Bei der mittel- und langfristigen Personaleinsatzplanung wird die Verfügbarkeit von Mitarbeitern mehrere Wochen (mittelfristig) bzw. Monate (langfristig) im Voraus geplant. Anders bei der kurzfristigen Personaleinsatzplanung: Hier gilt es, die Einsatzzeiten der Mitarbeiter im Tages- und Wochenrhythmus zu koordinieren, um unter anderem auf unvorhergesehene Änderungen im Dienstplan – beispielsweise Krankmeldungen oder Maschinenausfall – reagieren zu können. Dies klingt im ersten Moment einfacher, als es tatsächlich ist, denn die kurzfristige Personaleinsatzplanung bringt einige Herausforderungen mit sich. Schließlich müssen Disponenten nicht nur die Einsatzkräfte schnell und unkompliziert erreichen können, sondern auch die Regelungen zum Arbeitszeitgesetz im Blick behalten. Zusätzlich sollten auch die individuellen Einsatzpräferenzen der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Gerade Letzteres gewinnt bei Arbeitnehmern zunehmend an Bedeutung, denn das Mehr an Zeitsouveränität macht es einfacher, Berufliches und Privates miteinander in Einklang zu bringen.

Kurzfristige Personaleinsatzplanung und ihre Herausforderungen meistern

Per Telefon, E-Mail, Excel-Liste, Aushang oder manchmal sogar via Social-Messenger-Dienste – all diese Instrumente sind keine Seltenheit, sondern in vielen Unternehmen noch immer Standard in puncto kurzfristige Personaleinsatzplanung. Sind es aber auch die effizientesten? Kurz und knapp: Nein. Mehr noch sind diese Vorgehensweise oftmals nicht hundertprozentig nachvollziehbar, führen zu Unzufriedenheit innerhalb der Belegschaft und sind – sofern Social-Messenger-Dienste zum Einsatz kommen – teilweise auch nicht gesetzeskonform.

Wie aber sieht nun die Alternative aus? Welches sind die Instrumente, mit denen sich flexibler Personaleinsatz umsetzen lässt, um die Brücke zwischen betrieblichen Notwendigkeiten und Mitarbeiterwünschen zu schlagen? Die Zukunft der Arbeit beginnt mit cloudbasierten Produktivitätstools, die jederzeit von jedem Ort und über jedes mobile Endgerät für die kurzfristige Personaleinsatzplanung genutzt werden können. Hierbei ist gerade der Aspekt der mobilen Endgeräte von großer Bedeutung, denn für die meisten ist das Smartphone mittlerweile ein unverzichtbarer Alltagsbegleiter. Warum also den Mitarbeitern nicht die Möglichkeit geben, den eigenen Schichtplan über das Smartphone bequem mitzugestalten? Andersherum benötigen Disponenten ebenfalls clevere, intuitiv zu bedienende Flexibilitätsinstrumente, die den Planungs-, Anfrage- und Abstimmungsprozess enorm vereinfachen – beispielsweise dadurch, dass dem Disponenten automatisch die für eine Schicht passenden Fachkräfte vorgeschlagen werden. Idealerweise sollte der Einsatz solcher Tools auch möglichst ohne hohe Kosten, wie etwa die Anschaffung teurer Hardware, verbunden sein.

Das klingt für Sie alles zu gut, als dass der Markt tatsächlich solch eine Lösung parat halten könnte? Wir haben gute Nachrichten für Sie: Das deutsche Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat sich bereits im Rahmen des Forschungsprojekts „KapaflexCy“ eingehend mit der Entwicklung solcher smarten Lösungen befasst. Auf der Basis der arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse, die mit diesem Forschungsprojekt gewonnen wurden, entstand Vote2Work® – ein innovatives Produktionstool für flexibles Arbeiten im Blue-Collar und Deskless Workforce Bereich, das exakt die oben genannten Herausforderungen meistert.

Mit Vote2Work® gelingt die kurzfristige Personaleinsatzplanung noch einfacher!

Mit Vote2Work® gelingt die kurzfristige Personaleinsatzplanung noch einfacher!

Den Planungs-, Anfrage- und Abstimmungsprozess auf kostengünstige Weise effizienter gestalten und Mitarbeitern ein Stück Zeitautonomie zurückgeben – exakt das schafft Vote2Work®! Was aber genau ist Vote2Work®? Das ist schnell erklärt: Bei Vote2Work® handelt es sich um ein cloudbasiertes Tool, für dessen Nutzung lediglich Internet und ein Endgerät (Smartphone, Tablet, PC) vonnöten sind. Damit entfällt die Anschaffung kostspieliger Hardware. Das ist aber längst nicht alles: Denn mit Vote2Work® profitieren Sie gleich in doppelter Hinsicht: zum einem mit dem Vote2Work® Planer-Cockpit und zum anderen mit der Vote2Work® Mitarbeiterseite. Was es hiermit auf sich hat? Lesen Sie weiter!

Das Vote2Work® Planer-Cockpit ist ein intuitiv zu bedienendes Webinterface, über das alle für die kurzfristige Personaleinsatzplanung erforderlichen Prozesse mit nur wenigen Klicks erledigt werden können. Zusätzlich verfügt das Planer-Cockpit über einen smarten Regelassistenten, der dem Disponenten anhand selbst festgelegter Auswahlkriterien die für einen Einsatz bestgeeigneten Fachkräfte vorschlägt, wobei auch die Richtlinien zum Arbeitszeitgesetz Berücksichtigung finden. Die Vote2Work® Mitarbeiterseite wiederum gestattet es den Fachkräften, dem Planer ihre Einsatzpräferenzen über ihr Smartphone mitzuteilen und den eigenen Dienstplan jederzeit zur Hand zur haben.

Lassen auch Sie Vote2Work® für sich arbeiten!

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie auch Sie von den Vorteilen profitieren können, die Vote2Work® bereithält? Dann lassen Sie uns ins Gespräch kommen, und wir erläutern Ihnen im Detail, wie auch Sie Vote2Work® für sich arbeiten lassen können. Senden Sie uns hierzu einfach eine E-Mail oder kontaktieren Sie uns unverbindlich unter folgender Rufnummer: +49 381 202612 – 0. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!