Wir haben mit Jana Wenderoth (JW) gesprochen, die die Projektleitung für die Einführung von Vote2Work® (V2W) bei WIKUS übernommen hat. Die Personalerin ist im Unternehmen auch für die Mitarbeiterbetreuung, Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft und das Gesundheitsmanagement tätig und kennt sich somit bestens mit den personalseitigen Herausforderungen in Mehrschichtbetrieben aus. Wir wollten von ihr wissen, wieso sich WIKUS für Vote2Work® entschieden hat und wie es die Einsatzplanung in der Sägenfabrik verändert hat.

V2W: Wie sind Sie auf Vote2Work® aufmerksam geworden?

JW: Bereits vor vielen Jahren hatten unsere Personalleiterin und unser technischer Leiter von Vote2Work® in den Medien gehört. Sie haben sich schon damals mit dem Tool beschäftigt. Aufgrund unserer damaligen Personalplanung passte es für uns jedoch noch nicht.

Als wir dann 2018 das Vollkonti-System (5-Schicht-System) eingeführt haben, war klar, dass wir für unsere Schichtplanung eine digitale Unterstützung brauchen und da war Vote2Work® direkt die erste Wahl. Die Anwendung bietet genau das, was wir brauchen.

V2W: Wieso hat sich bei WIKUS das Schichtsystem geändert?

JW: Die Auftragslage war sehr gut und wurde immer besser. Um dieser gerecht zu werden, haben wir uns mit neuen Maschinen ausgestattet und auch die Prozesse optimiert, so dass eine 24/7 Produktion möglich wurde. Um diese auch mit Personal abzudecken, mussten wir in ein 5-Schicht-System wechseln.

V2W: Was hat sich durch die Einsatzplanung im 5-Schicht-System geändert?

JW: Unsere Schichtplanung sah nur 31,5 Stunden Einsätze je Woche vor. Unsere Mitarbeiter haben jedoch eine wöchentliche Arbeitszeit von 36 Stunden. Die Differenz wird mit Einbringungsschichten ausgeglichen, die jedoch für die Teamleiter aufgrund der verschiedenen gesetzlichen Vorgaben nur sehr schwer zu planen waren. Die Komplexität ist mit dem Wechsel von einem 3- bis 4-Schichtmodell zu einem 5-Schichtmodell enorm gestiegen. Deshalb waren wir froh, mit Vote2Work® die passende digitale Lösung gefunden zu haben.

V2W: Wie hat die Arbeitnehmervertretung auf den Vorschlag Vote2Work® einzuführen reagiert?

JW: Wir haben keinen Betriebsrat, dafür jedoch eine Mitarbeiterkommission. Diese war von Projektbeginn mit an Board. Ehrlich gesagt, stieß unser Vorschlag am Anfang nicht auf große Begeisterung. Es herrschte Skepsis der neuen Anwendung gegenüber. Umso mehr die Kommission jedoch Einblick in die Funktionen des Tools bekam, auch dank der Vorführungen durch Vote2Work, baute sich die Skepsis ab, so dass die Einführung schlussendlich für eine gute Idee befunden wurde.

V2W: Wie lang hat die Einführung von Vote2Work® bei WIKUS gedauert?

JW: Das ging ziemlich schnell. Vom Erstgespräch bis zur Bereitstellung für alle Mitarbeiter und den Schulungen ist ungefähr ein knappes halbes Jahr vergangen. Dann war die App auch schon flächendeckend im Einsatz.

“Wir empfehlen Vote2Work® gern weiter. Und sind immer wieder froh, wenn wir beispielsweise in Austauschrunden mit anderen Unternehmen oder Seminaren über die Komplexität einer 5-Schichtplanung sprechen, dass wir für uns eine richtig gute Lösung gefunden haben und keine umständlichen Workarounds nutzen müssen.” 

Jana Wenderoth

V2W: Was sagen die Mitarbeiter zum Einsatz von Vote2Work®?

