Der Schichtplan ist das Ergebnis eines komplexen Planungsprozesses, der zunächst die notwendigen Produktionsbedarfe auf Basis vorhandener Kundenaufträge und gewünschter Liefertermine ermittelt, daraus die Maschinenlaufzeiten ableitet und dann die Personalbedarfe zuordnet. Zusätzliche Komplexität im Planungsprozess entsteht durch eine Vielzahl weiterer Parameter: Kann oder muss im Einschicht- oder Mehrschichtsystem gearbeitet werden, um Kundenaufträge rechtzeitig zu erfüllen? Welche Qualifikationen werden zur Sicherung des Produktions- oder Logistikablaufes benötigt? Welche Maschinen- und Personalkosten sind mit unterschiedlichen Produktionsstrategien verbunden? Welche gesetzlichen und tariflichen Einschränkungen gilt es zu berücksichtigen? Auf Grund der vielen Parameter wird in der Regel versucht auf eine möglichst gleichmäßige Verteilung, auch als "Glättung" der Bedarfe bekannt, zu optimieren. Das gilt dann auch für die Personaleinsatzplanung und im Ergebnis für den Schichtplan.

Schichtplan

Die Beschäftigten erhalten, je nach tariflichen oder branchenüblichen Vereinbarungen, den Schichtplan meist Wochen und Monate im Voraus. Hier zeigt sich nun das Dilemma, die Planung wird regelmäßig vom Alltag überholt. Ändert sich nur einer der vielen Parameter, was durch gerissene Lieferketten, volatile Bedarfe oder Krankheitswellen kontinuierlich der Fall ist, muss die Planung nachgesteuert werden. Belassen die Unternehmen die Schichtplanung bei weniger Bedarf, so zahlt das Unternehmen für Personal, welches nicht wertschöpfend eingesetzt werden kann. Wird kurzfristig mehr Bedarf benötigt, zahlt das Unternehmen meist wieder, in diesem Fall für Überstunden, und hat so ebenfalls erhöhte Kosten. Und nicht zu vergessen, eine kurzfristige Änderung setzt immer die Zustimmung der Mitarbeiter*Innen voraus.

Damit Unternehmen wettbewerbsfähig agieren können, benötigen sie zwei Fähigkeiten im Planungsprozess. Die langfristige Grundschichtplanung traditionaler Art, die sich an Markt- und Absatzprognosen orientiert sowie zusätzlich ein Flexibilitätsinstrument, um kurzfristige Bedarfe agil steuern zu können. Da die Beschäftigten in operativen und wertschöpfenden Bereichen nicht nur gesetzlich verbrieft sind, sondern auch aus dem Trend von Vereinbarkeit von Beruf & Familie eine gewichtige Stimme haben, kann die nötige Flexibilität nur in einem kollaborativen Abstimmungsprozess zwischen Beschäftigten und Unternehmen gelingen.

Mit der App Vote2Work® wurde hier punktgenau eine ganz neue Kategorie von Software geschaffen, mit der kurzfristig flexibel und unter Einbezug der Beschäftigten die Schichtplanung realisiert werden kann. Die digitalen und partizipativen Workflows sind darauf ausgerichtet, aufwandsarm eine freiwillige Zustimmung der Beschäftigten im Planungsprozess zu ermöglichen. Ein intelligentes Regelwerk liefert dafür den Gestaltungsrahmen, hat Verfügbarkeiten im Blick und unterstützt bei einer optimalen Besetzung, von der sowohl Mitarbeiter*Innen als auch das Unternehmen profitieren.

Schichtplan

Warum die langfristige Grundschichtplanung Vorteile und Nachteile für Unternehmen mit sich bringt

