Flexible Arbeitszeitmodelle im Überblick und in der Bewertung

Flexible Arbeitszeitmodelle im Überblick und in der Bewertung

Flexible Arbeitszeitmodelle sind immer auch ein Spiegel ihrer „Zeit“ im Sinne der jeweiligen „Epochen“, die jedoch aus den verschiedensten Gründen immer weniger lang anhalten. So haben sich im Laufe der vergangenen Jahre immer schneller vielerlei neue Möglichkeiten einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung herausgebildet, die außer den Arbeitgebern auch den Arbeitnehmern viel mehr Freiräume als früher bietet. Auf dieser Seite haben wir flexible Arbeitszeitmodelle anhand der wichtigsten Beispiele zusammengestellt und beginnen mit gewissermaßen „klassischen“ Kriterien – sowie den Vorteilen, aber auch den Schwierigkeiten, die jeweils damit verbunden sein können.
 

Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit – sowie Schichtarbeit

Wenn wir unseren Überblick mit dem Modell der Schichtarbeit beginnen, so ist das ausschließlich dem Fakt geschuldet, dass sich dieses Organisationsprinzip bereits am längsten in der Arbeitszeitgestaltung etabliert hat. Die weiterhin auf acht Stunden getaktete tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter wird dabei im Tagesverlauf in mehreren Schichten aufgeteilt, oft etwa in eine Frühschicht von zum Beispiel 6 bis 14 Uhr und eine Spätschicht von 14 bis 22 Uhr (Zweischichtbetrieb). Kommt in der restlichen Zeit eine Nachtschicht hinzu, wird von Dreischichtarbeit gesprochen. Gerade in der Industrie sind Arbeitszeitmodelle dieser Art auch weiter notwendig, um Maschinenlaufzeiten nicht zu unterbrechen und keine Produktionsstopps sowie wirtschaftliche Verluste zu riskieren. Die Vorteile für die Beschäftigten halten sicher allerdings, vor allem bei häufigen Nachtschichten, gelinde gesagt in Grenzen. Und auch immer mehr Unternehmen erkennen in zunehmend volatileren Zeiten, dass die klassischen Schichtsysteme im Zeitalter von Industrie 4.0 aufgrund fehlender Möglichkeiten zur Flexibilisierung an ihre Grenzen stoßen.

Anders verhält sich das durchaus beim Gleitzeit-Modell, bei dem der Arbeitgeber eine tägliche Kernarbeits- und Anwesenheitszeit für Mitarbeiter festlegt, beispielsweise von 10 bis 15 Uhr, während in der außerhalb davon liegenden Rahmenarbeitszeit oder Gleitrahmenzeit keine Anwesenheitspflicht besteht. Die Arbeitnehmer können selbst entscheiden selbst, ob sie früher kommen oder später gehen, um ihre reguläre Arbeitszeit von nach wie vor zumeist acht Stunden flexibel abzuleisten. Plus- und Minusstunden sind dabei akribisch auf einem Gleitzeitkonto zu verbuchen, um einen Ausgleich in der einen wie der anderen Richtung zu gewährleisten.

Ein dritter „Klassiker“ ist selbstverständlich die Unterteilung in Vollzeit und Teilzeit. Während im ersten, immer noch sehr weit verbreiteten Fall die Arbeitnehmer in der Regel fünf Tage pro Woche, jeweils sieben bis acht Stunden täglich arbeiten (35- bis 40-Stunden-Woche), leisten sie bei Teilzeit in einer großen Vielzahl von flexiblen Regelungen weniger Arbeits- und Anwesenheitsstunden pro Tag oder an weniger als fünf Tagen in der Woche. Dies sind auch für die Mitarbeiterzufriedenheit bedeutende Einflussfaktoren, selbst wenn dafür prozentuale Einkommenseinbußen zu berücksichtigen sind.

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Neue flexible Arbeitszeitmodelle als Vertrauensarbeitszeit für längere Zeiträume

Wenn flexible Arbeitszeitmodelle über die Regelung der täglichen beziehungsweise wöchentlichen Arbeitszeit hinausgehen, ist heutzutage häufig von Vertrauensarbeitszeit die Rede. Dabei handelt es sich nicht um ein Arbeitszeitmodell im eigentlichen Sinn, sondern um die Aussage, dass der Arbeitgeber die Anwesenheit der Mitarbeiter nicht kontrolliert – unabhängig von vorgegebenen Arbeitszeiten. Doch schon im eigenen Interesse müssen Arbeitnehmer daran interessiert sein, ihre Arbeitszeiten so genau wie möglich zu dokumentieren – zum Beispiel, um zu viele Überstunden zu vermeiden.

So wird bei Regelungen zur Jahresarbeitszeit vom Arbeitgeber lediglich die Gesamtzahl der jährlich zu leistenden Arbeitsstunden festgelegt, die ungleich über das gesamte Jahr verteilt werden können. Flexibles Arbeiten in diesem Sinne insbesondere für Saisonarbeiter, etwa im Tourismus oder auf Montage, äußerst vorteilhaft.

Ein Konto für die Lebensarbeitszeit wird demgegenüber ausschließlich in Geld- statt in Zeiteinheiten geführt. Dabei verzichten Mitarbeiter auf einen Teil ihres Gehalts sowie auf Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld, welche stattdessen auf das Konto eingezahlt werden. Das angesparte Guthaben können sie dann zur Finanzierung offiziell unbezahlter Auszeiten wie einer verlängerten Elternzeit oder des sogenannten Sabbatjahres nutzen, in dem sie sich (mindestens) ein Jahr lang einem „Lieblingsprojekt“ außerhalb ihres Berufes widmen können. Auch so sind agiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten in Einklang zu bringen.

