Personaleinsatzplanung im Einzelhandel: ein neues Zeitalter bricht an

Personaleinsatzplanung im Einzelhandel: ein neues Zeitalter bricht an

Genauso wie in Großkonzernen oder Produktionsbetrieben ist die Personaleinsatzplanung auch im Einzelhandel von überragender Bedeutung. Nur dadurch ist zu jeder Zeit sichergestellt, dass ausreichend Mitarbeiter vorhanden sind, um den Betrieb reibungslos zu führen und einen optimalen Kundenservice zu gewährleisten. Allerdings stehen Einzelhändler und ihre Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen vor besonderen Herausforderungen bei der Planung des Personaleinsatzes.

Eines der Hauptprobleme besteht darin, dass die Nachfrage im Einzelhandel stark schwanken kann, insbesondere während saisonaler Spitzenzeiten oder Sonderaktionen. Einzelhändler müssen daher in der Lage sein, flexibel auf diese Schwankungen zu reagieren, um sowohl Über- als auch Unterbesetzung bei ihrem Personalbestand zu vermeiden. Eine starre und zu langfristige Personaleinsatzplanung kann gerade im Einzelhandel zu Umsatzverlusten, schlechtem Kundenservice und Frustration bei den Mitarbeitern führen.

Lang- und kurzfristige Personaleinsatzplanung im Einzelhandel effizient organisieren

Durch den Einsatz moderner Technologien und Softwarelösungen wie denen von Vote2Work können auch Einzelhändler effizienter und schneller auf schwankende Bedarfe reagieren. Wenn die Prognose eines Workforce-Management- oder ERP-Systems anzeigt, dass mehr oder weniger Personal auf der Fläche benötigt wird, können mit Vote2Work die Arbeitseinsätze optimal geplant und kurzfristig die passenden Mitarbeiter schnell und individuell digital erreicht werden. Der ganze Prozess vom konkreten Bedarf, über Ansprache der geeigneten Mitarbeiter bis zur fertigen Personaleinsatzplanung erfolgt dabei in vollständig digitalen Workflows. Das ist insbesondere im Einzelhandel wichtig, da hier häufig überwiegend mit Teilzeitkräften und Saisonarbeitern gearbeitet wird. So werden Engpässe oder Überkapazitäten vermieden und die Personaleinsatzplanung effizient an die realen Bedarfe im Dialog mit den Beschäftigten angepasst.

Die Digitalisierung dieser Prozesse ermöglicht den Einzelhändlern erstmals eine bessere Kommunikation und Koordination mit ihren Mitarbeitern. Durch den Einsatz von Apps oder Online-Plattformen können Arbeitszeiten kurzfristig flexibel geplant werden, wobei Mitarbeiter jederzeit die Gelegenheit haben, ihre Verfügbarkeiten anzugeben und darüber hinaus stets auf dem aktuellen Stand zu sein, wo und wann der nächste Einsatz für sie geplant ist. Dies erleichtert die Abstimmung von Arbeitszeiten und eröffnet den Mitarbeitern die Chance auf eine bessere Work-Life-Balance.

Digitale Personaleinsatzplanung ist vor allem für Ketten im Einzelhandel lohnenswert

So lange 5-10 Mitarbeiter im Café um die Ecke oder dem Inhaber-geführten Designershop geplant werden müssen, geht die Koordination und Abstimmung meist noch auf Zuruf.

Muss aber ein größerer Personalbestand in einer Region über mehrere Filialen hinweg koordiniert werden, braucht es digitale Tools zur Unterstützung. Ausgehend von einer komplexen Prognose aus einem übergeordneten Tool, wird der Prozess der Personaleinsatzplanung gestartet. Hierbei müssen ausgehend von einer Grund- bzw. Mindestbesetzung vor allem die flexiblen Anteile bedarfsgerecht und kurzfristig geplant werden. Auf Grund des meist hohen Anteiles von Teilzeitbeschäftigten und Filialen, die auf einen gemeinsamen Pool der Region zugreifen, steigt hier schnell die Komplexität bei der Einsatzplanung. Es gilt viele Parameter wie Personalverfügbarkeit, Arbeitszeitregelungen, Pausenzeiten, bekannte Abwesenheiten und die Qualifikationen der Mitarbeiter zu berücksichtigen, um deren Einsatz jeweils optimal zu gestalten. Moderne Tools können zudem die individuellen Wünsche der Mitarbeiter bei der Besetzung berücksichtigen. Die Planer im Einzelhandel werden dabei von automatisierten und teilautomatisierten Workflows unterstützt, um eine optimale Personaleinsatzplanung zu realisieren. Wichtig bleibt aber trotzdem, die Möglichkeit des finalen Eingriffs durch die Planungsverantwortlichen, um eventuelle Konflikte aufzulösen.

