Schichtarbeit wird für gewöhnlich über einen Schichtplan organisiert, doch durch Ausfälle ist eine kurzfristige Neuplanung oft notwendig. Dies führt gerade unter Berücksichtigung gesetzlicher Einschränkungen zu einem großen organisatorischen Aufwand. Wir beleuchten das moderne Ausfallmanagement im Schichtdienst, zeigen, wie organisatorischer Aufwand reduziert werden und schneller rechtskonforme Vertretungslösungen gefunden werden können.

Plötzlich fehlen die Mitarbeiter im Schichtdienst

Der Dienstplan steht seit Wochen fest, alles scheint bedacht zu sein und dann fehlen plötzlich die Mitarbeiter. Krankheitsbedingte Ausfälle lassen sich oft nur schwer einplanen und so kommt es schnell zu Engpässen, die es fast unmöglich machen, Mitarbeiter mit der richtigen Qualifikation in der nötigen Anzahl und zur richtigen Zeit in der richtigen Abteilung zu haben. Es beginnt ein aufwändiger Prozess des Ausfallmanagements. Für gewöhnlich werden Mitarbeiter angerufen und aus ihrem „Frei“ zurückgeholt. 

Geringer gesetzlicher Spielraum für das Ausfallmanagement im Schichtdienst

Doch selbst wenn bei der Notfallbesetzung die obligatorischen Ruhezeiten, freien Sonntage und maximalen Arbeitsstunden berücksichtigt werden, ist eine kurzfristige Dienstplanänderung für gewöhnlich nicht zulässig. 

Denn Mitarbeiter sind nicht verpflichtet, an freien Tagen zur Arbeit zu kommen oder kurzfristig in geänderten Schichten zu arbeiten. Das Arbeitsgesetz ist dabei ganz klar und sieht einen Personalengpass nicht als zureichende Notfallsituation an. So können Mitarbeiter nur dann ad-hoc eingesetzt werden, wenn sie dem freiwillig zustimmen. 

Bisher wurde dies von zahlreichen Beschäftigten akzeptiert. Die Verpflichtung gegenüber den anderen Kollegen/innen war dabei meist ein ausschlaggebender Grund. Man wollte das Team schließlich nicht “hängen lassen”. Doch in den letzten Jahren sinkt in vielen Betrieben die Bereitschaft, spontan einzuspringen. Da die Mitarbeiter/innen eine permanente Unterbesetzung oder gar schlechte Personalplanungen als Grund für die Engpässe sehen, sind sie nicht mehr bereit, diese mit Einbußen der Freizeit auszugleichen. 

Was können die Planungsverantwortlichen also tun, um ein optimales Ausfallmanagment im Schichtbetrieb und reibungslose Abläufe zu gewährleisten? 

Ausfallmanagement im Schichtdienst

Methoden zur Vermeidung von Engpässen im Schichtdienst

Zu allererst braucht es natürlich ausreichend Manpower. Wenn schlichtweg zu wenig Beschäftigte eingestellt sind, bringt auch die beste Dienstplanung nichts. Ist dies jedoch gegeben, sind Ausfallzeiten bei der Ausarbeitung des Schichtplans zu berücksichtigen. Dazu gibt es diverse Methoden, wie Springer-Pools, Joker-Dienste oder auch Stand-by-Dienste. 

Ein Springerpool ist ein eigens geschaffenes Team, das in einem Dienstplan mit festgelegten Diensten arbeitet, jedoch erst kurzfristig erfährt, welcher Abteilung es zugeordnet wird. Dieses Modell ist in großen Pflegediensten üblich, bei dem die Tätigkeiten auf den jeweiligen Stationen sehr ähnlich sind, so dass die Springer tatsächlich in jedem Bereich arbeiten können. Das Springerteam fungiert als flexibler Puffer, das die Lücken in anderen Bereichen füllt, so wie es gerade benötigt wird. 