Flexible Arbeitszeitmodelle bedürfen einer zuverlässigen Arbeitszeiterfassung

Das Gleitzeit-, Ampel- oder Arbeitszeitkonto ist ja schon weiter oben angesprochen worden. Es ist vor allem dann besonders relevant, wenn flexible Arbeitsmodelle ohne Anwesenheitspflicht genutzt werden. Denn spätestens in diesem Fall hat die gute alte Stechuhr ausgedient. Im Sinne eines sogenannten „Employer Self Service“ verbuchen Arbeitnehmer stattdessen am PC mit der entsprechenden Software oder per Smartphone über eine digitale App ihre geleisteten Arbeitszeiten, die von der zuständigen Führungskraft freizugeben sind. Wenn das Konto ins Minus gerät, ist es durch zusätzliche Arbeitsstunden auszugleichen, während ein Plus bei der nächsten Gelegenheit Freizeit verspricht. Eine Weiterentwicklung der Arbeitszeitkonten sind Ampelkonten, die mithilfe einer farbigen „Warnleuchte“ signalisieren, wenn Angestellte zu viele Über- oder Fehlstunden angesammelt haben. Spätestens dann, wenn die Ampel von Gelb auf Rot wechselt, sollten Maßnahmen zum Ausgleich des Kontos ergriffen werden.

Diese und andere digitale Lösungen für flexible Arbeitszeitmodelle, mit denen die Generation Z die Arbeitswelt und -zeit verantwortungsvoll selbst gestaltet, finden Sie in unserem Vote2Work®-Portfolio. Sprechen Sie uns gern auf eine individuelle Beratung an!

Flexible Arbeitsmodelle: Anwesenheitspflicht war gestern

Flexible Arbeitsmodelle: Anwesenheitspflicht war gestern

Jeden Tag von Acht bis Vier oder zu anderen festgelegten Zeiten am Arbeitsplatz erscheinen und gewissermaßen unter Aufsicht seine Arbeitsstunden ableisten – die meisten Arbeitgeber und Beschäftigten sind sich darüber einig, dass dieses klassische Organisationsprinzip der Lohnarbeit aus vielen Gründen nicht mehr zeitgemäß erscheint. Flexible Arbeitsmodelle bieten vielfältige Möglichkeiten, die Herausforderungen der Gegenwart und Zukunft anzugehen, indem etwa die Chancen der Digitalisierung wahrgenommen werden. Anwesenheit am festgelegten Arbeitsplatz verlangen derartige flexible Arbeitsmodelle meistens nicht mehr – das zeigen die nachfolgenden Beispiele, die zudem weitere Vorteile für Unternehmen und Beschäftigte verdeutlichen.

Flexible Arbeitsmodelle an der Schwelle zum Homeoffice-Zeitalter

Schon vor Corona und den damit verbundenen Erfordernissen für Veränderungen erfreute sich das Homeoffice bei Arbeitnehmern einer immer größeren Beliebtheit – ermöglicht es doch, die gesamte Arbeit oder einen Teil davon außerhalb des Büros, meist von zu Hause aus, zu erledigen. Die mit dem Arbeitgeber individuell vereinbarten Regelung umfasst dabei flexible Arbeitszeitmodelle respektive Arbeitsmodelle, die aber durchweg auf die Anwesenheitspflicht am Arbeitsplatz verzichten. Die Vorteile für Arbeitnehmer liegen auf der Hand – sie arbeiten meist deutlich produktiver, weil Ablenkungen durch Kollegen und ständigen Kundenkontakt ausbleiben oder doch sehr viel geringer sind. Zudem entfallen oftmals weite Anfahrtswege, was nicht nur Zeit und Stress, sondern auch Kosten spart. Die steuerlich absetzbare Homeoffice-Pauschale sorgt in diesem Sinn für weitere Pluspunkte. Allerdings ist jeder Arbeiter im Homeoffice natürlich in Selbstdisziplin und Selbstorganisation stärker gefordert als im Büro. Gerade dafür leisten die Anwendungen und Apps von Vote2Work beste Dienste.

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Flexible Arbeitsmodelle, denen die Zukunft gehört: Remote Work

Gewissermaßen eine Weiterentwicklung des Homeoffice sind flexible Arbeitsmodelle, die als Remote Work bezeichnet werden und vor allem auf der Nutzung von mobilen Endgeräten beruhen. Auch hier fordert der Arbeitgeber keine Präsenzzeit im Büro, weil die Mitarbeiter bei Bedarf zu hundert Prozent in virtuellen Teams arbeiten. Vor allem Großkonzerne können so internationale Teams zusammenzustellen, die zeit- und ortsunabhängig miteinander tätig werden. Vorteile sind neben der Unabhängigkeit des Einzelnen auch neue Sichtweisen und Wissensbestände für die Gemeinschaft, die so besser entdeckt und ausgetauscht werden können. Remote Work eignet sich sowohl besonders gut für Menschen, die gerne unterwegs sind und sich nicht auf einen Arbeitsort festlegen wollen, als auch für berufstätige Eltern, die Job und Familienleben auf diesem Weg besser vereinbaren möchten. Auch wer gesundheitliche Probleme hat und deshalb nicht täglich ins Büro fahren kann, profitiert in hohem Maße von diesem Modell. Voraussetzung ist allerdings – vielleicht noch stärker als beim Homeoffice –, dass der Remote Worker sich selbst organisieren kann und beispielsweise seinen Feierabend nicht vergisst. Nur so gelingt eine zufriedenstellende Work-Life-Balance, die bekanntlich zu den für die Mitarbeiterzufriedenheit entscheidenden Einflussfaktoren zählt.