Insgesamt bieten die Fortschritte in der Flexibilisierung und Digitalisierung der Personaleinsatzplanung im Einzelhandel vielfältige Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Durch genaue Prognosen, bessere Kommunikation und automatisierte Planung können Einzelhändler ihre Ressourcen bestmöglich nutzen und gleichzeitig den Kundenservice weiter optimieren. In größeren Geschäften oder Einzelhandelsketten ist unsere Softwarelösung für die Personaleinsatzplanung ein wesentliches Element und überaus hilfreich, um den komplexen Anforderungen gerecht zu werden.

Flexible Arbeitszeiten – auch für Blue Collar Worker

Mehr Arbeitszeitflexibiliät ist nicht erst seit Kurzem relevantes Thema in Betriebswirtschaft und Personalwesen. Doch während die damit verbundenen Erfolgsfaktoren für Unternehmen – wie optimale Auslastung der Produktionslinien und bestmögliche Anpassung an saisonbedingte Auftragsschwankungen – umfassend analysiert und adaptiert wurden, sind die Auswirkungen beziehungsweise Chancen für die sogenannten Blue Collar / Deskless Worker in der Produktion, Logistik oder kundennahen Dienstleistung bisher nur stiefmütterlich behandelt worden. Dabei haben auch davon alle Beteiligten viele Vorteile, die sie vor allem durch die Nutzung digitaler Planungsinstrumente von Vote2Work verwirklichen können.

 

Blue Collar Worker

Blue Collar und White Collar Worker unterscheiden sich nicht nur in ihrer Kleidung

Als Blue Collar Worker werden Mitarbeiter in der Produktion, der Lagerhaltung und Logistik im internationalen Sprachgebrauch aufgrund ihrer traditionellen Arbeitsbekleidung bezeichnet – einem blauen Overall, der im Deutschen als Blaumann bekannt ist. Sein Gegenstück ist der White Collar, also das weiße Hemd oder der Kragen der im Büro beschäftigten Angestellten. Doch stärker noch als in ihrer Arbeitsbekleidung unterscheiden sich die beiden Gruppen in ihrem Zugriff auf digitalisierte Arbeits- und Kommunikationsinstrumente – im Normallfall einem PC-Arbeitsplatz. Dies hält die Blue Collar Worker, welche aktuell noch zutreffender als Deskless Worker bezeichnet werden, auch weiterhin meist davon ab, an Arbeitszeit- und Schichtplanungen mitzuwirken, um eine ausgewogenere Work-Life-Balance und zugleich mehr Verantwortung zu gewinnen.

Neue Schichtmodelle bringen Firmen und Blue Collar Workern Vorteile

Wie könnte eine solche für alle Beteiligten vorteilhafte Arbeitszeitgestaltung aussehen? Verdeutlichen kann das ein Beispiel des Automobilherstellers Audi, bei dem die Lackiererei natürlich klassisch im Dreischichtbetrieb organisiert. Wer dort in Teilzeit arbeiten möchte, musste sie bisher dennoch in Form von vollen Schichten ableisten, also beispielsweise nur jede zweite Woche in Vollzeit arbeiten, oder nur drei volle Tage wöchentlich. Ein neues Schichtmodell ermöglicht es, nunmehr auch halbe Schichten zu arbeiten. Hier kommt die Unterscheidung taktgebundener und nichttaktgebundener Arbeitsbereiche zum Tragen, in denen Mitarbeiter bei der Ausführung ihrer Tätigkeiten zeitlich an durch die Produktionslinien vorgegebene Taktzeiten gebunden sind. Indem nunmehr Blue Collar Worker aus nichttaktgebundenen Bereichen Schichten auffüllen können, wenn jemand in den taktgebundenen Bereichen seine Arbeitszeit reduzieren möchte, ergeben sich flexiblere Gestaltungsmöglichkeiten – im konkreten Fall für Mitarbeiterinnen, die nach der Elternzeit zunächst in Teilzeit wieder einsteigen wollen.