Joker-Dienste sind dem Springerpool recht ähnlich. Der Unterschied liegt jedoch darin, dass es nicht ein extra Team ist, welches als Springer fungiert, sondern jede/r Mitarbeiter/in Springerschichten hat, die sogenannten Joker-Dienste. Das heißt, die Dienste stehen im normalen Dienstplan bereits fest. Allerdings sind einige Dienste noch keinem Bereich zugeordnet, da dies kurzfristig geschieht. Problematisch wird es, wenn ausgerechnet die Kollegen/innen erkranken, die für den Joker-Dienst eingeteilt waren. Dann muss erneut umgeplant und doch ein Mitarbeiter/in aus dem „Frei“ zurückgebeten werden. 

Stand-by-Dienste erklären sich schon anhand des Namens. Mitarbeiter/innen, die in einem Stand-by-Dienst eingeteilt sind, sind während des Dienstes jederzeit abrufbar und werden wie üblich für Rufdienste vergütet. Diese spontane Verfügbarkeit ist geplant und schon im Voraus im Dienstplan berücksichtigt. So muss nicht mehr stundenlang nach Ersatzpersonal gesucht werden und der Anruf mit spontaner Diensteinteilung kommt für die Stand-by-Mitarbeiter nicht überraschend. 

Der Nachteil all dieser Lösungen ist die nur teilweise gewonnene Flexibilität. Zwar kann bereichsübergreifend für Ersatz gesorgt werden, jedoch bleibt relativ wenig Flexibilität hinsichtlich der Manpower. Denn das Springerteam, die Anzahl der Joker- oder auch Stand-by-Dienste sind bereits festgelegt, bevor die tatsächliche Ausfallquote bekannt ist. Es kann also weiterhin zu Engpässen kommen. 

Ein Dienstplan mit vorab verteilter Krankheitsvertretungsreserve hat oft nur eine geringe Treffsicherheit, was zu entsprechenden Kosten durch Verpuffung der Reserve oder Doppelvertretung der Krankheitsausfälle führt. Es braucht also selbst mit den Ausfallabdeckungsmethoden weiterhin eine Möglichkeit der ad hoc Lösung. 

Vote2Work® – die ad hoc Lösung für das Ausfallmanagement im Schichtdienst

Wie bereits beschrieben, sind die Möglichkeiten für eine kurzfristige Ausfallplanung gesetzlich stark eingegrenzt. Unter Berücksichtigung all der gesetzlichen Bedingungen dennoch Mitarbeiter zu identifizieren, die zusätzliche Schichten übernehmen oder tauschen können, ist ein komplexer und langwieriger Vorgang. Vote2Work® vereinfacht die Suche deutlich und lässt die Mitarbeiter – wie vom Gesetz vorgegeben – selbst entscheiden. 

Ausfallmanagement im Schichtdienst


Der Mitarbeiter mit der richtigen Qualifikation zum rechten Zeitpunkt am richtigen Ort, das ist die Herausforderung der Kurzfristplanung!

Vote2Work® beinhaltet einen Regel-Assistenten, welcher unter Beachtung der Arbeitszeitgesetze, von Zeitkonten und Qualifikationen Planern die für den Einsatz best-geeigneten Mitarbeiter vorschlägt. Der folgende Abstimmungsprozess verläuft kollaborativ in einem interaktiven digitalen Workflow zwischen allen Beteiligten in Echtzeit. Denn die Vote2Work® Anwendung ist für alle mobilen Endgeräte verfügbar, wodurch die Mitarbeiter in Echtzeit Rückmeldungen zu den vom Planer angefragten Einsätzen geben können.

So werden nicht nur die gesetzlichen Parameter eingehalten, viel Zeit in der Abstimmung gespart, sondern auch den Mitarbeitern mehr Selbstbestimmung zugestanden. Das wiederum führt zu einer besseren Work-Life-Balance, Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Damit ist Vote2Work® die ideale Lösung für die ad hoc Einsatzplanung.