Kennen Sie das: Obwohl alle mit voller Begeisterung starteten und eigentlich alles ganz leicht schien, wird der neu implementierte Prozess nicht gelebt oder das neue Tool nicht genutzt beziehungsweise die neue Arbeitsweise nicht angenommen. Gescheiterte Veränderungsprozesse gibt es wie Sand am Meer. Der Grund: oft wird der Aufwand unterschätzt und für das Thema weder genug Zeit noch ausreichend Ressourcen bereitgestellt. Darüber hinaus werden häufig schon zu Beginn viele Fehler gemacht, die den Erfolg eines Change-Projektes fast schon unmöglich machen. Doch das muss nicht ewig so weitergehen. Es gibt sechs Change-Management-Regeln, welche aus unserer Erfahrung die wichtigsten Stützfeiler eines gelungenen Veränderungsprozess sind.

 

1. Change-Management-Regel: Kommunikation

Wie so oft in der Arbeitswelt, ist auch in Change-Prozessen die Kommunikation das A und O.  Dabei ist auf die Zeitpunkte, Inhalte, Menge und auch Tonalität zu achten. Denn es ist nicht nur ein Kommunikationsmangel, der Change-Projekte zum Scheitern bringt. Auch zu viel Kommunikation kann dazu führen, dass die wirklich wichtigen Informationen untergehen. Ebenso kann auch die Tonalität entscheidend sein: Denn was für die PR gilt (die sich an externe Empfänger richtet), ist auch innerhalb eines Unternehmens nicht so viel anders. Auch Mitarbeiter, die dem Change unterliegen, wollen verstanden und auf Augenhöhe angesprochen werden. Sie müssen wissen, was passiert und warum es passiert (Transparenz), dabei aber nicht mit unnötigen Informationen überhäuft werden. 

 

2. Change-Management-Regel: Zeit und Geduld

Veränderungen brauchen Zeit bis sie wirklich greifen und neue Prozesse tatsächlich rund laufen. Im Privaten fällt uns die Umgewöhnung jahrelang erlernter Routinen schwer und warum sollte es im Job anders sein? Deshalb ist es wichtig, ausreichend Zeit für die erfolgreiche Umsetzung von Change-Projekten einzuplanen. Auch wenn alle Schulungen abgeschlossen sind, heißt das noch nicht, dass auch alles so läuft, wie es seitens des Change-Teams gedacht war. Es wird immer mal wieder kleine Stolpersteine oder gar Widerstand geben. Damit die Veränderung dann auch wirklich vollumfänglich gelingt, braucht es für die Umsetzungsphase Zeit, Geduld und die richtige Begleitung. Was uns zu Punkt drei bringt. 

 

3. Change-Management-Regel: Begleitung und Verantwortung

Als Change-Manager hat man für die Projektthemen einen Expertenstatus. Doch nicht alle vom Veränderungsprozess Betroffenen sind auf dem gleichen Level unterwegs. Einige von ihnen arbeiten vielleicht nur von Zeit zu Zeit mit dem neuen Tool oder haben nur selten Berührung mit der neuen Arbeitsweise. Außerdem fällt Veränderung nicht allen Menschen gleichermaßen leicht. Der ein oder die andere mag vielleicht auch schon Erfahrungen mit gescheiterten Veränderungsmaßnahmen gemacht haben und ist deshalb zunächst skeptisch. Genau aus diesen Gründen braucht es eine vernünftige Begleitung bei Veränderungsprozessen. Es muss Verantwortliche geben, die als direkte Ansprechpartner bei Rückfragen dienen. Sie sollten nicht nur tiefgreifendes Fachwissen mitbringen, sondern auch das Vertrauen der Change-Betroffenen auf ihrer Seite haben. Denn nur dann werden Fragen und Zweifel offen angesprochen und haben eine Chance geklärt zu werden.

 

4. Change-Management-Regel: Begeisterung statt Druck

Wer möchte, dass alle am Veränderungsprozess teilhaben und diesen nicht nur ernst nehmen, sondern ihn auch wirklich leben, der sollte auf Begeisterung setzen. 

Top-Down-Anweisungen und Druck erzeugen selten Herzblut für eine Sache. Viel eher führt es zu Angst. 

Dann werden Aufgaben zwar erledigt, es entstehen zeitgleich jedoch auch vermehrt Fehler. Darüber hinaus entsteht ein Arbeitsstil des Abarbeitens, jedoch nicht des Mit- oder gar Weiterdenkens. Dabei geht oft ein großes Potential verloren. Schafft man es hingegen Neugierde und Begeisterung für die Veränderung zu erzeugen, so steigt das Engagement deutlich und Themen werden auch über das eigene Aufgabenspektrum hinaus durchdacht und bearbeitet. Zudem macht es schlussendlich allen Betroffenen, auch Führungskräften und Change-Managern, deutlich mehr Freude in einem Umfeld der Begeisterung als der Angst zu arbeiten. 

Die 6 wichtigsten Change-Management-Regeln für erfolgreiche Veränderungsprozesse

5. Change-Management-Regel: Eine gelebte Fehlerkultur

Weder im Leben, noch im Job und ebenso wenig in Change-Prozessen läuft immer alles wie geplant. Wo gehobelt wird, fallen auch Späne heißt es und bei einem Change-Prozess wird viel gehobelt. Wenn sich Dinge ändern, entstehen im Umstellungsprozess unter Garantie auch mal Fehler. Das ist ok, solange sie nicht geschäftsbedrohend sind. Anstatt Fehler hart abzustrafen, sollte eine Kultur herrschen, in der sie offen angesprochen werden können und man gemeinsam an Lösungen arbeitet. Wenn keine Angst besteht, Fehler zuzugeben, werden sie früher gemeldet. So lassen sich größere Auswirkungen oft vermeiden. Zudem können aus offen kommunizierten Fehler auch andere lernen. In Summe führt das zu weniger Fehlern und verbessert gleichzeitig die Arbeitsatmosphäre.

 

6. Change-Management-Regel: Führungskräfte und ihre Glaubwürdigkeit

Sicher haben Sie genauso wie wir bereits erlebt, wie Veränderungsprozesse angestoßen worden sind, die keinem besonders sinnvoll erschienen. Ab der ersten Sekunde war die Skepsis der Betroffenen so groß, dass das gesamte Projekt auch direkt hätte wieder abgeblasen werden können. Kein Wunder, wer möchte sich schon gern für etwas einsetzen, was er als wenig sinnvoll erachtet? Ein wichtiger Punkt für die wahrgenommene Sinnhaftigkeit eines Change-Projektes, ist die Glaubwürdigkeit und diese hat viel mit dem Handeln der Führungskraft zu tun. Schreit der Chef „Veränderung ist gut und notwendig“, lebt für sich selbst aber nach einem ganz anderem Credo, so wird kaum jemand an den Sinn oder die Umsetzbarkeit der Veränderung glauben. Ein Veränderungsprozess sollte deshalb immer durch eine Führungskraft gestützt werden, die „Veränderung“ nicht nur ruft, sondern sie selbst auch lebt. 

 

Eigentlich doch gar nicht so schwer, oder? Keine Frage, Change-Prozesse sind komplexe Projekte. Doch wir haben die Erfahrung gemacht, werden die wichtigsten Change-Management-Regeln eingehalten und ist die Veränderung wirklich sinnvoll, so ist die Basis geschaffen. Steht dann noch ausreichend Zeit zur Verfügung, können Veränderungsprozesse erfolgreich umgesetzt und gelebt werden.