Blue Collar Worker

Grünes Licht für mitbestimmte Arbeitszeit statt „Blaumachen“

Doch die flexible Arbeitszeitgestaltung im Bereich der Blue Collar / Deskless Worker erfordert zwangsläufig auch andere Planungsinstrumente. Denn ein flexibleres Schichtmodell bringt zugleich neue arbeitsrechtliche, personalpolitische sowie abrechnungs- und revisionstechnische Fragen mit sich. Zeitliche Flexibilisierung kann aufgrund der engen gesetzlichen und tariflichen Rahmenbedingungen meist nur auf Freiwilligkeit der Beschäftigten basieren, so dass eine bedarfsgerechte Planung von Schichten und Arbeitszeiten im Dialog mit den Beschäftigten passieren muss. Der Schlüssel sind definierte digitale Workflows, die darauf ausgerichtet sind, die freiwillige Zustimmung der Mitarbeiter*Innen aufwandsarm einzuholen und sich über die Arbeitseinsätze kollaborativ abzustimmen. Vote2Work setzt genau hier mit seinem flexiblen und partizipativen Planungsansatz an. Und die Blue Collar Worker erhalten so „gestaltbare“ Arbeitszeiten und im Idealfall vielerlei Gelegenheiten für mehr Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf – was sich höchst positiv auf die Motivation auswirkt.

Der starre Schichtplan hat ausgedient

Der Schichtplan ist das Ergebnis eines komplexen Planungsprozesses, der zunächst die notwendigen Produktionsbedarfe auf Basis vorhandener Kundenaufträge und gewünschter Liefertermine ermittelt, daraus die Maschinenlaufzeiten ableitet und dann die Personalbedarfe zuordnet. Zusätzliche Komplexität im Planungsprozess entsteht durch eine Vielzahl weiterer Parameter: Kann oder muss im Einschicht- oder Mehrschichtsystem gearbeitet werden, um Kundenaufträge rechtzeitig zu erfüllen? Welche Qualifikationen werden zur Sicherung des Produktions- oder Logistikablaufes benötigt? Welche Maschinen- und Personalkosten sind mit unterschiedlichen Produktionsstrategien verbunden? Welche gesetzlichen und tariflichen Einschränkungen gilt es zu berücksichtigen? Auf Grund der vielen Parameter wird in der Regel versucht auf eine möglichst gleichmäßige Verteilung, auch als „Glättung“ der Bedarfe bekannt, zu optimieren. Das gilt dann auch für die Personaleinsatzplanung und im Ergebnis für den Schichtplan.

 

Schichtplan

Die Beschäftigten erhalten, je nach tariflichen oder branchenüblichen Vereinbarungen, den Schichtplan meist Wochen und Monate im Voraus. Hier zeigt sich nun das Dilemma, die Planung wird regelmäßig vom Alltag überholt. Ändert sich nur einer der vielen Parameter, was durch gerissene Lieferketten, volatile Bedarfe oder Krankheitswellen kontinuierlich der Fall ist, muss die Planung nachgesteuert werden. Belassen die Unternehmen die Schichtplanung bei weniger Bedarf, so zahlt das Unternehmen für Personal, welches nicht wertschöpfend eingesetzt werden kann. Wird kurzfristig mehr Bedarf benötigt, zahlt das Unternehmen meist wieder, in diesem Fall für Überstunden, und hat so ebenfalls erhöhte Kosten. Und nicht zu vergessen, eine kurzfristige Änderung setzt immer die Zustimmung der Mitarbeiter*Innen voraus.

Damit Unternehmen wettbewerbsfähig agieren können, benötigen sie zwei Fähigkeiten im Planungsprozess. Die langfristige Grundschichtplanung traditionaler Art, die sich an Markt- und Absatzprognosen orientiert sowie zusätzlich ein Flexibilitätsinstrument, um kurzfristige Bedarfe agil steuern zu können. Da die Beschäftigten in operativen und wertschöpfenden Bereichen nicht nur gesetzlich verbrieft sind, sondern auch aus dem Trend von Vereinbarkeit von Beruf & Familie eine gewichtige Stimme haben, kann die nötige Flexibilität nur in einem kollaborativen Abstimmungsprozess zwischen Beschäftigten und Unternehmen gelingen.

Mit der App Vote2Work® wurde hier punktgenau eine ganz neue Kategorie von Software geschaffen, mit der kurzfristig flexibel und unter Einbezug der Beschäftigten die Schichtplanung realisiert werden kann. Die digitalen und partizipativen Workflows sind darauf ausgerichtet, aufwandsarm eine freiwillige Zustimmung der Beschäftigten im Planungsprozess zu ermöglichen. Ein intelligentes Regelwerk liefert dafür den Gestaltungsrahmen, hat Verfügbarkeiten im Blick und unterstützt bei einer optimalen Besetzung, von der sowohl Mitarbeiter*Innen als auch das Unternehmen profitieren.

