Wir haben mit Jana Wenderoth (JW) gesprochen, die die Projektleitung für die Einführung von Vote2Work® (V2W) bei WIKUS übernommen hat. Die Personalerin ist im Unternehmen auch für die Mitarbeiterbetreuung, Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft und das Gesundheitsmanagement tätig und kennt sich somit bestens mit den personalseitigen Herausforderungen in Mehrschichtbetrieben aus. Wir wollten von ihr wissen, wieso sich WIKUS für Vote2Work® entschieden hat und wie es die Einsatzplanung in der Sägenfabrik verändert hat.
V2W: Wie sind Sie auf Vote2Work® aufmerksam geworden?
JW: Bereits vor vielen Jahren hatten unsere Personalleiterin und unser technischer Leiter von Vote2Work® in den Medien gehört. Sie haben sich schon damals mit dem Tool beschäftigt. Aufgrund unserer damaligen Personalplanung passte es für uns jedoch noch nicht.
Als wir dann 2018 das Vollkonti-System (5-Schicht-System) eingeführt haben, war klar, dass wir für unsere Schichtplanung eine digitale Unterstützung brauchen und da war Vote2Work® direkt die erste Wahl. Die Anwendung bietet genau das, was wir brauchen.
V2W: Wieso hat sich bei WIKUS das Schichtsystem geändert?
JW: Die Auftragslage war sehr gut und wurde immer besser. Um dieser gerecht zu werden, haben wir uns mit neuen Maschinen ausgestattet und auch die Prozesse optimiert, so dass eine 24/7 Produktion möglich wurde. Um diese auch mit Personal abzudecken, mussten wir in ein 5-Schicht-System wechseln.
V2W: Was hat sich durch die Einsatzplanung im 5-Schicht-System geändert?
JW: Unsere Schichtplanung sah nur 31,5 Stunden Einsätze je Woche vor. Unsere Mitarbeiter haben jedoch eine wöchentliche Arbeitszeit von 36 Stunden. Die Differenz wird mit Einbringungsschichten ausgeglichen, die jedoch für die Teamleiter aufgrund der verschiedenen gesetzlichen Vorgaben nur sehr schwer zu planen waren. Die Komplexität ist mit dem Wechsel von einem 3- bis 4-Schichtmodell zu einem 5-Schichtmodell enorm gestiegen. Deshalb waren wir froh, mit Vote2Work® die passende digitale Lösung gefunden zu haben.
V2W: Wie hat die Arbeitnehmervertretung auf den Vorschlag Vote2Work® einzuführen reagiert?
JW: Wir haben keinen Betriebsrat, dafür jedoch eine Mitarbeiterkommission. Diese war von Projektbeginn mit an Board. Ehrlich gesagt, stieß unser Vorschlag am Anfang nicht auf große Begeisterung. Es herrschte Skepsis der neuen Anwendung gegenüber. Umso mehr die Kommission jedoch Einblick in die Funktionen des Tools bekam, auch dank der Vorführungen durch Vote2Work, baute sich die Skepsis ab, so dass die Einführung schlussendlich für eine gute Idee befunden wurde.
V2W: Wie lang hat die Einführung von Vote2Work® bei WIKUS gedauert?
JW: Das ging ziemlich schnell. Vom Erstgespräch bis zur Bereitstellung für alle Mitarbeiter und den Schulungen ist ungefähr ein knappes halbes Jahr vergangen. Dann war die App auch schon flächendeckend im Einsatz.
“Wir empfehlen Vote2Work® gern weiter. Und sind immer wieder froh, wenn wir beispielsweise in Austauschrunden mit anderen Unternehmen oder Seminaren über die Komplexität einer 5-Schichtplanung sprechen, dass wir für uns eine richtig gute Lösung gefunden haben und keine umständlichen Workarounds nutzen müssen.”
Jana Wenderoth
V2W: Was sagen die Mitarbeiter zum Einsatz von Vote2Work®?
JW: Am Anfang waren die Mitarbeiter sehr kritisch. Nicht alle sind gleichermaßen darin geübt, mit neuen mobilen Technologien umzugehen. So mussten wir viele Mitarbeiter erst einmal an das neue Tool heranführen. Mithilfe von Schulungen, den bereitgestellten Unterlagen von Vote2Work und auch den geschulten Teamsprechern konnten wir jedoch alle abholen.
Es hat ein paar Wochen gedauert, bis sich auch wirklich alle daran gewöhnt hatten von nun an regelmäßig ins System zu schauen und darüber Schichtvorschläge anzunehmen, abzulehnen oder auch Blocker und Wünsche einzustellen.
Doch mittlerweile stehen unsere Mitarbeiter Vote2Work® positiv gegenüber. Sie genießen die Vorteile der Partizipation und Mitbestimmung. Da sie nun Blocker und Angebote proaktiv einstellen können und diese auch von den Teamleitern berücksichtigt werden, ist die Planung der Freizeit und Familienzeiten deutlich einfacher geworden. Zudem ist auch die Mitarbeiterauslastung gleichmäßiger geworden.
V2W: Welche Funktionen schätzen Sie als Personalabteilung besonders an Vote2Work®?
JW: Was uns und auch den Teamleiterin von Anfang an besonders gut an Vote2Work® gefallen hat, ist die automatische Rückmeldung der Mitarbeiter auf angefragte Einsätze. Das Nachhalten von verschickten Anfragen ist damit deutlich leichter geworden.
Ein weiterer großer Gewinn ist die Vereinfachung der Schichtplanung insgesamt. Gerade hinsichtlich der gesetzlichen Vorgaben.
Darüber hinaus können wir als Personalabteilung auch genau sehen, ob die Einsatzplanung fair abläuft. Wir sehen, ob unsere Mitarbeiter von ihren Teamleitern genug Angebote bekommen. Die Planung ist so noch arbeitnehmerfreundlicher und gerechter geworden.