

Und bedienen Sie sich solcher Instrumente, die Ihnen zur Verfügung stehen: Teamveranstaltungen oder vielleicht auch Benefits aus dem Gesundheitsmanagement, wie Massagen, Sportprogramme und gesunde Snacks im Pausenraum.

Einer der wichtigsten Punkte, wenn es um die Motivation von Schichtarbeitern geht, ist die faire Verteilung von Einsätzen.

Wir wissen, wie schwierig es sein kann, Schichten nicht nur fair zu planen, sondern auch noch auf individuelle Wünsche einzugehen. Gerade dann, wenn die eigentlich so wunderbar geplanten Schichten durch Produktionsmehraufwände oder aber Krankheiten und Urlaube durcheinander gebracht werden, wird es extrem herausfordernd. Wenn dann Mitarbeiter plötzlich und auch eher unfreiwillig Schichten tauschen oder zusätzliche Schichten übernehmen müssen, bedeutet dies nicht nur einen großen Organisationsaufwand für die Führungskraft, sondern oft auch Frustrationspotenzial seitens der Mitarbeiter.

Wie geht man mit dieser Situation mit Blick auf die Mitarbeitermotivation nun am Besten um?

Richtig motivieren: Mitbestimmung ist die Antwort!

Denn vielleicht gibt es unter den Mitarbeitern auch jemanden, der mit einem Schichtwechsel gerade nicht nur kein Problem hätte, sondern dem dieser sogar gut in die private Planung passt. Und vielleicht freut sich ein anderer auch über ein paar bezahlte Überstunden. Als Einsatzplanungsverantwortlicher hat man diese Mitarbeiter aber vielleicht gerade gar nicht im Fokus gehabt.

Denn alle, die unter Einbezug gesetzlicher Arbeitszeitregelungen in Frage kämen, persönlich zu fragen, ist zumeist ein großer Aufwand. Bis man alle per Mail oder Telefon erreicht hat, vergeht oft zu viel Zeit. Deshalb wählt man häufig die scheinbar schnellste oder einfachste Lösung.

Vote2Work bietet genau zu diesem Problem die passende Lösung.

Erreichen Sie Ihre Mitarbeiter ganz einfach per App. Unsere Anwendung zeigt Ihnen nur jene Schichtarbeiter an, die mit Blick auf ihre bisherigen Einsätze nach Arbeitszeitgesetz einspringen dürften. Sie können diesen dann einfach digital eine Anfrage stellen, auf welche die Mitarbeiter mit wenigen Klicks über das Handy antworten können. So bekommen Sie deutlich schneller Rückmeldungen und zeitgleich haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, selbst bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit mitzubestimmen.

So erleichtert Vote2Work nicht nur den Personalverantwortlichen die Einsatzplanung, es motiviert Mitarbeiter im Schichtdienst, da sie auf Augenhöhe mit dabei sind. Darüber hinaus modernisiert es einen Prozess, welcher sich in vielen, eigentlich hochmodernen Betrieben noch immer weit entfernt vom Ansatz der Industrie 4.0 befindet.

Einsatzplanung 4.0 – Effizient. Flexibel. Nachvollziehbar.

Personalplanung heute muss den verschiedensten Anforderungen genügen. Schwankende und kurzfristige Kapazitätsbedarfe müssen effizient gedeckt, krankheitsbedingte Ausfälle kompensiert, Zeitkonten der Mitarbeiter aktiv gesteuert, ein Mix aus Stamm- und Flexpool-Ressourcen optimal eingesetzt und alle komplexen tarifrechtlichen Aspekte eingehalten werden. Der Disponent kann da leicht den Überblick verlieren. Mit Vote2Work® erhält der Planer, Disponent oder Meister das optimale Werkzeug, um hier Zeit und Nerven zu sparen. Auch die Mitarbeiter gewinnen. Sie erhalten schneller Entscheidungen und bringen ihre persönlichen Angebote proaktiv ein. Zettelwirtschaft und Wunschbücher waren gestern. Mit Vote2Work® kriegen Sie Ihre volatilen Bedarfe in den Griff.