Schichtplan

Warum die langfristige Grundschichtplanung Vorteile und Nachteile für Unternehmen mit sich bringt

Die Schichtplanung ist klassisch auf die Unternehmensinteressen ausgerichtet, um die Produktion sicherzustellen sowie eine möglichst hohe Maschinenauslastung. Die Arbeitnehmerinteressen sind scheibchenweise über Tarifvereinbarungen und aus den wissenschaftlichen Erkenntnissen zum Arbeitsschutz kontinuierlich gestärkt worden. Solange das gesellschaftliche Paradigma von unendlichem Wachstum und Massenproduktion, manifestiert durch Produktionssysteme mit Taktsteuerung galt, konnte man mit einem langfristigen Schichtplan auf beiden Seiten ganz gut leben, da dieser im Alltag Sicherheit und Planbarkeit gab. Dieses Bild löst sich seit über 10 Jahren auf Grund von immer stärker schwankenden Märkten, kürzeren Produktzyklen und Fachkräftemangel auf. In Zeiten von Corona, gerissenen Lieferketten und akuter Rezension werden die Grenzen von starrer Schichtplanung mehr als deutlich. Alle Parteien müssen einen Weg finden agil auf die schnellen Veränderungen effizient zu reagieren. Im Kern sollte ein moderner Schichtplan …

  • auf die volatilen Bedarfe stark schwankender und unvorhersehbarer Marktstrukturen adäquat reagieren können
  • Auftragsspitzen jederzeit und in einem für die Belegschaft tragbarem Maße abfedern
  • kostenintensive Überkapazitäten in auftragsarmen Zeiten vermeiden
  • in Spitzenzeiten Volatilitätsreserven aufbauen, die in auftragsarmen Zeiten abgeschmolzen werden können, ohne dass Lohnausfall für die Beschäftigten und Kosten für die Unternehmen entstehen
  • das berechtigte Interesse der Mitarbeiter*Innen nach Zeitsouveränität unterstützen.

Wie gerade Deskless Worker von einem agilen Schichtplan profitieren

Obwohl sich die Bedingungen für Schichtarbeiter seit den Anfängen der Industrialisierung stark verbessert haben, sind diese gerade in den industriellen Produktions- oder Produktionsnahen Bereichen oft weiterhin einem nicht zeitgemäßen starren Schichtplan mit vielerlei Nachteilen unterworfen. Insbesondere die fehlende Möglichkeit nach individuell gestaltbaren Arbeitszeiten macht Produktions- und Schichtarbeit zunehmend unattraktiv. Was die Babyboomer noch akzeptiert haben, starre langfristige Einplanung ohne Mitspracherechte, ist für die Generation Y und Z nicht länger vorstellbar. Zusätzlich müssen sich die Beschäftigten mit wenig attraktiven Arbeitsplätze ohne eigenen PC-Zugang, Business Account und digitale Tools zufriedengeben. Das ist nicht nur der Work-Life-Balance dieser großen Gruppe von Beschäftigten abträglich, sondern bringt Nachteile auch für die Arbeitgeber und deren Erfolgsansprüche mit sich. So lässt sich das Potenzial von jüngeren, oft besser ausgebildeten Beschäftigten mit ihren gewandelten Karriere- respektive Lebensvorstellungen in einem starren Schichtmodell nicht abbilden geschweige denn nutzen. Der oft beklagte Fachkräftemangel in der Produktion dürfte sich dadurch weiter verstärken, und eine digitale Mitbestimmung der geplanten Arbeitsabläufe und -zeiten scheint zunehmend unerlässlich – zumal in der nachwachsenden Generation praktisch jeder über das kommunikationstechnische Equipment und die notwendigen Kenntnisse verfügt.

Den digitalen Schichtplan mit der Vote2Work® App optimal verwalten

Schon heute und auf jeden Fall in naher Zukunft wird es für jeden Beteiligten möglich sein, den Schichtplan jederzeit und an jedem Ort effizient und mühelos mitzugestalten – mit der Vote2Work® App! Unsere Schichtplan-App ist auf jedem beliebigen Endgerät vom Smartphone über das Tablet bis zum Notebook nutzbar. Dadurch lassen sich betriebliche Notwendigkeiten im Handumdrehen mit den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter*Innen in Übereinstimmung bringen. Für beide Seiten lassen sich die Vorteile leicht nachvollziehen: Die Beschäftigten können Beruf und Privatleben besser miteinander vereinbaren und gewinnen ein Stück Zeitautonomie zurück – mehr Zufriedenheit und Motivation sind weitere positive Effekte. Die Arbeitgeber wiederum können über den in unserer Vote2Work® App integrierten Arbeitszeitplaner bequem den kontinuierlichen Planungs-, Anfrage- und Abstimmungsprozess für einen digitalisierten Schichtplan koordinieren, zumal ihnen das smarte Regelwerk die für den jeweils anstehenden Einsatz die bestgeeigneten Mitarbeiter vorschlägt.

