Die bestgeeigneten Mitarbeiter erledigen zum optimalen Zeitpunkt und am passenden Ort die richtigen Aufgaben – was in der Theorie der Personal(einsatz)planung so einfach klingt, ist in der Praxis vielfach eine hochkomplexe Aufgabe, auf die verschiedenste Faktoren Einfluss nehmen, welche zunehmend schwieriger abzuschätzen sind. Unternehmen müssen ihre internen Prozesse und Strukturen schnell und flexibel den sich immer schneller wandelnden Herausforderungen wie saisonal schwankenden Auftragslagen oder gar krisenbedingten Lockdowns anpassen können – und dabei dennoch weiterhin so effizient und kostensparend wie möglich arbeiten. Vor diesem Hintergrund ermöglicht nur ein ganzheitliches Workforce Management mit Tools für kurzfristige Personalplanung den Unternehmen und ihren Beschäftigten, alle bedarfsgerechten Einsätze abgestimmt umzusetzen sowie die weiteren Planungen an den Bedürfnissen aller Beteiligten auszurichten.

Workforce Management

Was ist Workforce Management?

Das Schlagwort Workforce Management steht somit für den optimalen Einsatz von mobilen Ressourcen wie Mitarbeitern, Maschinen und Arbeitsmitteln sowie die bestmögliche Abstimmung dieser verschiedenen Faktoren aufeinander. Ausgangspunkt des Workforce Managements ist dabei notwendigerweise immer eine klare Definition von Arbeitsaufgaben und -anforderungen sowie bedarfsorientierte Prognosen und Methoden, die eine möglichst effiziente und sichere Ausführung der geforderten Aufgaben ermöglichen. Wichtige Fragen im Rahmen einer solchen Bedarfsanalyse sind zum Beispiel:

  • Welche relevanten Einflussgrößen lösen den Personalbedarf aus? (z. B. Anrufspitzenzeiten in Callcentern, Anzahl Kunden am Point of Sale, logistischer Mehraufwand bei Sonderaktionen, Auftragsspitzen in der Produktion usw.)
  • Wie sind diese Einflussgrößen auf bestimmte Zeiträume verteilt?
  • Und welche Einflussgrößen können den Personaleinsatz in Spitzenzeiten mitbestimmen, etwa Zuschläge für Wochenend- und Nachtarbeit, um nur ein Beispiel zu nennen?

Vor allem dieser letztgenannte Punkt spielt auf die in ganzheitlichem Workforce Management enthaltene Möglichkeit an, neben in erster Linie monetären weitere Anreize wie etwa flexible Mitbestimmungsinstrumente zu schaffen, die auf Dauer dazu beitragen, die Leistungsbereitschaft aufrechtzuerhalten oder sogar noch weiter zu steigern.

Wie sich Workforce Management und klassische Personaleinsatzplanung unterscheiden

Diese Ausführungen verdeutlichen bereits, dass in vielen Unternehmen der Fokus von Workforce Management weiterhin auf dem möglichst perfekten Einsatz von Personal liegt: Es geht darum, vorhandene Kapazitäten optimal einzusetzen und jederzeit flexibel auf Bedarfsschwankungen reagieren zu können. Damit einher gehen natürlich auch die Zielsetzungen einer …

  • größtmöglichen Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeiten
  • höheren Mitarbeiterzufriedenheit durch eine akzeptable Work-Life-Balance
  • Einsparung von Kosten durch möglichst punktgenaue Einsatzplanung
  • Verbesserung der Produktivität und Wirtschaftlichkeit
  • Reduktion administrativer Aufgaben auf ein Minimum.

Dennoch gibt es zwischen dem Workforce Management und einer traditionellen Personal(einsatz)planung einen mehr als lediglich sprachlichen Unterschied: Während sich Letztere in erster Linie um die relativ unflexible Zuordnung von Mitarbeitern auf bestimmte Schichten, Arbeitsplätze und Maschinen kümmert, betrachtet das Workforce Management einen größeren Planungshorizont und die Abhängigkeiten des Personaleinsatzes von den sich wandelnden betriebswirtschaftlichen Bedarfen wie auch den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Software wie Vote2Work leistet einen zunehmend wichtigen Beitrag dazu.

Die Vorteile flexiblen Workforce Managements mit professioneller Software

Die Vorteile, die Ihnen ein professionell verwirklichtes Workforce Management bringt, sind vielfältig – und können in Ergänzung mit einer Software wie Vote2Work optimal ausgeschöpft werden. Sie hilft Ihnen, Ihre betriebliche Effizienz und die Produktivität zu erhöhen, indem Sie zum Beispiel Zeitpläne kurzfristiger erstellen beziehungsweise modifizieren oder die Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen steigern können, was die Servicequalität unmittelbar verbessert. Denn gerade unvorhergesehene Personalengpässe können dazu führen, dass Lieferketten brechen oder generell Kunden lange warten müssen und ihre Zufriedenheit gegen null tendiert. Solche Risiken lassen sich durch eine softwareoptimierte Synchronisation von Personalbedarf und -kapazität sowie die digitale Abstimmung darüber minimieren. Hinzu kommt, dass aufgrund einer präziseren Personalbedarfsermittlung sowohl unnötige Überstunden als auch Zeiten eingeschränkter Produktivität weitgehend vermieden werden können. Durch überlegtes Workforce Management erhöhen Unternehmen somit auch die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter bei gleichzeitiger Einsparung von Personalkosten, was die Vorteile des softwaregestützten Workforce Managements nochmals auf den Punkt bringen dürfte.