Schaut man sich den Begriff Arbeit 4.0 an, stößt man auch direkt auf das Schlagwort „Digitalisierung“. Diese schreitet immer weiter fort. Täglich erscheinen neue Tools und Techniken auf dem Markt, sowohl für den privaten als auch den beruflichen Bereich. Der Begriff Arbeit 4.0 fasst sämtliche Veränderungen zusammen, die sich durch die Digitalisierung bei Arbeitsabläufen und -strukturen ergeben. „Arbeiten 4.0 wird vernetzter, digitaler und flexibler sein. Wie die zukünftige Arbeitswelt im Einzelnen aussehen wird, ist noch offen“, schreibt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in seiner Veröffentlichung „Arbeit 4.0: Arbeit weiterdenken“.

Dabei geht es sowohl um Methoden und Prozesse, die sich schon geändert haben als auch um jene, die sich aufgrund technischer Neuerungen noch ändern werden. Abgeleitet ist der Begriff von der Industrie 4.0, welche die Modernisierung der Industrie auf Basis intelligenter und digital vernetzter Systeme meint.

Welche Themen gehören zum Begriff Arbeit 4.0?

Digitalisierung ist ein großes Wort. Deshalb fassen wir im Folgenden die Kernpunkte der Arbeit 4.0 zusammen:

• Digitale und mobile Arbeitsplätze: Dank der Entwicklung weg von stationären Computern hin zu Laptops, Tablets und Smartphones wird ein wichtiges Hauptarbeitsinstrument mobil. Hinzu kommen cloudbasierte Tools und Systeme, die ortsungebundenes und papierloses Arbeiten ermöglichen. Der Arbeitsplatz der Zukunft wird daher als mobil und papierlos bezeichnet. In etlichen Unternehmen gibt es bereits weniger Schreibtische als Mitarbeiter, da man davon ausgeht, dass ein gewisser Prozentsatz der Mitarbeiter im Urlaub, krank oder im Homeoffice ist. Desk-Sharing ist das Stichwort, unter dem sich der Mitarbeiter vor einem Bürotag online einen freien Schreibtisch reserviert. Fest zugeordnete Arbeitsplätze gibt es nicht mehr. Die Zunahme an Coworking-Spaces in mittlerweile nahezu allen Regionen macht diesen Trend ebenfalls deutlich.
• Agile Methoden und Rollen: Waren agile Arbeitsmethoden zunächst im IT-Bereich zu Hause, so werden sie heute in der Arbeit 4.0 organisationsweit angewendet. Dabei verändert die Digitalisierung sämtliche Arbeitsprozesse und Rollen. Der Vorgesetzte wird zum Coach, die Teammitglieder bekommen mehr Verantwortung und Selbstbestimmung, Arbeitsprozesse werden zu Iterationen und feste Teammeetings werden zu Stand-ups. Es geht um Austausch, mehr Mitbestimmung und darum, frühzeitig Kundenfeedback einzuholen, um so am Ende bessere Produkte oder Dienstleistungen anzubieten.
• New Work mit orts- und zeitflexiblen Arbeitsmodellen: Ob im Homeoffice oder aus dem Co-Working-Büro gearbeitet wird, soll in Zukunft bei den meisten Jobs keine Rolle mehr spielen. Vielmehr wird es dem Mitarbeiter selbst überlassen, von wo aus und wann er arbeitet, solange die Ergebnisse stimmen. In der Wissensarbeit gibt es bereits Beispiele, in denen diese flexiblen Modelle gut gelebt werden. Im Blue-Collar-Umfeld steht man dem Hype um New Work dagegen wohl eher mit Staunen gegenüber. Aber moderne Technologien ermöglichen auch hier etwa den Serviceeinsatz von zu Hause aus oder zeitlich flexible Schichtübergaben per Videotagebuch zwischen Kollegen. Ein weiteres Beispiel wäre die Mitbestimmung bei der Planung von Arbeitseinsätzen. Hier kommen wie bei den Wissensarbeitern Elemente der Feedbackkultur zur Anwendung. Die interaktive, zeit- und ortsunabhängige Abstimmung über Arbeitseinsätze mithilfe von digitalen Tools sowie auch Echtzeitinformationen zu den geplanten Arbeitszeiten beispielsweise im Rahmen der „Familienwochenplanung“ sind ein echter Mehrwert für den Mitarbeiter.