JW: Am Anfang waren die Mitarbeiter sehr kritisch. Nicht alle sind gleichermaßen darin geübt, mit neuen mobilen Technologien umzugehen. So mussten wir viele Mitarbeiter erst einmal an das neue Tool heranführen. Mithilfe von Schulungen, den bereitgestellten Unterlagen von Vote2Work und auch den geschulten Teamsprechern konnten wir jedoch alle abholen.

Es hat ein paar Wochen gedauert, bis sich auch wirklich alle daran gewöhnt hatten von nun an regelmäßig ins System zu schauen und darüber Schichtvorschläge anzunehmen, abzulehnen oder auch Blocker und Wünsche einzustellen.

Doch mittlerweile stehen unsere Mitarbeiter Vote2Work® positiv gegenüber. Sie genießen die Vorteile der Partizipation und Mitbestimmung. Da sie nun Blocker und Angebote proaktiv einstellen können und diese auch von den Teamleitern berücksichtigt werden, ist die Planung der Freizeit und Familienzeiten deutlich einfacher geworden. Zudem ist auch die Mitarbeiterauslastung gleichmäßiger geworden.

V2W: Welche Funktionen schätzen Sie als Personalabteilung besonders an Vote2Work®?

JW: Was uns und auch den Teamleiterin von Anfang an besonders gut an Vote2Work® gefallen hat, ist die automatische Rückmeldung der Mitarbeiter auf angefragte Einsätze. Das Nachhalten von verschickten Anfragen ist damit deutlich leichter geworden.

Ein weiterer großer Gewinn ist die Vereinfachung der Schichtplanung insgesamt. Gerade hinsichtlich der gesetzlichen Vorgaben.

Darüber hinaus können wir als Personalabteilung auch genau sehen, ob die Einsatzplanung fair abläuft. Wir sehen, ob unsere Mitarbeiter von ihren Teamleitern genug Angebote bekommen. Die Planung ist so noch arbeitnehmerfreundlicher und gerechter geworden.

Was das soll und wie Lego die Arbeit der Zukunft gestalten kann? Wir verraten es Ihnen. 

Der Fachausdruck für das bunte Gewusel heißt “Lego Serious Play”, kurz LSP.

Ein LSP-Workshop findet moderiert statt. Dabei gibt der Moderator das jeweilige Thema sowie die Anforderungen vor, anhand derer ein einzelner Workshop-Teilnehmer oder Teams Lego-Modelle bauen.

Doch bei den Zielbildern geht es weniger um Raketen, Burgen oder Bauernhöfe, wie sie Kinder häufig mit Lego bauen.  Die Themen in einem Lego-Serious-Play-Workshop beziehen sich auf die Arbeitswelt. Nicht selten werden Teamworkshops durch diese Methode aufgelockert.

Wird die Frage “Wie sehen Sie ihr Team?” in einem normalen Workshop gestellt, so ist es oft zunächst ruhig. Einzelne mögen sich melden und zu Wort kommen, viele werden jedoch schweigen. Beim LSP kann sich keiner mit seiner Meinung verstecken, denn hier ist jeder gefragt mit anzupacken.

Während man beispielsweise im Team mit Lego baut und sich zusammen überlegt, wie man am besten darstellt, was man empfindet und wie das Team funktioniert, entfaltet sich nicht nur die Kreativität. Das Team ist fokussiert, nicht abgelenkt und regt das aktive Nachdenken durch die Arbeit mit den Händen an. Keine Chance noch zwischendurch auf das Handy zu schauen oder sich still zu verhalten und mit der eigenen Meinung zu verstecken.

Doch Lego wird nicht nur für Teamworkshops verwendet, auch Geschäftsstrategien und -modelle können mit Lego visualisiert werden.

Was auch immer die Aufgabenstellung ist: am Ende werden die entstandenen Lego-Skulpturen besprochen. So werden auch die Kommunikation und der Austausch untereinander aktiv gefördert.

Beim kreativen und spontanen Lego Bauen sind die Voraussetzungen für alle die gleichen, was Scham und Zurückhaltung reduziert. So kann jeder auch größere Ideen versinnbildlichen und sich mitteilen.

