Private Bedürfnisse und berufliche Anforderungen perfekt miteinander in Einklang bringen – ein Wunsch, den immer mehr Arbeitnehmer hegen. Flexibles Arbeiten gewinnt daher bei der Arbeitgeberwahl zunehmend an Bedeutung – gerade bei der Generation Y. Dies zeigt unter anderem das Ergebnis einer 2017 geführten Umfrage, deren Daten von Statista veröffentlicht wurden. Hier gaben rund 30 Prozent der Befragten an, dass flexible Arbeitszeiten die Entscheidung für ihren aktuellen Arbeitsplatz sehr stark beeinflusst haben.

Flexibles Arbeiten – in der Wirtschaft als „New Work“ oder „Arbeit 4.0“ heiß diskutiert – ist also längst nicht mehr bloß ein Trend. Dennoch tun sich nach wie vor viele Unternehmen schwer, den ersten Schritt in Richtung Arbeit 4.0 zu gehen. Dabei wird insbesondere in der Produktions- und Schichtarbeit hartnäckig an starren Strukturen festgehalten. Kein Wunder: Ist hier eine Präsenzpflicht doch unabdingbar. Und so profitieren immer noch hauptsächlich Desk-Worker von den Vorteilen flexibler und vor allem ortsunabhängiger Arbeit. Hierzu hat natürlich nicht zuletzt der Covid-19-bedingte Lockdown beigetragen, indem er dem Home-Office den Weg geebnet hat.

Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig für mehr Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft zu sorgen, werden Unternehmen der Bereiche Produktion, Pflege, Logistik und im Service um die flexible Personaleinsatzplanung allerdings nicht herumkommen. Es ist daher längst überfällig, sich dem Thema „flexibles Arbeiten“ also einmal aus der Sicht der BlueCollar- und Deskless-Worker zu nähern. Immerhin bietet die digitale und globale Vernetzung bereits etliche Möglichkeiten, mit denen sich zukunftsweisende Arbeitsmodelle auch in der Produktions- und Schichtarbeit umsetzen lassen.

Gute Gründe für flexibles Arbeiten

Durch die Digitalisierung und Globalisierung verändert sich die Arbeitswelt zunehmend. Zusätzlich wird bei Arbeitnehmern der Wunsch nach Modellen lauter, die ihnen Entlastung zugunsten von Privatem bieten – ganz gleich, ob dies mehr Zeit für die Familie, die Pflege eines Angehörigen, eine Fortbildung oder ehrenamtliches Engagement umfasst. Unternehmen müssen mit innovativen Konzepten in der Personalführung auf diese Veränderungen reagieren, um qualifizierte Mitarbeiter gewinnen und langfristig binden zu können. „Flexibles Arbeiten“ lautet hier das Stichwort, denn es bietet sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer eine Reihe signifikanter Vorteile. Denn die Zufriedenheit der Mitarbeiter dank ausgeglichener Work-Life-Balance nimmt erwiesenermaßen starken Einfluss auf das Wohlbefinden, die Motivation, die Produktivität und Kreativität der Belegschaft, was schlussendlich auch zu einer gesteigerten Qualität der Arbeit beiträgt. Des Weiteren reduzieren flexible Arbeitsmodelle – sofern moderne, digitale Lösungen für die Steuerung zum Einsatz kommen und die Mitarbeiter bei der Planung involviert sind – den Aufwand für die kurzfristige Personaleinsatzplanung drastisch, da die Pläne deutlich an Verlässlichkeit gewinnen. Zudem erleichtern sie die Bewältigung von kurzfristigen Auftragsspitzen, schwankende Auftragslagen, Lieferengpässen etc.

Kurzum: Flexibles Arbeiten kann eine echte Win-win-Situation auf beiden Seiten sein!

Den Schritt in die Zukunft der Arbeit wagen

Arbeit 4.0 - Begriffsdefinition, Ängste und Chancen

Wenn es um den flexiblen Personaleinsatz geht, wird in produzierenden Unternehmen, in der Logistik sowie im Gesundheitswesen häufig noch immer auf Excel-Tabellen oder Aushängelisten zurückgegriffen. Ebenso weit verbreitet sind das Hinterhertelefonieren, der Flurfunk sowie die Nutzung von diversen Messengerdiensten, wobei gerade Letzteres aus Sicht des Datenschutzes zum Teil kritisch zu bewerten ist. Und auch den für einen bestimmten Einsatz passenden Mitarbeiter hinsichtlich seiner Qualifikation und seines Arbeitszeitkontos zu ermitteln, gestaltet sich für Planer hier nicht selten schwierig. Warum sich gerade jener Mitarbeiter eignet oder nicht: Diese Entscheidung existiert meist nur im Kopf des Planers und ist für die betroffenen Einsatzkräfte kaum bis gar nicht nachvollziehbar. Letzte Feinjustierungen sind ebenfalls ausschließlich dem Schichtplaner vorbehalten – Einsatzkräfte haben hier meist wenig bis kein Mitspracherecht.