Jobsharing im Co-Working-Space: Durch Teilen gewinnen

Andere flexible Arbeitsmodelle, die auch nicht erst seit kurzem Anwendung finden, werden unter dem Stichwort Jobsharing zusammengefasst. Beispiele für verschiedene Varianten davon betreffen häufig einen einzelnen „festen“ Arbeitsplatz, den sich mehrere Mitarbeiter teilen – zu zweit jeweils exakt zur Hälfte der Stunden oder in vielfältigen individuellen Absprachen. Flexibles Arbeiten in diesem Sinne bringt viele Vorteile für eine optimale Arbeitszeiteinteilung aller Beteiligten – erfordert aber auch eine besonders intensive und kontinuierliche Abstimmung untereinander. Vor allem dann, wenn Kontrolle und Betrieb industrieller Anlagen eine durchgehende – wenn auch geteilte – Anwesenheitspflicht verlangen, ist die kontinuierliche Information aller Beteiligten über Aufgaben, Einsatzpläne und laufende Arbeitsschritte unabdingbar. Personaleinsatzprogramme wie Vote2Work, auf die alle Beteiligten Zugriff haben, sind dafür eine ideale Lösung.

Außerhalb klassischer Industrien, im Feld der rasant wachsenden Start-up-Projekte, finden sogenannte Co-Working-Spaces immer größeren Anklang, weil in ihnen nicht nur räumliche, sondern auch geistige Zusammenarbeit gefördert wird. Gerade die sogenannte Generation Z versteht damit die Arbeitswelt als einen Ort, der sowohl konzentriertes Schaffen als auch anregenden Austausch in einer entspannten und kreativen Arbeitsatmosphäre ermöglicht. In einer weit entwickelten Variante handelt es sich um flexible Arbeitsmodelle, bei denen Co-Working-Space-Anbieter einzelne Arbeitsplätze oder Büroräume auf Jahres- oder Monatsbasis und teils auch tageweise an Menschen vermietet werden, die dort in einem kreativen Umfeld arbeiten möchten. Dieses bietet zumeist offene Arbeitsflächen mit zusätzlichen Einzelarbeitsplätzen, Büro- und Meetingräumen, die den Austausch und das Netzwerken in der Community fördern – genauso wie entsprechende Anwendungen von Vote2Work.

Effiziente Flexibilitätsinstrumente kennen und nutzen

Effiziente Flexibilitätsinstrumente kennen und nutzen

Sowohl die umfassende Digitalisierung aller Arbeits- und Alltagsbereiche als auch grundlegende Veränderungen rechtlicher sowie gesamtgesellschaftlicher Rahmenbedingungen – genannt sei hier nur die weitreichende Etablierung von Homeoffice-Lösungen infolge der Coronakrise – geben den Arbeitgebern eine ganze Reihe weiterer Flexibilitätsinstrumente an die Hand. Diese lassen sich nicht nur zur effizienten Förderung der Arbeitsorganisation nutzen, sondern genauso auch zur Optimierung der Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie nicht zuletzt zur Steigerung des positiven Ansehens des Unternehmens. Die konsequente und intelligente Nutzung bereits vorhandener Humanressourcen durch Flexibilisierung der Arbeitszeitgestaltung und -organisation sowie der Qualifikation aller Beschäftigten führt letztlich gleichermaßen zu einer höheren Beschäftigungsstabilität im Unternehmen. Nicht außer Acht gelassen werden darf zudem, dass solche internen Flexibilitätsinstrumente stets komplementär zueinander wirken und auch dadurch nachhaltig den Zielen dienen, die Produktivität zu steigern und die Fluktuation des Personals zu reduzieren.

Interne & externe, quantitative & qualitative Flexibilitätsinstrumente

Die optimale Nutzung und Gestaltung grundlegender Ressourcen wie Arbeitszeit und -ort des jeweils bestgeeigneten Personals gibt Ihnen somit den Zugriff auf wichtige Flexibilitätsinstrumente, mit denen die Interessen des Unternehmens, der Beschäftigten und – nicht zu vergessen – die Erwartungen der Kunden in Einklang gebracht werden können. Auf einer allgemeinen Ebene lassen sich dabei sowohl interne als auch externe sowie quantitative und qualitative Lösungsansätze unterscheiden. Hinzu kommt außerdem, dass stets die unterschiedlichen Perspektiven der Beteiligten berücksichtigt werden müssen. Externe und quantitative Lösungen wie die Einbindung von Zeitarbeitern und das Outsourcing von Tätigkeitsbereichen sind aus Unternehmenssicht möglicherweise leicht zu handhabende Verfahren, die aber mit Sicherheit nicht die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern und auch das Unternehmensimage aus der Sicht der Kunden negativ beeinflussen können. Noch stärker gilt das selbstverständlich für konjunkturgesteuerte Einstellungs- und Entlassungswellen auf Basis befristeter Arbeitsverträge. Dem gegenüber steht die umfassende Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten, Teilzeitangeboten und mobilem Arbeiten, bei denen das Ergebnis statt des rein quantitativen Zeitaufwands im Mittelpunkt steht. Solche intern angelegten und qualitativ gelenkten Flexibilitätsinstrumente werden von immer mehr Firmen als nachhaltige Erfolgsfaktoren erkannt – und durch Vote2Work® als multifunktionalem Tool für die Personaleinsatzplanung unterstützt.