Wenn Sie das nächste mal also eine Gruppe Erwachsener um einen Haufen Lego-Bausteine stehen sehen und Sie sich nicht in einem Kinderzimmer befinden, dann wird sehr wahrscheinlich gerade ein Lego-Serious-Play-Workshop durchgeführt, bei dem spannende Ideen in kreativen Gebilden dargestellt werden.

Disruption – eine Defintion

Das Wort Disruption kommt ursprünglich aus dem Englischen – to disrupt – und heißt übersetzt so viel wie „stören“ oder auch „unterbrechen“. Eine Disruption ist folglich die Unterbrechung eines Prozesses oder auch eine nichtlineare Entwicklung.

Disruption hat sich als Begriff im Laufe der letzten Jahre durchgesetzt, gerade auf Managementebene wird er gern verwendet. Doch was genau ist damit im Business gemeint?

Früher kamen Veränderungen schleichend. Über einen langen Zeitraum hat man Prozesse angepasst und die Technik hat sich weiterentwickelt. Das ist heute anders. Angesichts schnell auftauchender großer Herausforderungen, Veränderungen am Markt oder aber neuer Technologien, entstehen Störungen, die Paradigmenwechsel notwendig machen und innovative Entwicklungen ermöglichen.

Der Havard Professor Clayton Christensen hat den Begriff etabliert. Seine Definition für disruptive Produkte lautet wie folgt:

„Disruptive Innovations are NOT breakthrough technologies that make good products better; rather they are innovations that make products and services more accessible and affordable, thereby making them available to a larger population.“

Christensen ist überzeugt, dass drei Faktoren eine erfolgreiche disruptive Innovation ausmachen:

„Enabling Technology, Innovative Business Model and Coherent Value Network.“

Disrupt or be disrupted

Wenn von disruptiven Veränderungen mit schöpferischer Zerstörungskraft gesprochen wird, klingt das nach einer Bedrohung. Und das kann es durchaus auch sein.

Deshalb heißt es in diesem Zusammenhang auch: disrupt or be disrupted.

Denn gerade große Unternehmen sind häufig zu behäbig, um sich rasant an große Veränderungen anzupassen oder diese gar mitzugestalten. Agile Start-Ups und Newcomer haben hier ganz klar einen Vorteil.

Gern werden Kodak oder auch Nokia als Beispiele gescheiterter Großunternehmen genannt. Sie wurden disrupted, denn sie haben die Veränderung nicht kommen sehen und waren nicht gut genug darauf vorbereitet. So sind sie schlussendlich von neuen Konkurrenten und innovativen Produkten überholt worden.

Die Botschaft der Disruption lautet also: Kümmern Sie sich als Unternehmen rechtzeitig um die nötige Veränderung, begeben Sie sich aktiv auf die Suche nach Innovationen, anstatt alles wie bisher zu machen und dann vom Wandel überrascht zu werden.

Disruptive Innovation brauchen ein disruptives Mindset

Doch innovative Ideen fallen nicht einfach vom Himmel. Innovation braucht ein disruptives Denken. Dies bedeutet nicht linear sondern querzudenken. Dabei geht es darum, mögliche Störungen ins Denken mit einzubeziehen und so Innovationsmöglichkeiten zu erkennen, die einem sonst nicht in den Sinn gekommen wären.

Aber wie schafft man es, sein Denken zu ändern? Zunächst: leider gibt es keinen Ansatz, der den Erfolg garantiert oder eine Methode, der man nachgeht und damit direkt die gewollte schöpferische Zerstörung einleitet. Disruptives Denken knippst man nicht an und aus. Vielmehr geht es darum die Denkweise Schritt für Schritt zu ändern.

Klingt nach einer Herausforderung?! Ist es auch!

Voraussetzungen, um ein disruptives Mindset zu integrieren.

