Effiziente Flexibilitätsinstrumente kennen und nutzen

Effiziente Flexibilitätsinstrumente kennen und nutzen

Sowohl die umfassende Digitalisierung aller Arbeits- und Alltagsbereiche als auch grundlegende Veränderungen rechtlicher sowie gesamtgesellschaftlicher Rahmenbedingungen – genannt sei hier nur die weitreichende Etablierung von Homeoffice-Lösungen infolge der Coronakrise – geben den Arbeitgebern eine ganze Reihe weiterer Flexibilitätsinstrumente an die Hand. Diese lassen sich nicht nur zur effizienten Förderung der Arbeitsorganisation nutzen, sondern genauso auch zur Optimierung der Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie nicht zuletzt zur Steigerung des positiven Ansehens des Unternehmens. Die konsequente und intelligente Nutzung bereits vorhandener Humanressourcen durch Flexibilisierung der Arbeitszeitgestaltung und -organisation sowie der Qualifikation aller Beschäftigten führt letztlich gleichermaßen zu einer höheren Beschäftigungsstabilität im Unternehmen. Nicht außer Acht gelassen werden darf zudem, dass solche internen Flexibilitätsinstrumente stets komplementär zueinander wirken und auch dadurch nachhaltig den Zielen dienen, die Produktivität zu steigern und die Fluktuation des Personals zu reduzieren.

Interne & externe, quantitative & qualitative Flexibilitätsinstrumente

Die optimale Nutzung und Gestaltung grundlegender Ressourcen wie Arbeitszeit und -ort des jeweils bestgeeigneten Personals gibt Ihnen somit den Zugriff auf wichtige Flexibilitätsinstrumente, mit denen die Interessen des Unternehmens, der Beschäftigten und – nicht zu vergessen – die Erwartungen der Kunden in Einklang gebracht werden können. Auf einer allgemeinen Ebene lassen sich dabei sowohl interne als auch externe sowie quantitative und qualitative Lösungsansätze unterscheiden. Hinzu kommt außerdem, dass stets die unterschiedlichen Perspektiven der Beteiligten berücksichtigt werden müssen. Externe und quantitative Lösungen wie die Einbindung von Zeitarbeitern und das Outsourcing von Tätigkeitsbereichen sind aus Unternehmenssicht möglicherweise leicht zu handhabende Verfahren, die aber mit Sicherheit nicht die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern und auch das Unternehmensimage aus der Sicht der Kunden negativ beeinflussen können. Noch stärker gilt das selbstverständlich für konjunkturgesteuerte Einstellungs- und Entlassungswellen auf Basis befristeter Arbeitsverträge. Dem gegenüber steht die umfassende Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten, Teilzeitangeboten und mobilem Arbeiten, bei denen das Ergebnis statt des rein quantitativen Zeitaufwands im Mittelpunkt steht. Solche intern angelegten und qualitativ gelenkten Flexibilitätsinstrumente werden von immer mehr Firmen als nachhaltige Erfolgsfaktoren erkannt – und durch Vote2Work® als multifunktionalem Tool für die Personaleinsatzplanung unterstützt.

Vote2Work® | Planer-Cockpit: Mitarbeitervorschläge

Flexibilitätsinstrumente helfen, eine neue Arbeitszeitkultur zu etablieren

Haben Sie schon einmal detailliert darüber nachgedacht, welche Flexibilitätsinstrumente den Mitarbeitern dabei helfen könnten, Beruf und Privatleben besser miteinander zu vereinbaren? In einer langfristigen Perspektive könnte es für sie zum Beispiel darum gehen, Zeiträume zu überbrücken, in denen Kinder oder pflegebedürftige Angehörige betreut werden müssen. Doch auch die kurzfristige Personaleinsatzplanung hat selbstverständlich Auswirkungen auf die Work-Life-Balance, indem sie beispielsweise unterschiedlich starkes Arbeitsaufkommen berücksichtigen kann. Wer möchte schon, wenn es mal weniger zu tun gibt, dennoch sinnlos seine Zeit absitzen? Und dafür nicht lieber die angesammelten Überstunden abbauen, wenn es ihr oder ihm wie auch dem Arbeitgeber optimal passt? Diese Beispiele verdeutlichen bereits, dass es auch darum geht, gewissermaßen eine neue Arbeitszeitkultur zu etablieren, die den Beschäftigten mehr Zeitsouveränität und Entscheidungsfreiheit, gleichzeitig den Unternehmen aber auch bessere Möglichkeiten der Planung und Abstimmung bietet. Räumlich und zeitlich starre Arbeitsmodelle haben schon seit einigen Jahren an Bedeutung verloren und sind durch flexibles Arbeiten ersetzt worden, das …