Vote2Work® | Planer-Cockpit: Mitarbeitervorschläge

Flexibilitätsinstrumente helfen, eine neue Arbeitszeitkultur zu etablieren

Haben Sie schon einmal detailliert darüber nachgedacht, welche Flexibilitätsinstrumente den Mitarbeitern dabei helfen könnten, Beruf und Privatleben besser miteinander zu vereinbaren? In einer langfristigen Perspektive könnte es für sie zum Beispiel darum gehen, Zeiträume zu überbrücken, in denen Kinder oder pflegebedürftige Angehörige betreut werden müssen. Doch auch die kurzfristige Personaleinsatzplanung hat selbstverständlich Auswirkungen auf die Work-Life-Balance, indem sie beispielsweise unterschiedlich starkes Arbeitsaufkommen berücksichtigen kann. Wer möchte schon, wenn es mal weniger zu tun gibt, dennoch sinnlos seine Zeit absitzen? Und dafür nicht lieber die angesammelten Überstunden abbauen, wenn es ihr oder ihm wie auch dem Arbeitgeber optimal passt? Diese Beispiele verdeutlichen bereits, dass es auch darum geht, gewissermaßen eine neue Arbeitszeitkultur zu etablieren, die den Beschäftigten mehr Zeitsouveränität und Entscheidungsfreiheit, gleichzeitig den Unternehmen aber auch bessere Möglichkeiten der Planung und Abstimmung bietet. Räumlich und zeitlich starre Arbeitsmodelle haben schon seit einigen Jahren an Bedeutung verloren und sind durch flexibles Arbeiten ersetzt worden, das …

  • sich an den gelieferten Ergebnissen orientiert statt an der vorgeschriebenen Präsenz der Mitarbeiter
  • den Beschäftigten mehr Eigenverantwortung hinsichtlich der Arbeitszeiten überträgt
  • geleistete Überstunden nicht pauschal honoriert, sondern sie auch einmal kritisch hinterfragt
  • mit verbindlichen Regeln zur Erreichbarkeit der Mitarbeiter im Homeoffice operiert
  • und sich idealerweise am Vorbild ebenfalls flexibel arbeitender Vorgesetzter orientieren kann.

Vorteile, die allen Beteiligten zugutekommen

Festzuhalten bleibt, dass von der Nutzung vielfältiger Flexibilitätsinstrumente immer alle Seiten profitieren sollten: Unternehmen, Beschäftigte und auch die von diesen mit Produkten oder Serviceleistungen versorgten Kunden. Als Unternehmen können Sie sich so flexibel auf saisonal und konjunkturell bedingte Schwankungen der Auftragslage einstellen. Und unabhängig davon lassen sich durch das flexible Arbeiten die Produktions- und Öffnungszeiten ausdehnen und auch dadurch letztendlich der Umsatz steigern. Die Mitarbeiter profitieren von den in arbeitsintensiven Phasen angesammelten Überstunden, weil sie diese in auftragsschwachen Zeiten noch gezielter als bisher für Freizeitausgleich oder Weiterbildungen nutzen können. Es gibt gesicherte Erkenntnisse, dass ein flexibler Personaleinsatz, bei dem die Mitarbeiter mitbestimmen können, deren Produktivität wie auch Motivation erhöht. Denn nicht zuletzt verringert sich durch bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben der Krankenstand, und Fehlzeiten gehen nachweislich zurück. Last, but not least nehmen auch Kunden Unternehmen positiver wahr, die flexible und familienfreundlichen Arbeitszeitlösungen nutzen – und profitieren ihrerseits von den schon angesprochenen längeren Öffnungszeiten sowie optimierten Serviceangeboten.

Nutzen Sie mit Vote2Work® die Flexibilitätsinstrumente optimal!

Möchten Sie wissen, wie Ihnen Vote2Work® bei der Verwirklichung solch zukunftsträchtiger Modelle für die Arbeitszeitgestaltung helfen kann? Dann vereinbaren Sie doch ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns, bei dem wir Ihnen die vielfältigen Flexibilitätsinstrumente nochmals näher erläutern und auf Ihre individuellen Fragestellungen eingehen. Fragen Sie einen Termin einfach per E-Mail an oder melden Sie sich unter folgender Rufnummer bei uns: +49 381 202612 – 0. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

Die kurzfristige Personaleinsatzplanung verstehen und optimieren

Die kurzfristige Personaleinsatzplanung verstehen und optimieren

Bei der mittel- und langfristigen Personaleinsatzplanung wird die Verfügbarkeit von Mitarbeitern mehrere Wochen (mittelfristig) bzw. Monate (langfristig) im Voraus geplant. Anders bei der kurzfristigen Personaleinsatzplanung: Hier gilt es, die Einsatzzeiten der Mitarbeiter im Tages- und Wochenrhythmus zu koordinieren, um unter anderem auf unvorhergesehene Änderungen im Dienstplan – beispielsweise Krankmeldungen oder Maschinenausfall – reagieren zu können. Dies klingt im ersten Moment einfacher, als es tatsächlich ist, denn die kurzfristige Personaleinsatzplanung bringt einige Herausforderungen mit sich. Schließlich müssen Disponenten nicht nur die Einsatzkräfte schnell und unkompliziert erreichen können, sondern auch die Regelungen zum Arbeitszeitgesetz im Blick behalten. Zusätzlich sollten auch die individuellen Einsatzpräferenzen der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Gerade Letzteres gewinnt bei Arbeitnehmern zunehmend an Bedeutung, denn das Mehr an Zeitsouveränität macht es einfacher, Berufliches und Privates miteinander in Einklang zu bringen.