Wie sieht die Zukunft der Arbeit für Deskless Worker aus?

„New Work“ – im Deutschen auch gerne als „Zukunft der Arbeit“ bezeichnet – ist in aller Munde. Doch meist zeichnen entsprechende Szenarien, bei denen die Beschäftigten beinahe überall die ihnen übertragenen Aufgaben übernehmen können und nicht auf festgelegte Zeitvorgaben achten müssen, nur den zukünftigen, zum Teil bereits verwirklichten Arbeitsalltag der (bisherigen) Büroangestellten nach. Anders sieht es für die sogenannten „Deskless Worker“ aus, die ohne eigenen PC-Arbeitsplatz sehr häufig an Bändern arbeiten, welche nicht stillstehen dürfen, oder in stundenlanger „Laufarbeit“ Kunden vor Ort bedienen respektive an deren Wohnort beliefern. Die Schwierigkeiten einer höchst flexiblen sowie mitbestimmten Arbeitsorts- und Zeitgestaltung liegt somit bei diesen Gruppen auf der Hand – und werden dennoch durch die vielfältigen Möglichkeiten einer digital geprägten Zukunft der Arbeit Schritt für Schritt bewältigt werden können. Diese stehen auch bei Vote2Work im Mittelpunkt.

 

Deskless Worker

Warum in der Zukunft der Arbeit Büroangestellte zum Auslaufmodell werden

Viele der (früheren) Büroangestellten arbeiten schon heute flexibel, orts- und zeitunabhängig, mithilfe moderner cloudbasierten Lösungen für E-Mails, Office-Anwendungen oder Tools für die digitale Zusammenarbeit. Wie wir bereits an anderer Stelle ausgeführt haben, wird durch die so bereits verwirklichte Zukunft der Arbeit gerade der flexiblen Planung und Abstimmung des eigenen Arbeitseinsatzes Tür und Tor geöffnet. Mit sogenannten SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) von Vote2Work® können auch Ihre Mitarbeiter beispielsweise ihren Arbeitsplan über ein mobiles Endgerät ihrer Wahl mitbestimmen, erhalten unabhängig von Ort und Zeit Einsatzanfragen der Disponenten und haben die Möglichkeit, Termine festzulegen sowie Angebote einzustellen respektive zu verwalten. Als „Büromenschen“ werden sie somit in mehrfachem Sinne zum „Auslaufmodell“, da sie nicht mehr an feste Arbeitsorte und Bürozeiten gefesselt sind, sondern ihre Wege weitgehend selbst bestimmen können.

Deskless Worker finden überwiegend noch unzeitgemäße Arbeitsplätze vor

Doch die Zukunft der Arbeit betrifft auf Dauer nicht nur mit Büroarbeit beschäftigte Angestellte in einem urbanen Umfeld. Auch für die zahllosen Deskless Worker, also Beschäftigte, die nicht am Schreibtisch tätig sind, stehen gravierende Veränderungen im Arbeitsleben an. Bisher arbeiten sie oftmals im Schichtdienst und vor Ort, ohne dass passende IT-Lösungen oder auch nur Endgeräte zur Verfügung stehen. Oftmals verfügen Deskless Worker bei der Arbeit nicht über einen eigenen PC, sondern teilen sich beispielsweise einen Computer, welcher teilweise von ganzen Abteilungen und Fachbereichen verwendet wird – keine zeitgemäße Lösung, um die persönlichen Arbeitszeiten und auch -aufgaben abzustimmen. Die Kommunikation des Managements erfolgt demgegenüber häufig über ein schwarzes Brett im Pausenraum, auf dem auch Schichtpläne ausgehängt und teilweise abfotografiert werden müssen.

Ohne flexible Arbeitseinsatzplanung sind Deskless Worker gleich mehrfach im Nachteil

Aktuell passiert somit häufig zu wenig, um den Wünschen und Bedürfnissen der Deskless Worker gerecht zu werden. Fehlende digitale Tools führen schon jetzt in deren Arbeitsalltag häufig zu Problemen – insbesondere Schwierigkeiten in der Kommunikation sind meist die Folge. In einer aktuellen Studie gaben 28 Prozent der Befragten an, dass fehlende Kommunikation oder eine zu späte Ankündigung des Schichtplans ihre Work-Life-Balance wesentlich beeinträchtigt hätten. Daraus resultieren gerade in Coronazeiten durchaus nicht zu unterschätzende Gesundheitsrisiken: So gingen während des ersten Lockdowns 24 Prozent der Angestellten trotz Krankheitssymptomen zur Arbeit. Als Grund gaben wiederum 37 Prozent von ihnen an, dass sie kurzfristig keinen Ersatz für ihre Schicht gefunden hätten. Schon aus diesem Grund ist es längst überfällig, sich mit diesen Arbeitskräften auseinanderzusetzen, die ohnehin noch oft in ungesunden Schichtrhythmen arbeiten müssen. Wie kann also für diese Deskless Worker die Zukunft der Arbeit aussehen, beispielsweise …

  • im Handel
  • in der Logistik
  • oder in der Produktion?