Sein Denken ändert man nicht einfach so von jetzt auf gleich und schon gar nicht gelingt das so problemlos, wenn es ein ganzes Team, eine Abteilung oder das gesamte Unternehmen betrifft. Um ein disruptives Mindset zu etablieren sollten zunächst einige Voraussetzungen geschaffen werden.

Das richtige Umfeld schaffen

Ideen entstehen, wenn Freiraum zum Kreativsein und Ausprobieren existiert. Gerade in Bereichen, in denen Schichtdienste und eine hohe Auslastung üblich sind, kann man nicht erwarten, dass ganz nebenbei zukunftsweisende Ideen entstehen. Deshalb muss zunächst Raum für Ideen geschaffen werden. Begleitete Experimentierräume in bestimmten Bereichen im Alltag zu etablieren, kann hier unterstützen.

Darüber hinaus gilt: wer sich vollkommen fremdbestimmt fühlt, wird wenig Motivation mitbringen, um über neue Produkte oder Dienstleistungen nachzudenken, geschweige denn dafür offen zu sein. Mehr Selbstbestimmung ist wesentliches Element und gelingt unter anderem durch eine kollaborative Einsatzplanung mit Vote2Work® .

Technische Möglichkeiten als Basis

Stimmen die Arbeitsbedingungen und gibt es ausreichend Freiräume, ist ein wichtiger Schritt getan. Doch ohne Hammer, Säge und Co. kann kein Schreiner arbeiten. Und wie sollen innovative Produkte entstehen, wenn die technischen Mittel noch in den 90ern feststecken? Je nachdem in welcher Branche Sie unterwegs sind, sollten Sie den Teams, die Innovationen hervorbringen sollen, auch eine entsprechende technische Ausrüstung zur Verfügung stellen.

Verständnis schaffen

Wie immer beim Change ist es wichtig, die Menschen mitzunehmen. Kommunikation ist entscheidend. Und so stellt sich zu Beginn immer die Frage: „Warum sollen wir das machen, wozu ist das notwendig?“.

Warum soll also umgedacht werden und wieso muss es jetzt disruptiv sein? Für ein besseres Verständnis helfen beispielsweise Use Cases, von Produkten und Unternehmen, die an alten Kundenwünschen und deren Erfüllungen festhielten und dann von einem Newcomer-Konkurrenten überrollt wurden. Sicher gibt es auch in Ihrer Branche und in Ihrem Unternehmen Beispiele, die deutlich machen, warum ein Umdenken jetzt wichtig ist.

Bereichsübergreifende Netzwerke schaffen Innovationen

Die Etablierung von bereichsübergreifenden Netzwerken ist eine gute Möglichkeit, um Kommunikationshindernisse abzubauen und Brücken zu schlagen. Denn Innovationen entstehen zumeist dann, wenn ein interdisziplinärer Austausch stattfindet, wenn Ideen diskutiert und aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet werden.

Wissen muss zu Schwarmintelligenz werden

Der richtige Mix aus Experten verschiedenster Bereiche, jüngere sowie ältere Generationen und gegebenenfalls sogar verschiedene Kulturen macht den Unterschied.

Ebenso ist es hilfreich, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich Wissen anzueignen, auch außerhalb des Standard-Seminarkatalogs. Denn wie sollen innovative Gedanken entstehen, wenn nur das gelernt wird, was schon seit Jahren gelehrt wird? Neue Impulse können beispielsweise durch externe Kongresse, Talks, Workshops und Webinare kommen.

Und selbst dann können Sie scheitern

Wer auf der Suche nach großen Innovationen ist, wer neu denkt und nicht immer den gleichen, sicheren Pfad beschreitet, der kann auch scheitern. Mit dieser Sorge muss man umgehen können.

Die Option zu scheitern ist Teil der Sache, wenn es um disruptive und innovative Kulturen geht. Keine Innovation ohne Risiko. Eine ausgeprägte und gut gelebte Fehlerkultur ist daher unabdingbar. Sonst stockt sämtliche Innovation nach dem ersten Scheitern, weil sich eine Angst verbreitet, die neue Ideen hemmt.