Kurzfristige Personaleinsatzplanung und ihre Herausforderungen meistern

Per Telefon, E-Mail, Excel-Liste, Aushang oder manchmal sogar via Social-Messenger-Dienste – all diese Instrumente sind keine Seltenheit, sondern in vielen Unternehmen noch immer Standard in puncto kurzfristige Personaleinsatzplanung. Sind es aber auch die effizientesten? Kurz und knapp: Nein. Mehr noch sind diese Vorgehensweise oftmals nicht hundertprozentig nachvollziehbar, führen zu Unzufriedenheit innerhalb der Belegschaft und sind – sofern Social-Messenger-Dienste zum Einsatz kommen – teilweise auch nicht gesetzeskonform.

Wie aber sieht nun die Alternative aus? Welches sind die Instrumente, mit denen sich flexibler Personaleinsatz umsetzen lässt, um die Brücke zwischen betrieblichen Notwendigkeiten und Mitarbeiterwünschen zu schlagen? Die Zukunft der Arbeit beginnt mit cloudbasierten Produktivitätstools, die jederzeit von jedem Ort und über jedes mobile Endgerät für die kurzfristige Personaleinsatzplanung genutzt werden können. Hierbei ist gerade der Aspekt der mobilen Endgeräte von großer Bedeutung, denn für die meisten ist das Smartphone mittlerweile ein unverzichtbarer Alltagsbegleiter. Warum also den Mitarbeitern nicht die Möglichkeit geben, den eigenen Schichtplan über das Smartphone bequem mitzugestalten? Andersherum benötigen Disponenten ebenfalls clevere, intuitiv zu bedienende Flexibilitätsinstrumente, die den Planungs-, Anfrage- und Abstimmungsprozess enorm vereinfachen – beispielsweise dadurch, dass dem Disponenten automatisch die für eine Schicht passenden Fachkräfte vorgeschlagen werden. Idealerweise sollte der Einsatz solcher Tools auch möglichst ohne hohe Kosten, wie etwa die Anschaffung teurer Hardware, verbunden sein.

Das klingt für Sie alles zu gut, als dass der Markt tatsächlich solch eine Lösung parat halten könnte? Wir haben gute Nachrichten für Sie: Das deutsche Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat sich bereits im Rahmen des Forschungsprojekts „KapaflexCy“ eingehend mit der Entwicklung solcher smarten Lösungen befasst. Auf der Basis der arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse, die mit diesem Forschungsprojekt gewonnen wurden, entstand Vote2Work® – ein innovatives Produktionstool für flexibles Arbeiten im Blue-Collar und Deskless Workforce Bereich, das exakt die oben genannten Herausforderungen meistert.

Mit Vote2Work® gelingt die kurzfristige Personaleinsatzplanung noch einfacher!

Mit Vote2Work® gelingt die kurzfristige Personaleinsatzplanung noch einfacher!

Den Planungs-, Anfrage- und Abstimmungsprozess auf kostengünstige Weise effizienter gestalten und Mitarbeitern ein Stück Zeitautonomie zurückgeben – exakt das schafft Vote2Work®! Was aber genau ist Vote2Work®? Das ist schnell erklärt: Bei Vote2Work® handelt es sich um ein cloudbasiertes Tool, für dessen Nutzung lediglich Internet und ein Endgerät (Smartphone, Tablet, PC) vonnöten sind. Damit entfällt die Anschaffung kostspieliger Hardware. Das ist aber längst nicht alles: Denn mit Vote2Work® profitieren Sie gleich in doppelter Hinsicht: zum einem mit dem Vote2Work® Planer-Cockpit und zum anderen mit der Vote2Work® Mitarbeiterseite. Was es hiermit auf sich hat? Lesen Sie weiter!

Das Vote2Work® Planer-Cockpit ist ein intuitiv zu bedienendes Webinterface, über das alle für die kurzfristige Personaleinsatzplanung erforderlichen Prozesse mit nur wenigen Klicks erledigt werden können. Zusätzlich verfügt das Planer-Cockpit über einen smarten Regelassistenten, der dem Disponenten anhand selbst festgelegter Auswahlkriterien die für einen Einsatz bestgeeigneten Fachkräfte vorschlägt, wobei auch die Richtlinien zum Arbeitszeitgesetz Berücksichtigung finden. Die Vote2Work® Mitarbeiterseite wiederum gestattet es den Fachkräften, dem Planer ihre Einsatzpräferenzen über ihr Smartphone mitzuteilen und den eigenen Dienstplan jederzeit zur Hand zur haben.

Lassen auch Sie Vote2Work® für sich arbeiten!

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie auch Sie von den Vorteilen profitieren können, die Vote2Work® bereithält? Dann lassen Sie uns ins Gespräch kommen, und wir erläutern Ihnen im Detail, wie auch Sie Vote2Work® für sich arbeiten lassen können. Senden Sie uns hierzu einfach eine E-Mail oder kontaktieren Sie uns unverbindlich unter folgender Rufnummer: +49 381 202612 – 0. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Flexibler Personaleinsatz – die Basis der Arbeit 4.0

Flexibler Personaleinsatz – die Basis der Arbeit 4.0

Flexibler und ortsunabhängiger Arbeiten: Immer mehr Unternehmen reagieren auf diesen Wunsch vieler Arbeitnehmer und halten Ausschau nach neuen Lösungen für den Personaleinsatz. Für Deskworker ist hierbei das Homeoffice die erste Wahl. Und auch Arbeitgeber, die diesem Konzept bislang argwöhnisch gegenüberstanden, haben spätestens durch die Corona-Krise und den damit verbundenen Homeoffice-Empfehlungen erkannt: Homeoffice ist möglich! Wie aber sieht es in der Produktions- und Schichtarbeit aus? In solchen Branchen, in denen die Anwesenheit der Mitarbeiter unumgänglich ist? Ist auch hier flexibles Arbeiten möglich bzw. ist die Einführung flexibler Arbeitsmodelle im Deskless- und Blue-Collar-Bereich überhaupt sinnvoll? Nachfolgend erhalten Sie Antworten auf diese Fragen und erfahren, wie auch Sie auf einfache und kostengünstige Weise Ihre ad-hoc Personalplanung noch effizienter gestalten können. 

