Wie sieht die Zukunft der Arbeit für Deskless Worker aus?

„New Work“ – im Deutschen auch gerne als „Zukunft der Arbeit“ bezeichnet – ist in aller Munde. Doch meist zeichnen entsprechende Szenarien, bei denen die Beschäftigten beinahe überall die ihnen übertragenen Aufgaben übernehmen können und nicht auf festgelegte Zeitvorgaben achten müssen, nur den zukünftigen, zum Teil bereits verwirklichten Arbeitsalltag der (bisherigen) Büroangestellten nach. Anders sieht es für die sogenannten „Deskless Worker“ aus, die ohne eigenen PC-Arbeitsplatz sehr häufig an Bändern arbeiten, welche nicht stillstehen dürfen, oder in stundenlanger „Laufarbeit“ Kunden vor Ort bedienen respektive an deren Wohnort beliefern. Die Schwierigkeiten einer höchst flexiblen sowie mitbestimmten Arbeitsorts- und Zeitgestaltung liegt somit bei diesen Gruppen auf der Hand – und werden dennoch durch die vielfältigen Möglichkeiten einer digital geprägten Zukunft der Arbeit Schritt für Schritt bewältigt werden können. Diese stehen auch bei Vote2Work im Mittelpunkt.

Deskless Worker

Warum in der Zukunft der Arbeit Büroangestellte zum Auslaufmodell werden

Viele der (früheren) Büroangestellten arbeiten schon heute flexibel, orts- und zeitunabhängig, mithilfe moderner cloudbasierten Lösungen für E-Mails, Office-Anwendungen oder Tools für die digitale Zusammenarbeit. Wie wir bereits an anderer Stelle ausgeführt haben, wird durch die so bereits verwirklichte Zukunft der Arbeit gerade der flexiblen Planung und Abstimmung des eigenen Arbeitseinsatzes Tür und Tor geöffnet. Mit sogenannten SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) von Vote2Work® können auch Ihre Mitarbeiter beispielsweise ihren Arbeitsplan über ein mobiles Endgerät ihrer Wahl mitbestimmen, erhalten unabhängig von Ort und Zeit Einsatzanfragen der Disponenten und haben die Möglichkeit, Termine festzulegen sowie Angebote einzustellen respektive zu verwalten. Als „Büromenschen“ werden sie somit in mehrfachem Sinne zum „Auslaufmodell“, da sie nicht mehr an feste Arbeitsorte und Bürozeiten gefesselt sind, sondern ihre Wege weitgehend selbst bestimmen können.

Deskless Worker finden überwiegend noch unzeitgemäße Arbeitsplätze vor

Doch die Zukunft der Arbeit betrifft auf Dauer nicht nur mit Büroarbeit beschäftigte Angestellte in einem urbanen Umfeld. Auch für die zahllosen Deskless Worker, also Beschäftigte, die nicht am Schreibtisch tätig sind, stehen gravierende Veränderungen im Arbeitsleben an. Bisher arbeiten sie oftmals im Schichtdienst und vor Ort, ohne dass passende IT-Lösungen oder auch nur Endgeräte zur Verfügung stehen. Oftmals verfügen Deskless Worker bei der Arbeit nicht über einen eigenen PC, sondern teilen sich beispielsweise einen Computer, welcher teilweise von ganzen Abteilungen und Fachbereichen verwendet wird – keine zeitgemäße Lösung, um die persönlichen Arbeitszeiten und auch -aufgaben abzustimmen. Die Kommunikation des Managements erfolgt demgegenüber häufig über ein schwarzes Brett im Pausenraum, auf dem auch Schichtpläne ausgehängt und teilweise abfotografiert werden müssen.

Ohne flexible Arbeitseinsatzplanung sind Deskless Worker gleich mehrfach im Nachteil