Innovative Apps bringen mehr Flexibilität auch für Deskless Worker

Das Smartphone dürfte mittlerweile auch bei Schichtarbeitern und am Band Beschäftigten zum Standard gehören. Mithilfe von intuitiven Workforce Management Apps und Selfservices können darüber auch diese Deskless Worker ohne eigenen PC-Zugang in alle Prozesse rund um die Arbeitszeitabstimmung eingebunden werden und durch digitale Personaleinsatzplanungslösungen selbstständig Schichten annehmen, ablehnen oder untereinander tauschen. Funktionen wie Schichttauschbörse, Arbeitszeitwünsche, papierlose Urlaubsanträge sowie die intuitive Zeiterfassung am Desktop oder per Smartphone verschaffen auch dieser großen Gruppe eine optimale Digital Employee Experience. Sie erhalten so mehr Eigenverantwortung über ihre Zeitplanung – und können beispielsweise besser als bisher auch spontane Familienereignisse wahrnehmen. Die Zukunft der Arbeit und der Wandel der Arbeitswelt sollten somit letztendlich auch jedem Deskless Worker eine bessere Work-Life-Balance, geringere Stresslevels und eine höhere Arbeitszufriedenheit bescheren.

Workforce Management ist auch flexible Personal(einsatz)planung

Die bestgeeigneten Mitarbeiter erledigen zum optimalen Zeitpunkt und am passenden Ort die richtigen Aufgaben – was in der Theorie der Personal(einsatz)planung so einfach klingt, ist in der Praxis vielfach eine hochkomplexe Aufgabe, auf die verschiedenste Faktoren Einfluss nehmen, welche zunehmend schwieriger abzuschätzen sind. Unternehmen müssen ihre internen Prozesse und Strukturen schnell und flexibel den sich immer schneller wandelnden Herausforderungen wie saisonal schwankenden Auftragslagen oder gar krisenbedingten Lockdowns anpassen können – und dabei dennoch weiterhin so effizient und kostensparend wie möglich arbeiten. Vor diesem Hintergrund ermöglicht nur ein ganzheitliches Workforce Management mit Tools für kurzfristige Personalplanung den Unternehmen und ihren Beschäftigten, alle bedarfsgerechten Einsätze abgestimmt umzusetzen sowie die weiteren Planungen an den Bedürfnissen aller Beteiligten auszurichten.

 

Workforce Management

Was ist Workforce Management?

Das Schlagwort Workforce Management steht somit für den optimalen Einsatz von mobilen Ressourcen wie Mitarbeitern, Maschinen und Arbeitsmitteln sowie die bestmögliche Abstimmung dieser verschiedenen Faktoren aufeinander. Ausgangspunkt des Workforce Managements ist dabei notwendigerweise immer eine klare Definition von Arbeitsaufgaben und -anforderungen sowie bedarfsorientierte Prognosen und Methoden, die eine möglichst effiziente und sichere Ausführung der geforderten Aufgaben ermöglichen. Wichtige Fragen im Rahmen einer solchen Bedarfsanalyse sind zum Beispiel:

  • Welche relevanten Einflussgrößen lösen den Personalbedarf aus? (z. B. Anrufspitzenzeiten in Callcentern, Anzahl Kunden am Point of Sale, logistischer Mehraufwand bei Sonderaktionen, Auftragsspitzen in der Produktion usw.)
  • Wie sind diese Einflussgrößen auf bestimmte Zeiträume verteilt?
  • Und welche Einflussgrößen können den Personaleinsatz in Spitzenzeiten mitbestimmen, etwa Zuschläge für Wochenend- und Nachtarbeit, um nur ein Beispiel zu nennen?

Vor allem dieser letztgenannte Punkt spielt auf die in ganzheitlichem Workforce Management enthaltene Möglichkeit an, neben in erster Linie monetären weitere Anreize wie etwa flexible Mitbestimmungsinstrumente zu schaffen, die auf Dauer dazu beitragen, die Leistungsbereitschaft aufrechtzuerhalten oder sogar noch weiter zu steigern.