Was bringt flexibler Personaleinsatz in der Produktions- und Schichtarbeit?

Bei der Wahl des Arbeitgebers spielen längst nicht mehr allein die monetäre Vergütung und Arbeitsplatzsicherheit eine wichtige Rolle. So wünschen sich Arbeitnehmer ein Stück Zeitautonomie zurück, um Privates und Berufliches besser miteinander in Einklang bringen zu können. Unternehmen, die dieser immer lauter werdenden Erwartung nachgehen, profitieren gleich in doppelter Hinsicht:

Bindung von Fachkräften

Flexibler Personaleinsatz bedeutet auch immer, dass Unternehmen ihren Fachkräften Vertrauen entgegenbringen. „Ich vertraue dir und deinen Fertigkeiten“, ist ein Lob, das ungemein motivieren kann. Auch die Identifizierung mit dem Unternehmen fällt Arbeitnehmern leichter, denen Zeitsouveränität zu gesprochen wird. Denn das vom Arbeitgeber entgegengebrachte Vertrauen schafft Loyalität. Hierdurch wiederum lassen sich hohe Fluktuationsraten und der damit verbundene Aufwand für Bewerbungsverfahren und Einarbeitungszeiten reduzieren.

Mehr Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft

Flexible Arbeitsmodelle erlauben es Fachkräften, Berufliches und Privates leichter miteinander zu vereinbaren. Hiervon profitieren auch Arbeitgeber: Denn erwiesenermaßen führt eine verbesserte Work-Life-Balance automatisch zu mehr Ausgeglichenheit und Zufriedenheit im Beruf, was sich letztlich positiv auf die Qualität der Arbeit niederschlägt.

Ausgleich von Konjunkturschwankungen

Schwankende Auftragslagen stellen Unternehmen im Produktions- und Schichtarbeitssektor immer wieder vor Herausforderungen. Flexibler Personaleinsatz ermöglicht es, Einsatzkräfte der Auftragslage entsprechend einzuplanen. Auf diese Weise können Arbeitsplätze auch bei geringer Auftragslage erhalten bleiben; zusätzlich werden kostenintensive Leerstunden und das Anhäufen von Überstunden vermieden. Bei besonders hoher Auftragslage bzw. Auftragsspitzen können Planer wiederum mehr Arbeitskraft einfordern und bei Bedarf sogar Produktionszeiten ausdehnen.

Personaleinsatzplanung im Blue-Collar- und Deskless-Worker-Bereich

Personaleinsatzplanung im Blue-Collar- und Deskless-Worker-Bereich optimieren

Die oben beschriebenen Vorteile zeigen deutlich: Flexibler Personaleinsatz stellt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmen eine echte Win-win-Situation dar. Wie aber lassen sich flexible Arbeitsmodelle auch für die kurzfristige Personaleinsatzplanung in der Produktions- und Schichtarbeit möglichst effizient und kostengünstig umsetzen?

Eines hierbei ist ganz klar: Von Exceltabellen, Papierlisten, Messengerdienste und Hinterhertelefonieren gilt es endgültig Abschied zu nehmen. Die Zukunft gehört den digitalen, cloudbasierten Lösungen, die den Einbezug von Mitarbeitern in den Planungsprozess unterstützen. Eines solcher Flexibilitätsinstrumente heißt Vote2Work®. Mit diesem smarten Produktivitätstool gelingt der digitale kollaborative Abstimmungsprozess mühelos – und das in Echtzeit und von jedem Ort aus.

Wie Vote2Work® funktioniert? Ganz einfach: Die Mitarbeiterseite MEIN PLAN gibt Deskless-Workern die Möglichkeit, ihren Dienstplan über das eigene Smartphone oder Tablet mitzugestalten und dem Planer Einsatzpräferenzen mitzuteilen. Die Bedienung von MEIN PLAN ist dabei genauso einfach und intuitiv wie die Benutzung einer APP und macht die Anschaffung kostspieliger IT-Infrastruktur überflüssig. Auch auf Seiten der Disponenten zahlt sich Vote2Work® aus: Das Vote2Work® Planer-Cockpit erleichtert den gesamten Planungs-, Anfrage- und Abstimmungsprozess enorm, da dieser über eine einzige, benutzerfreundliche Oberfläche gesteuert wird. Darüber hinaus profitieren Disponenten von dem im Vote2Work Planer-Cockpit integrierten Regelassistenten: Anhand bestimmter Regelparameter, die vom Unternehmen auch selbst festgelegt werden können, schlägt der clevere Regelassistent dem Planer mit nur wenigen Klicks die für einen bestimmten Einsatz bestgeeigneten Fachkräfte vor. Hierbei werden natürlich auch die Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigt, wodurch der Spagat zwischen Mitarbeiterbedürfnisse und betrieblichen Notwendigkeiten im Nu zum Kinderspiel wird.

