Eines der Hauptprobleme besteht darin, dass die Nachfrage im Einzelhandel stark schwanken kann, insbesondere während saisonaler Spitzenzeiten oder Sonderaktionen. Einzelhändler müssen daher in der Lage sein, flexibel auf diese Schwankungen zu reagieren, um sowohl Über- als auch Unterbesetzung bei ihrem Personalbestand zu vermeiden. Eine starre und zu langfristige Personaleinsatzplanung kann gerade im Einzelhandel zu Umsatzverlusten, schlechtem Kundenservice und Frustration bei den Mitarbeitern führen.
Lang- und kurzfristige Personaleinsatzplanung im Einzelhandel effizient organisieren
Durch den Einsatz moderner Technologien und Softwarelösungen wie denen von Vote2Work können auch Einzelhändler effizienter und schneller auf schwankende Bedarfe reagieren. Wenn die Prognose eines Workforce-Management- oder ERP-Systems anzeigt, dass mehr oder weniger Personal auf der Fläche benötigt wird, können mit Vote2Work die Arbeitseinsätze optimal geplant und kurzfristig die passenden Mitarbeiter schnell und individuell digital erreicht werden. Der ganze Prozess vom konkreten Bedarf, über Ansprache der geeigneten Mitarbeiter bis zur fertigen Personaleinsatzplanung erfolgt dabei in vollständig digitalen Workflows. Das ist insbesondere im Einzelhandel wichtig, da hier häufig überwiegend mit Teilzeitkräften und Saisonarbeitern gearbeitet wird. So werden Engpässe oder Überkapazitäten vermieden und die Personaleinsatzplanung effizient an die realen Bedarfe im Dialog mit den Beschäftigten angepasst.
Die Digitalisierung dieser Prozesse ermöglicht den Einzelhändlern erstmals eine bessere Kommunikation und Koordination mit ihren Mitarbeitern. Durch den Einsatz von Apps oder Online-Plattformen können Arbeitszeiten kurzfristig flexibel geplant werden, wobei Mitarbeiter jederzeit die Gelegenheit haben, ihre Verfügbarkeiten anzugeben und darüber hinaus stets auf dem aktuellen Stand zu sein, wo und wann der nächste Einsatz für sie geplant ist. Dies erleichtert die Abstimmung von Arbeitszeiten und eröffnet den Mitarbeitern die Chance auf eine bessere Work-Life-Balance.
Digitale Personaleinsatzplanung ist vor allem für Ketten im Einzelhandel lohnenswert
So lange 5-10 Mitarbeiter im Café um die Ecke oder dem Inhaber-geführten Designershop geplant werden müssen, geht die Koordination und Abstimmung meist noch auf Zuruf.
Muss aber ein größerer Personalbestand in einer Region über mehrere Filialen hinweg koordiniert werden, braucht es digitale Tools zur Unterstützung. Ausgehend von einer komplexen Prognose aus einem übergeordneten Tool, wird der Prozess der Personaleinsatzplanung gestartet. Hierbei müssen ausgehend von einer Grund- bzw. Mindestbesetzung vor allem die flexiblen Anteile bedarfsgerecht und kurzfristig geplant werden. Auf Grund des meist hohen Anteiles von Teilzeitbeschäftigten und Filialen, die auf einen gemeinsamen Pool der Region zugreifen, steigt hier schnell die Komplexität bei der Einsatzplanung. Es gilt viele Parameter wie Personalverfügbarkeit, Arbeitszeitregelungen, Pausenzeiten, bekannte Abwesenheiten und die Qualifikationen der Mitarbeiter zu berücksichtigen, um deren Einsatz jeweils optimal zu gestalten. Moderne Tools können zudem die individuellen Wünsche der Mitarbeiter bei der Besetzung berücksichtigen. Die Planer im Einzelhandel werden dabei von automatisierten und teilautomatisierten Workflows unterstützt, um eine optimale Personaleinsatzplanung zu realisieren. Wichtig bleibt aber trotzdem, die Möglichkeit des finalen Eingriffs durch die Planungsverantwortlichen, um eventuelle Konflikte aufzulösen.
Insgesamt bieten die Fortschritte in der Flexibilisierung und Digitalisierung der Personaleinsatzplanung im Einzelhandel vielfältige Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Durch genaue Prognosen, bessere Kommunikation und automatisierte Planung können Einzelhändler ihre Ressourcen bestmöglich nutzen und gleichzeitig den Kundenservice weiter optimieren. In größeren Geschäften oder Einzelhandelsketten ist unsere Softwarelösung für die Personaleinsatzplanung ein wesentliches Element und überaus hilfreich, um den komplexen Anforderungen gerecht zu werden.