  • sich an den gelieferten Ergebnissen orientiert statt an der vorgeschriebenen Präsenz der Mitarbeiter
  • den Beschäftigten mehr Eigenverantwortung hinsichtlich der Arbeitszeiten überträgt
  • geleistete Überstunden nicht pauschal honoriert, sondern sie auch einmal kritisch hinterfragt
  • mit verbindlichen Regeln zur Erreichbarkeit der Mitarbeiter im Homeoffice operiert
  • und sich idealerweise am Vorbild ebenfalls flexibel arbeitender Vorgesetzter orientieren kann.

Vorteile, die allen Beteiligten zugutekommen

Festzuhalten bleibt, dass von der Nutzung vielfältiger Flexibilitätsinstrumente immer alle Seiten profitieren sollten: Unternehmen, Beschäftigte und auch die von diesen mit Produkten oder Serviceleistungen versorgten Kunden. Als Unternehmen können Sie sich so flexibel auf saisonal und konjunkturell bedingte Schwankungen der Auftragslage einstellen. Und unabhängig davon lassen sich durch das flexible Arbeiten die Produktions- und Öffnungszeiten ausdehnen und auch dadurch letztendlich der Umsatz steigern. Die Mitarbeiter profitieren von den in arbeitsintensiven Phasen angesammelten Überstunden, weil sie diese in auftragsschwachen Zeiten noch gezielter als bisher für Freizeitausgleich oder Weiterbildungen nutzen können. Es gibt gesicherte Erkenntnisse, dass ein flexibler Personaleinsatz, bei dem die Mitarbeiter mitbestimmen können, deren Produktivität wie auch Motivation erhöht. Denn nicht zuletzt verringert sich durch bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben der Krankenstand, und Fehlzeiten gehen nachweislich zurück. Last, but not least nehmen auch Kunden Unternehmen positiver wahr, die flexible und familienfreundlichen Arbeitszeitlösungen nutzen – und profitieren ihrerseits von den schon angesprochenen längeren Öffnungszeiten sowie optimierten Serviceangeboten.

Nutzen Sie mit Vote2Work® die Flexibilitätsinstrumente optimal!

Möchten Sie wissen, wie Ihnen Vote2Work® bei der Verwirklichung solch zukunftsträchtiger Modelle für die Arbeitszeitgestaltung helfen kann? Dann vereinbaren Sie doch ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns, bei dem wir Ihnen die vielfältigen Flexibilitätsinstrumente nochmals näher erläutern und auf Ihre individuellen Fragestellungen eingehen. Fragen Sie einen Termin einfach per E-Mail an oder melden Sie sich unter folgender Rufnummer bei uns: +49 381 202612 – 0. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

Die kurzfristige Personaleinsatzplanung verstehen und optimieren

Die kurzfristige Personaleinsatzplanung verstehen und optimieren

Bei der mittel- und langfristigen Personaleinsatzplanung wird die Verfügbarkeit von Mitarbeitern mehrere Wochen (mittelfristig) bzw. Monate (langfristig) im Voraus geplant. Anders bei der kurzfristigen Personaleinsatzplanung: Hier gilt es, die Einsatzzeiten der Mitarbeiter im Tages- und Wochenrhythmus zu koordinieren, um unter anderem auf unvorhergesehene Änderungen im Dienstplan – beispielsweise Krankmeldungen oder Maschinenausfall – reagieren zu können. Dies klingt im ersten Moment einfacher, als es tatsächlich ist, denn die kurzfristige Personaleinsatzplanung bringt einige Herausforderungen mit sich. Schließlich müssen Disponenten nicht nur die Einsatzkräfte schnell und unkompliziert erreichen können, sondern auch die Regelungen zum Arbeitszeitgesetz im Blick behalten. Zusätzlich sollten auch die individuellen Einsatzpräferenzen der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Gerade Letzteres gewinnt bei Arbeitnehmern zunehmend an Bedeutung, denn das Mehr an Zeitsouveränität macht es einfacher, Berufliches und Privates miteinander in Einklang zu bringen.

Kurzfristige Personaleinsatzplanung und ihre Herausforderungen meistern

Per Telefon, E-Mail, Excel-Liste, Aushang oder manchmal sogar via Social-Messenger-Dienste – all diese Instrumente sind keine Seltenheit, sondern in vielen Unternehmen noch immer Standard in puncto kurzfristige Personaleinsatzplanung. Sind es aber auch die effizientesten? Kurz und knapp: Nein. Mehr noch sind diese Vorgehensweise oftmals nicht hundertprozentig nachvollziehbar, führen zu Unzufriedenheit innerhalb der Belegschaft und sind – sofern Social-Messenger-Dienste zum Einsatz kommen – teilweise auch nicht gesetzeskonform.