Wie sich Workforce Management und klassische Personaleinsatzplanung unterscheiden

Diese Ausführungen verdeutlichen bereits, dass in vielen Unternehmen der Fokus von Workforce Management weiterhin auf dem möglichst perfekten Einsatz von Personal liegt: Es geht darum, vorhandene Kapazitäten optimal einzusetzen und jederzeit flexibel auf Bedarfsschwankungen reagieren zu können. Damit einher gehen natürlich auch die Zielsetzungen einer …

  • größtmöglichen Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeiten
  • höheren Mitarbeiterzufriedenheit durch eine akzeptable Work-Life-Balance
  • Einsparung von Kosten durch möglichst punktgenaue Einsatzplanung
  • Verbesserung der Produktivität und Wirtschaftlichkeit
  • Reduktion administrativer Aufgaben auf ein Minimum.

Dennoch gibt es zwischen dem Workforce Management und einer traditionellen Personal(einsatz)planung einen mehr als lediglich sprachlichen Unterschied: Während sich Letztere in erster Linie um die relativ unflexible Zuordnung von Mitarbeitern auf bestimmte Schichten, Arbeitsplätze und Maschinen kümmert, betrachtet das Workforce Management einen größeren Planungshorizont und die Abhängigkeiten des Personaleinsatzes von den sich wandelnden betriebswirtschaftlichen Bedarfen wie auch den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Software wie Vote2Work leistet einen zunehmend wichtigen Beitrag dazu.

Die Vorteile flexiblen Workforce Managements mit professioneller Software

Die Vorteile, die Ihnen ein professionell verwirklichtes Workforce Management bringt, sind vielfältig – und können in Ergänzung mit einer Software wie Vote2Work optimal ausgeschöpft werden. Sie hilft Ihnen, Ihre betriebliche Effizienz und die Produktivität zu erhöhen, indem Sie zum Beispiel Zeitpläne kurzfristiger erstellen beziehungsweise modifizieren oder die Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen steigern können, was die Servicequalität unmittelbar verbessert. Denn gerade unvorhergesehene Personalengpässe können dazu führen, dass Lieferketten brechen oder generell Kunden lange warten müssen und ihre Zufriedenheit gegen null tendiert. Solche Risiken lassen sich durch eine softwareoptimierte Synchronisation von Personalbedarf und -kapazität sowie die digitale Abstimmung darüber minimieren. Hinzu kommt, dass aufgrund einer präziseren Personalbedarfsermittlung sowohl unnötige Überstunden als auch Zeiten eingeschränkter Produktivität weitgehend vermieden werden können. Durch überlegtes Workforce Management erhöhen Unternehmen somit auch die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter bei gleichzeitiger Einsparung von Personalkosten, was die Vorteile des softwaregestützten Workforce Managements nochmals auf den Punkt bringen dürfte.

Vote2Work im Gespräch: NewWork im Blue Collar Bereich

Im NewWork-Talk mit Jürgen Pfeiler von Corporate Culture Consulting geht es darum, wie New Work im Blue Collar und Deskless Worker Bereich funktionieren kann.

Unsere Gründerin Katrin Pape schildert im Gespräch unsere Vision hierzu und wie im Bereich der flexiblen Personaleinsatzplanung digitale Werkzeuge wie die Work-Tech SaaS-Lösung von Vote2Work Unternehmen dabei unterstützen, Flexibilitätspotenziale zu identifizieren und kollaborativ mit den Mitarbeitenden zu nutzen.

Die beiden nachfolgenden Clips sind Auszüge aus dem NewWork-Talk, das Gespräch in ganzer Länge wird zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlicht.

 

Transkription

Wer und was ist Vote2Work und wo siehst du den Kontext zu NewWork?

Vielen Dank für die Einladung heute! Ja, was machen wir bei Vote2Work? Im Grunde dreht sich bei uns alles um das Thema „Flexibilisierung der Arbeitswelt“, wobei wir den Schwerpunkt auf den operativen und wertschöpfenden Bereich legen. D.h. tatsächlich konzentrieren wir uns auf die vielen Blue Collar und Deskless Worker die tagtäglich ihren Beitrag im Shopfloor, beim Patienten, im Service leisten. Das Interessante ist, dass trotz Digitalisierung viele Unternehmen nach wie vor in sehr klassischen, hierarchischen Strukturen, und auch starren Strukturen, leben und denken und das ist ein Thema, das möchten wir ganz gerne ändern.

Denn auf der einen Seite benötigen die Unternehmen deutlich mehr Flexibilität, wenn sie den immer kurzfristigeren Bedarfen gerecht werden wollen, wenn sie wettbewerbsfähig sein wollen, denn wir leben in einer hochindividualisierten Welt. Auf der anderen Seite geht natürlich das Thema familienfreundliche, flexible Arbeitszeiten auch durchaus von den Mitarbeitenden aus, so dass man hier natürlich schauen muss, was für Ansätze kann man auf diesem Feld zukünftig realisieren und umsetzen.