Aktuell passiert somit häufig zu wenig, um den Wünschen und Bedürfnissen der Deskless Worker gerecht zu werden. Fehlende digitale Tools führen schon jetzt in deren Arbeitsalltag häufig zu Problemen – insbesondere Schwierigkeiten in der Kommunikation sind meist die Folge. In einer aktuellen Studie gaben 28 Prozent der Befragten an, dass fehlende Kommunikation oder eine zu späte Ankündigung des Schichtplans ihre Work-Life-Balance wesentlich beeinträchtigt hätten. Daraus resultieren gerade in Coronazeiten durchaus nicht zu unterschätzende Gesundheitsrisiken: So gingen während des ersten Lockdowns 24 Prozent der Angestellten trotz Krankheitssymptomen zur Arbeit. Als Grund gaben wiederum 37 Prozent von ihnen an, dass sie kurzfristig keinen Ersatz für ihre Schicht gefunden hätten. Schon aus diesem Grund ist es längst überfällig, sich mit diesen Arbeitskräften auseinanderzusetzen, die ohnehin noch oft in ungesunden Schichtrhythmen arbeiten müssen. Wie kann also für diese Deskless Worker die Zukunft der Arbeit aussehen, beispielsweise …

  • im Handel
  • in der Logistik
  • oder in der Produktion?

Innovative Apps bringen mehr Flexibilität auch für Deskless Worker

Das Smartphone dürfte mittlerweile auch bei Schichtarbeitern und am Band Beschäftigten zum Standard gehören. Mithilfe von intuitiven Workforce Management Apps und Selfservices können darüber auch diese Deskless Worker ohne eigenen PC-Zugang in alle Prozesse rund um die Arbeitszeitabstimmung eingebunden werden und durch digitale Personaleinsatzplanungslösungen selbstständig Schichten annehmen, ablehnen oder untereinander tauschen. Funktionen wie Schichttauschbörse, Arbeitszeitwünsche, papierlose Urlaubsanträge sowie die intuitive Zeiterfassung am Desktop oder per Smartphone verschaffen auch dieser großen Gruppe eine optimale Digital Employee Experience. Sie erhalten so mehr Eigenverantwortung über ihre Zeitplanung – und können beispielsweise besser als bisher auch spontane Familienereignisse wahrnehmen. Die Zukunft der Arbeit und der Wandel der Arbeitswelt sollten somit letztendlich auch jedem Deskless Worker eine bessere Work-Life-Balance, geringere Stresslevels und eine höhere Arbeitszufriedenheit bescheren.

Workforce Management ist auch flexible Personal(einsatz)planung

Die bestgeeigneten Mitarbeiter erledigen zum optimalen Zeitpunkt und am passenden Ort die richtigen Aufgaben – was in der Theorie der Personal(einsatz)planung so einfach klingt, ist in der Praxis vielfach eine hochkomplexe Aufgabe, auf die verschiedenste Faktoren Einfluss nehmen, welche zunehmend schwieriger abzuschätzen sind. Unternehmen müssen ihre internen Prozesse und Strukturen schnell und flexibel den sich immer schneller wandelnden Herausforderungen wie saisonal schwankenden Auftragslagen oder gar krisenbedingten Lockdowns anpassen können – und dabei dennoch weiterhin so effizient und kostensparend wie möglich arbeiten. Vor diesem Hintergrund ermöglicht nur ein ganzheitliches Workforce Management mit Tools für kurzfristige Personalplanung den Unternehmen und ihren Beschäftigten, alle bedarfsgerechten Einsätze abgestimmt umzusetzen sowie die weiteren Planungen an den Bedürfnissen aller Beteiligten auszurichten.

Workforce Management

Was ist Workforce Management?

Das Schlagwort Workforce Management steht somit für den optimalen Einsatz von mobilen Ressourcen wie Mitarbeitern, Maschinen und Arbeitsmitteln sowie die bestmögliche Abstimmung dieser verschiedenen Faktoren aufeinander. Ausgangspunkt des Workforce Managements ist dabei notwendigerweise immer eine klare Definition von Arbeitsaufgaben und -anforderungen sowie bedarfsorientierte Prognosen und Methoden, die eine möglichst effiziente und sichere Ausführung der geforderten Aufgaben ermöglichen. Wichtige Fragen im Rahmen einer solchen Bedarfsanalyse sind zum Beispiel:

  • Welche relevanten Einflussgrößen lösen den Personalbedarf aus? (z. B. Anrufspitzenzeiten in Callcentern, Anzahl Kunden am Point of Sale, logistischer Mehraufwand bei Sonderaktionen, Auftragsspitzen in der Produktion usw.)
  • Wie sind diese Einflussgrößen auf bestimmte Zeiträume verteilt?
  • Und welche Einflussgrößen können den Personaleinsatz in Spitzenzeiten mitbestimmen, etwa Zuschläge für Wochenend- und Nachtarbeit, um nur ein Beispiel zu nennen?