Sie haben Fragen zum Thema „Flexibler Personaleinsatz“?

Möchten auch Sie Ihr Unternehmen startklar für die Zukunft machen und Ihre Personaleinsatzplanung nicht nur effizienter gestalten, sondern auch Ihre Mitarbeiter zu deren Zufriedenheit in den Planungsprozess miteinbeziehen? In diesem Fall sollten Sie unbedingt mit uns ins Gespräch kommen. Gerne beraten wir Sie umfassend und selbstverständlich ganz unverbindlich dahingehend, wie die SaaS-Lösung Vote2Work® auch Sie dabei unterstützen kann, Ihre Personaleinsatzplanung auf das nächste Level zu heben. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf und gehen Sie damit einen Schritt in Richtung Arbeit 4.0. Wir würden uns sehr freuen, schon bald von Ihnen zu hören!

Flexibles Arbeiten in der Produktions- und Schichtarbeit

Flexibles Arbeiten in der Produktions- und Schichtarbeit

Private Bedürfnisse und berufliche Anforderungen perfekt miteinander in Einklang bringen – ein Wunsch, den immer mehr Arbeitnehmer hegen. Flexibles Arbeiten gewinnt daher bei der Arbeitgeberwahl zunehmend an Bedeutung – gerade bei der Generation Y. Dies zeigt unter anderem das Ergebnis einer 2017 geführten Umfrage, deren Daten von Statista veröffentlicht wurden. Hier gaben rund 30 Prozent der Befragten an, dass flexible Arbeitszeiten die Entscheidung für ihren aktuellen Arbeitsplatz sehr stark beeinflusst haben.

Flexibles Arbeiten – in der Wirtschaft als „New Work“ oder „Arbeit 4.0“ heiß diskutiert – ist also längst nicht mehr bloß ein Trend. Dennoch tun sich nach wie vor viele Unternehmen schwer, den ersten Schritt in Richtung Arbeit 4.0 zu gehen. Dabei wird insbesondere in der Produktions- und Schichtarbeit hartnäckig an starren Strukturen festgehalten. Kein Wunder: Ist hier eine Präsenzpflicht doch unabdingbar. Und so profitieren immer noch hauptsächlich Desk-Worker von den Vorteilen flexibler und vor allem ortsunabhängiger Arbeit. Hierzu hat natürlich nicht zuletzt der Covid-19-bedingte Lockdown beigetragen, indem er dem Home-Office den Weg geebnet hat.

Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig für mehr Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft zu sorgen, werden Unternehmen der Bereiche Produktion, Pflege, Logistik und im Service um die flexible Personaleinsatzplanung allerdings nicht herumkommen. Es ist daher längst überfällig, sich dem Thema „flexibles Arbeiten“ also einmal aus der Sicht der BlueCollar- und Deskless-Worker zu nähern. Immerhin bietet die digitale und globale Vernetzung bereits etliche Möglichkeiten, mit denen sich zukunftsweisende Arbeitsmodelle auch in der Produktions- und Schichtarbeit umsetzen lassen.

Gute Gründe für flexibles Arbeiten

Durch die Digitalisierung und Globalisierung verändert sich die Arbeitswelt zunehmend. Zusätzlich wird bei Arbeitnehmern der Wunsch nach Modellen lauter, die ihnen Entlastung zugunsten von Privatem bieten – ganz gleich, ob dies mehr Zeit für die Familie, die Pflege eines Angehörigen, eine Fortbildung oder ehrenamtliches Engagement umfasst. Unternehmen müssen mit innovativen Konzepten in der Personalführung auf diese Veränderungen reagieren, um qualifizierte Mitarbeiter gewinnen und langfristig binden zu können. „Flexibles Arbeiten“ lautet hier das Stichwort, denn es bietet sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer eine Reihe signifikanter Vorteile. Denn die Zufriedenheit der Mitarbeiter dank ausgeglichener Work-Life-Balance nimmt erwiesenermaßen starken Einfluss auf das Wohlbefinden, die Motivation, die Produktivität und Kreativität der Belegschaft, was schlussendlich auch zu einer gesteigerten Qualität der Arbeit beiträgt. Des Weiteren reduzieren flexible Arbeitsmodelle – sofern moderne, digitale Lösungen für die Steuerung zum Einsatz kommen und die Mitarbeiter bei der Planung involviert sind – den Aufwand für die kurzfristige Personaleinsatzplanung drastisch, da die Pläne deutlich an Verlässlichkeit gewinnen. Zudem erleichtern sie die Bewältigung von kurzfristigen Auftragsspitzen, schwankende Auftragslagen, Lieferengpässen etc.

Kurzum: Flexibles Arbeiten kann eine echte Win-win-Situation auf beiden Seiten sein!

Arbeit 4.0 - Begriffsdefinition, Ängste und Chancen

Den Schritt in die Zukunft der Arbeit wagen

Wenn es um den flexiblen Personaleinsatz geht, wird in produzierenden Unternehmen, in der Logistik sowie im Gesundheitswesen häufig noch immer auf Excel-Tabellen oder Aushängelisten zurückgegriffen. Ebenso weit verbreitet sind das Hinterhertelefonieren, der Flurfunk sowie die Nutzung von diversen Messengerdiensten, wobei gerade Letzteres aus Sicht des Datenschutzes zum Teil kritisch zu bewerten ist. Und auch den für einen bestimmten Einsatz passenden Mitarbeiter hinsichtlich seiner Qualifikation und seines Arbeitszeitkontos zu ermitteln, gestaltet sich für Planer hier nicht selten schwierig. Warum sich gerade jener Mitarbeiter eignet oder nicht: Diese Entscheidung existiert meist nur im Kopf des Planers und ist für die betroffenen Einsatzkräfte kaum bis gar nicht nachvollziehbar. Letzte Feinjustierungen sind ebenfalls ausschließlich dem Schichtplaner vorbehalten – Einsatzkräfte haben hier meist wenig bis kein Mitspracherecht.