Wir sehen, dass die Unternehmen selbst schon durchaus so weit sind, dass sie auch Schritte hier gehen aber in der betrieblichen Praxis fehlt es eben doch an geeigneten Werkzeugen, um so einen Transformationsprozess von zumeist sehr starren, top-down organisierten Planungen hin zu einem bedarfsgerechten, flexiblen Arbeiten und Miteinander zu unterstützen und in dem Zusammenhang auch noch die Mitarbeiterpartizipation in der Weise zu ermöglichen, so dass auch die Mitarbeitenden Einfluss nehmen können auf die Gestaltung ihrer Arbeitszeit für mehr Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Genau da setzen wir mit Vote2Work an, um hier das Leben leichter zu machen.

 

Transkription

Jetzt wird es natürlich auch einige interessieren, wie funktioniert Vote2Work. Natürlich kannst du nicht das gesamte Spektrum erklären, das ist ganz klar. Aber vielleicht kurz abstecken, dass man eine Vorstellung hat. Wie kann man sich das vorstellen, dass das System eingeführt wird und funktioniert?

Vielleicht einfach ein paar Worte dazu, was unsere Lösung – gleichnamige Lösung Vote2Work, grundsätzlich überhaupt ersteinmal ist. Wir haben ein Instrument geschaffen, mit dem es möglich ist, die betrieblichen Notwendigkeiten des Unternehmens mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter zügig und vor allem auch fair in Übereinstimmung zu bringen. Damit geht es zunächst los, das ist der Scope dieses Produktes.

Wie machen wir das? Wir vernetzen dazu im Grunde alle am Planungsprozess Beteiligte über mobile Endgeräte – und zum Planungsprozess Beteiligte gehört auch der „Verplante“ – und binden diese dann über interaktive Workflows in digitale Abstimmungsprozesse ein. Eigentlich etwas völlig Normales, wir stimmen uns alle irgendwo tagtäglich ab. D.h. im Grunde genommen, was wir hier treiben ist kein „Hexenwerk“, sondern ein natürliches Vorgehen. Und, du hast es eben auch schon gesagt, Vote2Work als Instrument ist eine digitale Lösung – dadurch ergibt sich zwangsläufig schon die Transparenz, die es braucht. Auch für die Beschäftigten, da sie jetzt online angebunden sind und sich jederzeit online informieren können, wann sie wo wie arbeiten sollen – sind also jederzeit up-to-date, erfahren jedwede Änderung sofort in Echtzeit.

Das interessante an Vote2Work ist, neben dieser Vernetzung und dem digitalen Abstimmungsprozess, dass wir dieses Thema – Partizipation, Mitbestimmung der Mitarbeitenden bzw. der komplett kollaborative Ansatz, dass der sich komplett durch das ganze Produkt durchzieht. Damit das gut funktioniert, braucht es zusätzlich soetwas wie ein Regelwerk. Das liefert bei uns zum Beispiel den Gestaltungsrahmen, weil bei solchen Planungsszenarien immer auch die Mitarbeiterverfügbarkeiten sehr präzise zu prüfen sind. D.h. wir prüfen über ein Regelwerk die Einsatzfähigkeit nach den gesetzlichen Vorgaben. Wir matchen Qualifikationen, wir matchen aber eben auch die Arbeitszeitwünsche der Beschäftigten auf die jeweils konkreten Bedarfe und das Regelwerk wird dem Planungsverantwortlichen wiederum unterstützen und schlägt den jeweils besten „Fit“ vor.

Und was wir mit Vote2Work auch unterstützen möchten, sind so Themen wie Ausbalancierung der Arbeitsbelastung, insbesondere wenn es zu Mehrarbeit kommt. Hierfür haben wir eine Prioritätensteuerung entwickelt, die dafür sorgt, dass nicht immer die Gleichen die Last tragen und es andere gibt, die sich dann vielleicht auch einmal „ein bisschen wegducken“. Gleiches kann man auch in Bezug auf die gerechtere Verteilung von lukrativen und weniger lukrativen Einsätzen machen. Was natürlich auch ein wesentliches Element ist, damit man ein Stück weit diesen „Nasenfaktor“ rausbekommt und subjektive Entscheidungen mehr durch objektive Entscheidungen ersetzt.

Das ist, was Vote2Work ausmacht. Es ist ein kleines, feines Instrument, das die Unternehmen bei diesem Transformationsprozess unterstützen soll, doch mal deutlich flexibler zu planen, bedarfsgerecht zu planen und dabei auch noch die Mitarbeitenden einzubeziehen.