Vor allem dieser letztgenannte Punkt spielt auf die in ganzheitlichem Workforce Management enthaltene Möglichkeit an, neben in erster Linie monetären weitere Anreize wie etwa flexible Mitbestimmungsinstrumente zu schaffen, die auf Dauer dazu beitragen, die Leistungsbereitschaft aufrechtzuerhalten oder sogar noch weiter zu steigern.

Wie sich Workforce Management und klassische Personaleinsatzplanung unterscheiden

Diese Ausführungen verdeutlichen bereits, dass in vielen Unternehmen der Fokus von Workforce Management weiterhin auf dem möglichst perfekten Einsatz von Personal liegt: Es geht darum, vorhandene Kapazitäten optimal einzusetzen und jederzeit flexibel auf Bedarfsschwankungen reagieren zu können. Damit einher gehen natürlich auch die Zielsetzungen einer …

  • größtmöglichen Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeiten
  • höheren Mitarbeiterzufriedenheit durch eine akzeptable Work-Life-Balance
  • Einsparung von Kosten durch möglichst punktgenaue Einsatzplanung
  • Verbesserung der Produktivität und Wirtschaftlichkeit
  • Reduktion administrativer Aufgaben auf ein Minimum.

Dennoch gibt es zwischen dem Workforce Management und einer traditionellen Personal(einsatz)planung einen mehr als lediglich sprachlichen Unterschied: Während sich Letztere in erster Linie um die relativ unflexible Zuordnung von Mitarbeitern auf bestimmte Schichten, Arbeitsplätze und Maschinen kümmert, betrachtet das Workforce Management einen größeren Planungshorizont und die Abhängigkeiten des Personaleinsatzes von den sich wandelnden betriebswirtschaftlichen Bedarfen wie auch den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Software wie Vote2Work leistet einen zunehmend wichtigen Beitrag dazu.

Die Vorteile flexiblen Workforce Managements mit professioneller Software

Die Vorteile, die Ihnen ein professionell verwirklichtes Workforce Management bringt, sind vielfältig – und können in Ergänzung mit einer Software wie Vote2Work optimal ausgeschöpft werden. Sie hilft Ihnen, Ihre betriebliche Effizienz und die Produktivität zu erhöhen, indem Sie zum Beispiel Zeitpläne kurzfristiger erstellen beziehungsweise modifizieren oder die Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen steigern können, was die Servicequalität unmittelbar verbessert. Denn gerade unvorhergesehene Personalengpässe können dazu führen, dass Lieferketten brechen oder generell Kunden lange warten müssen und ihre Zufriedenheit gegen null tendiert. Solche Risiken lassen sich durch eine softwareoptimierte Synchronisation von Personalbedarf und -kapazität sowie die digitale Abstimmung darüber minimieren. Hinzu kommt, dass aufgrund einer präziseren Personalbedarfsermittlung sowohl unnötige Überstunden als auch Zeiten eingeschränkter Produktivität weitgehend vermieden werden können. Durch überlegtes Workforce Management erhöhen Unternehmen somit auch die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter bei gleichzeitiger Einsparung von Personalkosten, was die Vorteile des softwaregestützten Workforce Managements nochmals auf den Punkt bringen dürfte.

Vote2Work im Gespräch: NewWork im Blue Collar Bereich

Im NewWork-Talk mit Jürgen Pfeiler von Corporate Culture Consulting geht es darum, wie New Work im Blue Collar und Deskless Worker Bereich funktionieren kann.

Unsere Gründerin Katrin Pape schildert im Gespräch unsere Vision hierzu und wie im Bereich der flexiblen Personaleinsatzplanung digitale Werkzeuge wie die Work-Tech SaaS-Lösung von Vote2Work Unternehmen dabei unterstützen, Flexibilitätspotenziale zu identifizieren und kollaborativ mit den Mitarbeitenden zu nutzen.

Die beiden nachfolgenden Clips sind Auszüge aus dem NewWork-Talk, das Gespräch in ganzer Länge wird zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlicht.

 

Transkription

Wer und was ist Vote2Work und wo siehst du den Kontext zu NewWork?