Warum Arbeit 4.0 und Digitalisierung auch gefürchtet werden

Erst einmal klingt Arbeit 4.0 nach einer normalen Weiterentwicklung. Technologie und die Digitalisierung machen nicht nur neue Arbeitsweisen möglich, sondern sorgen auch für mehr Effizienz, bessere Kommunikation und Flexibilität. Doch nicht alle klatschen beim Begriff Arbeit 4.0 in die Hände. Hier und dort herrschen durchaus auch Zurückhaltung oder gar Ängste. Warum?

• Wegen Veränderung und Unsicherheit: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, und für gewöhnlich verunsichert uns eine Veränderung zunächst. Manch einer steht ihr dennoch mit Neugierde gegenüber oder sieht vielleicht auch schon die Chancen. Andere sind misstrauisch und fragen sich, ob sie überhaupt in der Lage sind, diese Veränderung mitzugehen. Bei den Themen der Arbeit 4.0 hat dies viele Aspekte. Zum einen ist mit der Digitalisierung von Abläufen meist das Erlernen einer neuen Technologie verbunden, zum anderen gehört aber auch ein Umgewöhnen in Verhaltensweisen oder Arbeitsprozessen dazu. Wo früher noch fleißig alles ausgedruckt und abgeheftet wurde, landen Unterlagen heute in der Cloud. Wenn man noch vor ein paar Jahren an einen bestimmten Ort gehen musste, um seine Arbeit zu verrichten, ermöglichen heute Laptops, ein gutes WLAN und diverse webbasierte Tools die Arbeit von praktisch überall aus.
• Gewandeltes Verständnis von Leistung und Verantwortung: Mit all diesen Neuerungen verändern sich auch die Maßstäbe von guter und schlechter Arbeitsleistung sowie Verantwortlichkeiten. Ließ lange Zeit die reine zuverlässige Anwesenheit auf eine gewisse Arbeitsleistung schließen (was natürlich schon immer auch ein Trugschluss sein konnte), so zählen bei der Arbeit 4.0 sichtbare Ergebnisse statt im Büro verbrachte Zeit. Manche Führungskraft mag Angst vor Kontrollverlusten haben, mancher Mitarbeiter vor Überforderung. Denn die dank Digitalisierung möglichen neuen Arbeitsweisen gehen oft mit mehr Selbstbestimmung, aber auch Selbstverantwortung einher. In der Schichtarbeit könnte das beispielsweise bedeuten: Ein Planer besetzt Schichten nicht mehr nach der Top-down-Methode, sondern muss drauf vertrauen, dass die Mitarbeiter sich verantwortungsbewusst selbst organisieren werden. Und das Selbstorganisation gelingen kann, ist in vielen Firmenkulturen für die Beteiligten noch schwer vorstellbar.

Arbeit 4.0: Chancen der Digitalisierung nutzen statt Ängste schüren

Wir von Vote2Work® stehen der Entwicklung der Arbeit 4.0 zwar auch kritisch gegenüber, sind jedoch grundsätzlich positiv gestimmt. Denn wir sind davon überzeugt, dass sich die neuen Möglichkeiten, die sich vor allem aus der Digitalisierung ergeben, richtig angewendet als vorteilhaft beweisen.

Mehr Selbstbestimmung, effizientere und unkompliziertere Arbeitsprozesse, Transparenz – das sind die Chancen, die für uns hinter der Arbeit 4.0 stecken. Die gilt es zu nutzen! Denn es sind nicht nur Technologien, die sich wandeln, auch die gesellschaftlichen Ansprüche und Werte haben sich verändert. Dazu gehört auch der Stellenwert der Arbeit im Verhältnis zum Privatleben. Immer häufiger wird der Wunsch nach mehr Arbeitszeitsouveränität laut.

Die Arbeit 4.0 bietet dafür Lösungen. Damit die Ängste vor Veränderungen und der Digitalisierung abgebaut werden und sich neue Tools, Methoden und Prozesse bewähren können, ist es aus unserer Sicht vor allem nötig, den Veränderungsprozess sensibel und umfassend zu begleiten. Wer ins kalte Wasser geworfen wird, ohne schwimmen zu können, möchte sicherlich kein zweites Mal ins Schwimmbecken. Also heißt es erst einmal, mit Schwimmflügeln und unter Aufsicht zu üben.

In der Arbeitswelt bedeutet dies: Expertenrat und gut durchdachte Schulungen sind die Basis, um auch die ängstlichen Change-Betroffenen mitzunehmen. Experimentierräume als Sandkasten zu benutzen, hat sich als Prinzip gut bewährt, um Erfahrungen zu sammeln, Ängste einfühlsam abzubauen und Vorteile aufzuzeigen.