Dass diese Vorgehensweisen allgemein weder effizient noch transparent sind und auch nicht zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance beitragen, ist unbestreitbar. Was also tun? „Flexibler Personaleinsatz“ – bedarfsgerecht, mit kurzfristigem Planungshorizont sowie mit Einbezug der Mitarbeiter in die Planung und Berücksichtigung ihrer Präferenzen lautet die Lösung, mit der sich die genannten Problemstellungen bewältigen lassen. Warum aber setzen dennoch verhältnismäßig wenige Unternehmen bislang auf flexibles Arbeiten? In der Regel werden die Vorzüge schlichtweg ebenso vernachlässigt wie die Tatsache, dass der Markt mittlerweile entsprechende und bewährte Software-Lösungen offeriert, die bereits in zahlreichen KMU verwendet werden. Zeit, also die richtigen digitalen Flexibilitätsinstrumente näher ins Auge zu fassen, mit denen die Personaleinsatzplanung 4.0 mühelos gelingt.

Wie lässt sich flexibles Arbeiten smart umsetzen?

Der Schlüssel, mit dem Unternehmen von einer flexibleren Arbeitskultur profitieren können, ist die digitale Technologie. Die Zukunft gehört dabei insbesondere den Mobile Devices wie Smartphone oder Tablet. Gerade Ersteres ist für viele zum unentbehrlichen Alltagsbegleiter geworden. Warum dieses dann nicht auch für die Personaleinsatzplanung verwenden? Smarte Lösungen bedienen sich der Vorzüge der digitalen Welt und basieren auf modernen Cloudservices. In Kombination mit dem BYOD-Prinzip (Bring-Your-Own-Device) entfällt schließlich die Anschaffung und Wartung kostspieliger Hardware und Infrastruktur komplett.

Eine dieser smarten Lösungen für flexibles Arbeiten heißt Vote2Work®: Dieses Produktivitätstool basiert auf den Ergebnissen des Forschungsprojekts KapaflexCy, welches sich intensiv mit der Frage beschäftigt hat, wie sich betriebliche Notwendigkeiten mit den individuellen Bedürfnissen der Fachkräfte optimal in Einklang bringen lassen.

Das cloudbasierte Vote2Work® setzt genau hier an und unterstützt Planer darin, die ad-hoc-Personalplanung effizient, regelkonform und transparent zu meistern, ohne dabei die Wünsche der Mitarbeiter außer Acht zu lassen. Im Gegenteil: Vote2Work® bezieht Fachkräfte in den Planungsprozess mit ein und gibt ihnen dadurch ein Stück Zeitautonomie zurück. Wie? Indem sie ihren eigenen Schichtplan über ihr Smartphone bequem wie mit einer App aktiv mitgestalten können, was den Spagat zwischen Privatem und Beruf um ein Vielfaches erleichtert.

Disponenten währenddessen haben mit dem intuitiv zu bedienenden Vote2Work® Planer-Cockpit alles stets bestens im Blick und können sämtliche mit der Personalplanung verknüpften Prozesse mit nur wenigen Klicks erledigen. Im Nu sind so Einsatzanfragen verschickt, Mitarbeiterpräferenzen geprüft, Genehmigungen beim Betriebsrat eingeholt und vieles mehr. Das ist aber längst nicht alles: Zusätzlich zeichnet sich das Vote2Work® Planer-Cockpit durch seinen smarten Regelassistenten aus, mit denen es Planern gelingt, die für einen bestimmten Einsatz bestgeeigneten Fachkräften innerhalb von Sekunden zu ermitteln. Nach den Auswahlkriterien „Wer kann, Wer darf, Wer soll, Wer möchte?“ schlägt der Regelassistent dem Disponenten geeignete Mitarbeiter vor. Das spart Zeit, ist fair, transparent und regelkonform.

Gehen auch Sie mit Vote2Work® einen Schritt Richtung „Arbeit 4.0“

Kollaboration & Selbstorganisation für höchste Personalflexibilität
Diskussionen, die das flexible Arbeiten betreffen, drehen sich in der Produktions- und Schichtarbeit noch immer primär um die Technik. Die Beteiligten – sprich die Menschen hinter den Maschinen – werden allerhöchstens am Rande erwähnt. Dabei spielt die „Work-Life-Balance“ mehr denn je eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Fachkräfte langfristig zu binden. Es muss daher ein Umdenken stattfinden, eine Transformation des Arbeitsalltags, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen betrifft.

Mit Vote2Work® wurde eine Vision für mehr Flexibilität in der Personaleinsatzplanung anwendbar. So ist es auch nicht verwunderlich, dass das damals noch als KapaflexCy®-App bekannte Tool zum Gewinner des Industrie 4.0 Award 2014 gekürt wurde. Möchten Sie mehr zum Thema „Flexibles Arbeiten“ realisiert durch die Vote2Work® Software in Erfahrung bringen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Im Rahmen einer individuellen Beratung zeigen wir Ihnen gerne im Detail auf, welche Optimierungspotenziale Vote2Work® Software speziell für Ihr Unternehmen bereithält.