Die Schichtplanung ist klassisch auf die Unternehmensinteressen ausgerichtet, um die Produktion sicherzustellen sowie eine möglichst hohe Maschinenauslastung. Die Arbeitnehmerinteressen sind scheibchenweise über Tarifvereinbarungen und aus den wissenschaftlichen Erkenntnissen zum Arbeitsschutz kontinuierlich gestärkt worden. Solange das gesellschaftliche Paradigma von unendlichem Wachstum und Massenproduktion, manifestiert durch Produktionssysteme mit Taktsteuerung galt, konnte man mit einem langfristigen Schichtplan auf beiden Seiten ganz gut leben, da dieser im Alltag Sicherheit und Planbarkeit gab. Dieses Bild löst sich seit über 10 Jahren auf Grund von immer stärker schwankenden Märkten, kürzeren Produktzyklen und Fachkräftemangel auf. In Zeiten von Corona, gerissenen Lieferketten und akuter Rezension werden die Grenzen von starrer Schichtplanung mehr als deutlich. Alle Parteien müssen einen Weg finden agil auf die schnellen Veränderungen effizient zu reagieren. Im Kern sollte ein moderner Schichtplan …

  • auf die volatilen Bedarfe stark schwankender und unvorhersehbarer Marktstrukturen adäquat reagieren können
  • Auftragsspitzen jederzeit und in einem für die Belegschaft tragbarem Maße abfedern
  • kostenintensive Überkapazitäten in auftragsarmen Zeiten vermeiden
  • in Spitzenzeiten Volatilitätsreserven aufbauen, die in auftragsarmen Zeiten abgeschmolzen werden können, ohne dass Lohnausfall für die Beschäftigten und Kosten für die Unternehmen entstehen
  • das berechtigte Interesse der Mitarbeiter*Innen nach Zeitsouveränität unterstützen.

Wie gerade Deskless Worker von einem agilen Schichtplan profitieren

Obwohl sich die Bedingungen für Schichtarbeiter seit den Anfängen der Industrialisierung stark verbessert haben, sind diese gerade in den industriellen Produktions- oder Produktionsnahen Bereichen oft weiterhin einem nicht zeitgemäßen starren Schichtplan mit vielerlei Nachteilen unterworfen. Insbesondere die fehlende Möglichkeit nach individuell gestaltbaren Arbeitszeiten macht Produktions- und Schichtarbeit zunehmend unattraktiv. Was die Babyboomer noch akzeptiert haben, starre langfristige Einplanung ohne Mitspracherechte, ist für die Generation Y und Z nicht länger vorstellbar. Zusätzlich müssen sich die Beschäftigten mit wenig attraktiven Arbeitsplätze ohne eigenen PC-Zugang, Business Account und digitale Tools zufriedengeben. Das ist nicht nur der Work-Life-Balance dieser großen Gruppe von Beschäftigten abträglich, sondern bringt Nachteile auch für die Arbeitgeber und deren Erfolgsansprüche mit sich. So lässt sich das Potenzial von jüngeren, oft besser ausgebildeten Beschäftigten mit ihren gewandelten Karriere- respektive Lebensvorstellungen in einem starren Schichtmodell nicht abbilden geschweige denn nutzen. Der oft beklagte Fachkräftemangel in der Produktion dürfte sich dadurch weiter verstärken, und eine digitale Mitbestimmung der geplanten Arbeitsabläufe und -zeiten scheint zunehmend unerlässlich – zumal in der nachwachsenden Generation praktisch jeder über das kommunikationstechnische Equipment und die notwendigen Kenntnisse verfügt.

Den digitalen Schichtplan mit der Vote2Work® App optimal verwalten

Schon heute und auf jeden Fall in naher Zukunft wird es für jeden Beteiligten möglich sein, den Schichtplan jederzeit und an jedem Ort effizient und mühelos mitzugestalten – mit der Vote2Work® App! Unsere Schichtplan-App ist auf jedem beliebigen Endgerät vom Smartphone über das Tablet bis zum Notebook nutzbar. Dadurch lassen sich betriebliche Notwendigkeiten im Handumdrehen mit den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter*Innen in Übereinstimmung bringen. Für beide Seiten lassen sich die Vorteile leicht nachvollziehen: Die Beschäftigten können Beruf und Privatleben besser miteinander vereinbaren und gewinnen ein Stück Zeitautonomie zurück – mehr Zufriedenheit und Motivation sind weitere positive Effekte. Die Arbeitgeber wiederum können über den in unserer Vote2Work® App integrierten Arbeitszeitplaner bequem den kontinuierlichen Planungs-, Anfrage- und Abstimmungsprozess für einen digitalisierten Schichtplan koordinieren, zumal ihnen das smarte Regelwerk die für den jeweils anstehenden Einsatz die bestgeeigneten Mitarbeiter vorschlägt.