„Die Technik schafft nur neue Möglichkeiten. Was wir tatsächlich wahr werden lassen von dem, was möglich ist, um unsere Lebens- und Arbeitswelt zu gestalten, liegt weiterhin in unseren Händen – hier liegt der gesellschaftliche und politische Gestaltungsauftrag!“, heißt es dazu auch in der Studie „Arbeit 4.0: Arbeit weiterdenken“ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.

Was privat zum Alltag gehört, geht auch im Job

Bei der Frage, ob wirklich alle die Veränderung packen werden und wie man sie richtig angeht, hilft der Blick ins private Leben. Schauen wir nur einmal auf die Smartphones der Teammitglieder. Mit recht hoher Wahrscheinlichkeit befinden sich darauf Apps wie Facebook, WhatsApp oder vielleicht auch eine Online-Banking-App. Diese Veränderung haben die meisten bereits mitgemacht und erfolgreich in den Alltag integriert. Statt zu telefonieren, tauscht man sich über die Familien-WhatsApp-Gruppe aus. Statt einen Überweisungsschein auszufüllen und zum Briefkasten zu bringen, tippt man die Daten ein und bestätigt mit Fingerprint oder Code. Wie konnte diese Veränderung privat gelingen?

Zwei Punkte sind aus unserer Sicht ausschlaggebend: unterstützende Hilfestellung sowie der spürbare Vorteil beziehungsweise die Belohnung. Vielleicht mussten Kinder und Enkel beim Einrichten der Apps helfen und die ersten Schritte erklären. Vielleicht gab es auch einfach ein gutes YouTube-Tutorial. Das mitzumachen war es wert, denn am Ende wartete eine Belohnung. Entweder war es eine Erleichterung des Prozesses, eine Zeitersparnis (Banking-App) oder auch eine soziale Belohnung in Form von Teilhabe (Facebook und WhatsApp).

Sich das einmal bewusst zu machen, hilft aus unserer Sicht auch, zu verstehen, wie man die Veränderungen der Arbeit 4.0 im Zuge der Digitalisierung erfolgreich adaptieren kann.

Betriebe optimieren häufig ihre Prozesse, jedoch nicht ihren Umgang mit Mitarbeitern. Dabei hat dieser eine enorm große Auswirkung. Denn zufriedene Mitarbeiter leisten nicht nur bessere Arbeit, sie sind auch seltener krank und bleiben dem Unternehmen länger treu.

Glückliche Mitarbeiter sind also eine Win-Win-Situation für alle. Für die Mitarbeiter, die ihren Job natürlich viel lieber motiviert und mit Freude machen, aber auch für die Unternehmen, die weniger Personalausfallkosten und -recruitingkosten haben, wenn ihre Mitarbeiter nicht ausfallen. Aber was tun wir mit dieser Erkenntnis? Weitermachen wie bisher?

Wir wollen Ihnen heute ein paar Ideen geben, wie sie gerade im Schichtdienst die Mitarbeitermotivation stärken können.

Wie motiviert man Mitarbeiter im Schichtdienst?

Um diese Frage zu beantworten ist es zunächst wichtig zu klären, was genau diese mysteriöse Motivation denn ist.

In der Psychologie unterscheidet man zwischen zwei Arten der Motivation, der intrinsischen und der extrinsischen Motivation.

Intrinsische Motivation – man hat sie oder nicht?

Die intrinsische Motivation kommt, wie das Wort schon vermuten lässt, von innen heraus. Das bedeutet, dass man ganz ohne äußere Anreize motiviert ist. Entweder, weil man ein Thema spannend findet und daran Spaß hat, weil man seine Aufgabe für die persönliche Weiterentwicklung bedeutend findet oder aus anderen Gründen als sinnvoll und herausfordernd empfindet. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die von sich aus eine starke Motivation für ihren Job mitbringen, ist das großartig.

Dann gibt es für Sie eigentlich nur zwei Regeln: 

1. Zerstören Sie die intrinsische Motivation nicht durch negative externe Faktoren, wie schlechte Kommunikation, nicht nachvollziehbare Entscheidungen oder Nichtbeachtung
2. Fördern Sie jene Themen, die den Mitarbeiter besonders motivieren. Ermöglichen Sie ihm oder ihr in diesem Themenfeld weiter zu wachsen, je nach Interesse fachlich oder auch in der Führungslinie

Extrinsische Motivation und wie Sie sie ansteuern können

Extrinsische Motivation und das Wort verrät es im Prinzip schon, ist jene Motivation, die durch Einflüsse von außen gesteuert wird. Eine Gehaltserhöhung, zusätzliche Urlaubstage, Lob oder auch sonstige Benefits, können alle für mehr Motivation sorgen. Von längerer Dauer ist zweifelsohne jedoch die intrinsische Motivation und kostengünstiger für den Arbeitgeber ist sie obendrein auch noch.