Wie aber sieht nun die Alternative aus? Welches sind die Instrumente, mit denen sich flexibler Personaleinsatz umsetzen lässt, um die Brücke zwischen betrieblichen Notwendigkeiten und Mitarbeiterwünschen zu schlagen? Die Zukunft der Arbeit beginnt mit cloudbasierten Produktivitätstools, die jederzeit von jedem Ort und über jedes mobile Endgerät für die kurzfristige Personaleinsatzplanung genutzt werden können. Hierbei ist gerade der Aspekt der mobilen Endgeräte von großer Bedeutung, denn für die meisten ist das Smartphone mittlerweile ein unverzichtbarer Alltagsbegleiter. Warum also den Mitarbeitern nicht die Möglichkeit geben, den eigenen Schichtplan über das Smartphone bequem mitzugestalten? Andersherum benötigen Disponenten ebenfalls clevere, intuitiv zu bedienende Flexibilitätsinstrumente, die den Planungs-, Anfrage- und Abstimmungsprozess enorm vereinfachen – beispielsweise dadurch, dass dem Disponenten automatisch die für eine Schicht passenden Fachkräfte vorgeschlagen werden. Idealerweise sollte der Einsatz solcher Tools auch möglichst ohne hohe Kosten, wie etwa die Anschaffung teurer Hardware, verbunden sein.

Das klingt für Sie alles zu gut, als dass der Markt tatsächlich solch eine Lösung parat halten könnte? Wir haben gute Nachrichten für Sie: Das deutsche Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat sich bereits im Rahmen des Forschungsprojekts „KapaflexCy“ eingehend mit der Entwicklung solcher smarten Lösungen befasst. Auf der Basis der arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse, die mit diesem Forschungsprojekt gewonnen wurden, entstand Vote2Work® – ein innovatives Produktionstool für flexibles Arbeiten im Blue-Collar und Deskless Workforce Bereich, das exakt die oben genannten Herausforderungen meistert.

Mit Vote2Work® gelingt die kurzfristige Personaleinsatzplanung noch einfacher!

Mit Vote2Work® gelingt die kurzfristige Personaleinsatzplanung noch einfacher!

Den Planungs-, Anfrage- und Abstimmungsprozess auf kostengünstige Weise effizienter gestalten und Mitarbeitern ein Stück Zeitautonomie zurückgeben – exakt das schafft Vote2Work®! Was aber genau ist Vote2Work®? Das ist schnell erklärt: Bei Vote2Work® handelt es sich um ein cloudbasiertes Tool, für dessen Nutzung lediglich Internet und ein Endgerät (Smartphone, Tablet, PC) vonnöten sind. Damit entfällt die Anschaffung kostspieliger Hardware. Das ist aber längst nicht alles: Denn mit Vote2Work® profitieren Sie gleich in doppelter Hinsicht: zum einem mit dem Vote2Work® Planer-Cockpit und zum anderen mit der Vote2Work® Mitarbeiterseite. Was es hiermit auf sich hat? Lesen Sie weiter!

Das Vote2Work® Planer-Cockpit ist ein intuitiv zu bedienendes Webinterface, über das alle für die kurzfristige Personaleinsatzplanung erforderlichen Prozesse mit nur wenigen Klicks erledigt werden können. Zusätzlich verfügt das Planer-Cockpit über einen smarten Regelassistenten, der dem Disponenten anhand selbst festgelegter Auswahlkriterien die für einen Einsatz bestgeeigneten Fachkräfte vorschlägt, wobei auch die Richtlinien zum Arbeitszeitgesetz Berücksichtigung finden. Die Vote2Work® Mitarbeiterseite wiederum gestattet es den Fachkräften, dem Planer ihre Einsatzpräferenzen über ihr Smartphone mitzuteilen und den eigenen Dienstplan jederzeit zur Hand zur haben.

Lassen auch Sie Vote2Work® für sich arbeiten!

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie auch Sie von den Vorteilen profitieren können, die Vote2Work® bereithält? Dann lassen Sie uns ins Gespräch kommen, und wir erläutern Ihnen im Detail, wie auch Sie Vote2Work® für sich arbeiten lassen können. Senden Sie uns hierzu einfach eine E-Mail oder kontaktieren Sie uns unverbindlich unter folgender Rufnummer: +49 381 202612 – 0. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!