Einsatzpläne werden für gewöhnlich an einer zentralen Stelle geschmiedet und dann den Mitarbeitern mitgeteilt. Doch es geht auch anders und das sollte es auch. Denn für eine selbstbestimmte, flexible Einsatzplanung gibt es gute Argumente.

Pläne ändern sich immer schneller

Der Schichtplan ist für die kommenden Wochen erstellt und nun kann man sich zurücklehnen. Alle Mitarbeiter erscheinen gesund, munter und pünktlich zu ihren vereinbarten Arbeitseinsätzen und alle Arbeitstage haben das geplante Arbeitsvolumen. Wäre das nicht schön? Doch das ist natürlich nur ein Traum. 

Für gewöhnlich ändern sich Bedingungen, Mitarbeiter werden krank, Arbeitsvolumina steigen unvorhergesehen oder kurzfristige Personaleinsätze werden notwendig. Deshalb braucht es eine schlaue ad-hoc-Einsatzplanung. Nicht unbedingt um sämtliche Schichten flexibel zu gestalten, aber um auf Veränderungen schnell reagieren zu können.

Eine digitale Lösung spart Zeit und vermeidet Fehler

Schichten zu planen beziehungsweise Schichtpläne kurzfristig anzupassen, ist ein riesiger Arbeitsaufwand. Dabei sind diverse Parameter zu beachten. Springer müssen nicht nur die richtigen Qualifikationen mitbringen, sondern auch im Hinblick auf ihre Zeitkonten und Pausenzeiten in Frage kommen. Gar nicht so einfach, da die richtigen Personen zu finden.

Hat man potenzielle Mitarbeiter für den ad-hoc-Einsatz identifiziert, geht es an die Kommunikation. Ob per Mail, persönlich oder telefonisch, wichtig ist es, dass man schnelle Rückmeldung erhält. Meldet sich der Mitarbeiter nicht rechtzeitig oder ist aus privaten Gründen doch nicht verfügbar, muss der nächste kontaktiert werden. Ein Prozess, der sich in die Länge ziehen kann. Dabei geht es so viel einfacher.

Selbstbestimmung steigert die Motivation

Das Telefon klingelt, der Chef ist dran und fragt: „Kannst du heute die Nachtschicht übernehmen? Wir haben sonst niemanden, wir brauchen dich“. Nein zu sagen fällt da vielen schwer. Offenbar gibt es keine andere Wahl. Wobei, war da nicht der Kollege, der diesen Monat noch nicht so viel gearbeitet hat und der Nachtdienste am liebsten mag? Aber gut, das wird der Chef schon geprüft haben. Also werden private Termine umgelegt und die Nachtschicht leicht verstimmt mal wieder angetreten.

Hand auf’s Herz: wer hat schon Lust, sich immer wieder spontan fremdbestimmen lassen zu müssen? Und das obwohl es vielleicht sogar andere Möglichkeiten geben könnte. Mit der Zeit kann das auf die Motivation schlagen. Vor allem wenn der Eindruck entsteht, dass die ad-hoc-Personaleinsatzplanung nicht wirklich fair abläuft. Dabei hätte eine Mitbestimmung hinsichtlich der eigenen Schichten durchaus positive Auswirkungen.

Eine Studie* mit mehr als 8.000 Befragten hat bestätigt: Flexible und selbstbestimmte Arbeitszeiten steigern signifikant die Arbeitszufriedenheit. Diese wirkt sich positiv auf die Arbeitshaltung und somit auch auf die individuelle Arbeitsleistung aus. Aber nicht nur das: eine positive Arbeitshaltung kann auch Kollegen mitreißen und schlussendlich für ein besseres Arbeitsklima sorgen.

Es ist von Unternehmensseite her also kein heroischer Akt, Mitarbeitern mehr Mitbestimmung bezüglich ihrer Arbeitseinsätze zu gewähren. Im Gegenteil, es ist sogar eine wirtschaftlich gewinnbringende Entscheidung.

Doch wie bringt man mehr Selbstbestimmung in einen eh schon komplexen Schichtplanungsprozess?  

Eine kollaborative Einsatzplanung kann das Problem lösen. Mit Vote2Work® wird genau das möglich. Rein faktisch und regelwerksbasiert erhalten Planer für Bedarfe Mitarbeitervorschläge und die ausgewählten Mitarbeiter über die App konkrete Einsatzanfragen. Am mobilen Endgerät können sie dann von überall am Abstimmungsprozess teilnehmen und zu- oder absagen. Der interaktive digitale Workflow sorgt für Echtzeit-Transparenz für alle, die am Planungsprozess beteiligt sind. Das verkürzt nicht nur die Antwortzeiten enorm, es führt vor allem auch zu fairen und selbstbestimmten Lösungen.

*The Effects of Flexible Work Practices on Employee Attitudes: Evidence from a Large-Scale Panel Study in Germany, Claudia Kröll and Stephan Nüesch