Wir wollen die Romantik der Arbeitswelt ja nicht zerstören, aber wenn wir ehrlich sind, wissen wir: es sind eben nicht alle bei der Arbeit hochgradig von sich heraus motiviert, denn nicht jeder Job gleicht einer Selbsterfüllung. Und das ist auch ok so.

Deshalb ist die extrinsische Motivation durchaus ein spannendes Feld für Personaler und disziplinarisch sowie fachliche Vorgesetzte.

So motivieren Sie speziell im Schichtdienst

Machen wir uns nichts vor, Branchen in denen in Schichten und schreibtischlos gearbeitet wird, haben es besonders schwer die Motivation ihrer Mitarbeiter anzusteuern. Denn nette entspannte Kuchenrunden oder besonders schicke Büros sind für gewöhnlich keine Optionen, die man im Blue Collar Umfeld findet.

Umso wichtiger, Gründe für Demotivation in der Basis der Arbeit gar nicht erst entstehen zu lassen.

Achten Sie also auf:

1. Faire Bezahlung
2. Richtige Teamzusammenstellung
3. Faire Aufgabenverteilungen
4. Klare und transparente Kommunikation

Und bedienen Sie sich solcher Instrumente, die Ihnen zur Verfügung stehen: Teamveranstaltungen oder vielleicht auch Benefits aus dem Gesundheitsmanagement, wie Massagen, Sportprogramme und gesunde Snacks im Pausenraum.

Einer der wichtigsten Punkte, wenn es um die Motivation von Schichtarbeitern geht, ist die faire Verteilung von Einsätzen.

Wir wissen, wie schwierig es sein kann, Schichten nicht nur fair zu planen, sondern auch noch auf individuelle Wünsche einzugehen. Gerade dann, wenn die eigentlich so wunderbar geplanten Schichten durch Produktionsmehraufwände oder aber Krankheiten und Urlaube  durcheinander gebracht werden, wird es extrem herausfordernd. Wenn dann Mitarbeiter plötzlich und auch eher unfreiwillig Schichten tauschen oder zusätzliche Schichten übernehmen müssen, bedeutet dies nicht nur einen großen Organisationsaufwand für die Führungskraft, sondern oft auch Frustrationspotenzial seitens der Mitarbeiter.

Wie geht man mit dieser Situation mit Blick auf die Mitarbeitermotivation nun am Besten um?

Richtig motivieren: Mitbestimmung ist die Antwort!

Denn vielleicht gibt es unter den Mitarbeitern auch jemanden, der mit einem Schichtwechsel gerade nicht nur kein Problem hätte, sondern dem dieser sogar gut in die private Planung passt. Und vielleicht freut sich ein anderer auch über ein paar bezahlte Überstunden. Als Einsatzplanungsverantwortlicher hat man diese Mitarbeiter aber vielleicht gerade gar nicht im Fokus gehabt.

Denn alle, die unter Einbezug gesetzlicher Arbeitszeitregelungen in Frage kämen, persönlich zu fragen, ist zumeist ein großer Aufwand. Bis man alle per Mail oder Telefon erreicht hat, vergeht oft zu viel Zeit. Deshalb wählt man häufig die scheinbar schnellste oder einfachste Lösung.

Vote2Work bietet genau zu diesem Problem die passende Lösung. 

Erreichen Sie Ihre Mitarbeiter ganz einfach per App. Unsere Anwendung zeigt Ihnen nur jene Schichtarbeiter an, die mit Blick auf ihre bisherigen Einsätze nach Arbeitszeitgesetz einspringen dürften. Sie können diesen dann einfach digital eine Anfrage stellen, auf welche die Mitarbeiter mit wenigen Klicks über das Handy antworten können. So bekommen Sie deutlich schneller Rückmeldungen und zeitgleich haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, selbst bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit mitzubestimmen.

So erleichtert Vote2Work nicht nur den Personalverantwortlichen die Einsatzplanung, es motiviert Mitarbeiter im Schichtdienst, da sie auf Augenhöhe mit dabei sind. Darüber hinaus modernisiert es einen Prozess, welcher sich in vielen, eigentlich hochmodernen Betrieben noch immer weit entfernt vom Ansatz der Industrie 4.0 befindet.