Dass diese Vorgehensweisen allgemein weder effizient noch transparent sind und auch nicht zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance beitragen, ist unbestreitbar. Was also tun? „Flexibler Personaleinsatz“ – bedarfsgerecht, mit kurzfristigem Planungshorizont sowie mit Einbezug der Mitarbeiter in die Planung und Berücksichtigung ihrer Präferenzen lautet die Lösung, mit der sich die genannten Problemstellungen bewältigen lassen. Warum aber setzen dennoch verhältnismäßig wenige Unternehmen bislang auf flexibles Arbeiten? In der Regel werden die Vorzüge schlichtweg ebenso vernachlässigt wie die Tatsache, dass der Markt mittlerweile entsprechende und bewährte Software-Lösungen offeriert, die bereits in zahlreichen KMU verwendet werden. Zeit, also die richtigen digitalen Flexibilitätsinstrumente näher ins Auge zu fassen, mit denen die Personaleinsatzplanung 4.0 mühelos gelingt.

Wie lässt sich flexibles Arbeiten smart umsetzen?

Der Schlüssel, mit dem Unternehmen von einer flexibleren Arbeitskultur profitieren können, ist die digitale Technologie. Die Zukunft gehört dabei insbesondere den Mobile Devices wie Smartphone oder Tablet. Gerade Ersteres ist für viele zum unentbehrlichen Alltagsbegleiter geworden. Warum dieses dann nicht auch für die Personaleinsatzplanung verwenden? Smarte Lösungen bedienen sich der Vorzüge der digitalen Welt und basieren auf modernen Cloudservices. In Kombination mit dem BYOD-Prinzip (Bring-Your-Own-Device) entfällt schließlich die Anschaffung und Wartung kostspieliger Hardware und Infrastruktur komplett.

Eine dieser smarten Lösungen für flexibles Arbeiten heißt Vote2Work®: Dieses Produktivitätstool basiert auf den Ergebnissen des Forschungsprojekts KapaflexCy, welches sich intensiv mit der Frage beschäftigt hat, wie sich betriebliche Notwendigkeiten mit den individuellen Bedürfnissen der Fachkräfte optimal in Einklang bringen lassen. Das cloudbasierte Vote2Work® setzt genau hier an und unterstützt Planer darin, die ad-hoc-Personalplanung effizient, regelkonform und transparent zu meistern, ohne dabei die Wünsche der Mitarbeiter außer Acht zu lassen. Im Gegenteil: Vote2Work® bezieht Fachkräfte in den Planungsprozess mit ein und gibt ihnen dadurch ein Stück Zeitautonomie zurück. Wie? Indem sie ihren eigenen Schichtplan über ihr Smartphone bequem wie mit einer App aktiv mitgestalten können, was den Spagat zwischen Privatem und Beruf um ein Vielfaches erleichtert.

Disponenten währenddessen haben mit dem intuitiv zu bedienenden Vote2Work® Planer-Cockpit alles stets bestens im Blick und können sämtliche mit der Personalplanung verknüpften Prozesse mit nur wenigen Klicks erledigen. Im Nu sind so Einsatzanfragen verschickt, Mitarbeiterpräferenzen geprüft, Genehmigungen beim Betriebsrat eingeholt und vieles mehr. Das ist aber längst nicht alles: Zusätzlich zeichnet sich das Vote2Work® Planer-Cockpit durch seinen smarten Regelassistenten aus, mit denen es Planern gelingt, die für einen bestimmten Einsatz bestgeeigneten Fachkräften innerhalb von Sekunden zu ermitteln. Nach den Auswahlkriterien „Wer kann, Wer darf, Wer soll, Wer möchte?“ schlägt der Regelassistent dem Disponenten geeignete Mitarbeiter vor. Das spart Zeit, ist fair, transparent und regelkonform.

Kollaboration & Selbstorganisation für höchste Personalflexibilität

Gehen auch Sie mit Vote2Work® einen Schritt Richtung „Arbeit 4.0“

Diskussionen, die das flexible Arbeiten betreffen, drehen sich in der Produktions- und Schichtarbeit noch immer primär um die Technik. Die Beteiligten – sprich die Menschen hinter den Maschinen – werden allerhöchstens am Rande erwähnt. Dabei spielt die „Work-Life-Balance“ mehr denn je eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Fachkräfte langfristig zu binden. Es muss daher ein Umdenken stattfinden, eine Transformation des Arbeitsalltags, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen betrifft.

Mit Vote2Work® wurde eine Vision für mehr Flexibilität in der Personaleinsatzplanung anwendbar. So ist es auch nicht verwunderlich, dass das damals noch als KapaflexCy®-App bekannte Tool zum Gewinner des Industrie 4.0 Award 2014 gekürt wurde. Möchten Sie mehr zum Thema „Flexibles Arbeiten“ realisiert durch die Vote2Work® Software in Erfahrung bringen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Im Rahmen einer individuellen Beratung zeigen wir Ihnen gerne im Detail auf, welche Optimierungspotenziale Vote2Work® Software speziell für Ihr Unternehmen bereithält.