Vielen Dank für die Einladung heute! Ja, was machen wir bei Vote2Work? Im Grunde dreht sich bei uns alles um das Thema „Flexibilisierung der Arbeitswelt“, wobei wir den Schwerpunkt auf den operativen und wertschöpfenden Bereich legen. D.h. tatsächlich konzentrieren wir uns auf die vielen Blue Collar und Deskless Worker die tagtäglich ihren Beitrag im Shopfloor, beim Patienten, im Service leisten. Das Interessante ist, dass trotz Digitalisierung viele Unternehmen nach wie vor in sehr klassischen, hierarchischen Strukturen, und auch starren Strukturen, leben und denken und das ist ein Thema, das möchten wir ganz gerne ändern.

Denn auf der einen Seite benötigen die Unternehmen deutlich mehr Flexibilität, wenn sie den immer kurzfristigeren Bedarfen gerecht werden wollen, wenn sie wettbewerbsfähig sein wollen, denn wir leben in einer hochindividualisierten Welt. Auf der anderen Seite geht natürlich das Thema familienfreundliche, flexible Arbeitszeiten auch durchaus von den Mitarbeitenden aus, so dass man hier natürlich schauen muss, was für Ansätze kann man auf diesem Feld zukünftig realisieren und umsetzen.

Wir sehen, dass die Unternehmen selbst schon durchaus so weit sind, dass sie auch Schritte hier gehen aber in der betrieblichen Praxis fehlt es eben doch an geeigneten Werkzeugen, um so einen Transformationsprozess von zumeist sehr starren, top-down organisierten Planungen hin zu einem bedarfsgerechten, flexiblen Arbeiten und Miteinander zu unterstützen und in dem Zusammenhang auch noch die Mitarbeiterpartizipation in der Weise zu ermöglichen, so dass auch die Mitarbeitenden Einfluss nehmen können auf die Gestaltung ihrer Arbeitszeit für mehr Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Genau da setzen wir mit Vote2Work an, um hier das Leben leichter zu machen.

 

Transkription

Jetzt wird es natürlich auch einige interessieren, wie funktioniert Vote2Work. Natürlich kannst du nicht das gesamte Spektrum erklären, das ist ganz klar. Aber vielleicht kurz abstecken, dass man eine Vorstellung hat. Wie kann man sich das vorstellen, dass das System eingeführt wird und funktioniert?

Vielleicht einfach ein paar Worte dazu, was unsere Lösung – gleichnamige Lösung Vote2Work, grundsätzlich überhaupt ersteinmal ist. Wir haben ein Instrument geschaffen, mit dem es möglich ist, die betrieblichen Notwendigkeiten des Unternehmens mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter zügig und vor allem auch fair in Übereinstimmung zu bringen. Damit geht es zunächst los, das ist der Scope dieses Produktes.

Wie machen wir das? Wir vernetzen dazu im Grunde alle am Planungsprozess Beteiligte über mobile Endgeräte – und zum Planungsprozess Beteiligte gehört auch der „Verplante“ – und binden diese dann über interaktive Workflows in digitale Abstimmungsprozesse ein. Eigentlich etwas völlig Normales, wir stimmen uns alle irgendwo tagtäglich ab. D.h. im Grunde genommen, was wir hier treiben ist kein „Hexenwerk“, sondern ein natürliches Vorgehen. Und, du hast es eben auch schon gesagt, Vote2Work als Instrument ist eine digitale Lösung – dadurch ergibt sich zwangsläufig schon die Transparenz, die es braucht. Auch für die Beschäftigten, da sie jetzt online angebunden sind und sich jederzeit online informieren können, wann sie wo wie arbeiten sollen – sind also jederzeit up-to-date, erfahren jedwede Änderung sofort in Echtzeit.

Das interessante an Vote2Work ist, neben dieser Vernetzung und dem digitalen Abstimmungsprozess, dass wir dieses Thema – Partizipation, Mitbestimmung der Mitarbeitenden bzw. der komplett kollaborative Ansatz, dass der sich komplett durch das ganze Produkt durchzieht. Damit das gut funktioniert, braucht es zusätzlich soetwas wie ein Regelwerk. Das liefert bei uns zum Beispiel den Gestaltungsrahmen, weil bei solchen Planungsszenarien immer auch die Mitarbeiterverfügbarkeiten sehr präzise zu prüfen sind. D.h. wir prüfen über ein Regelwerk die Einsatzfähigkeit nach den gesetzlichen Vorgaben. Wir matchen Qualifikationen, wir matchen aber eben auch die Arbeitszeitwünsche der Beschäftigten auf die jeweils konkreten Bedarfe und das Regelwerk wird dem Planungsverantwortlichen wiederum unterstützen und schlägt den jeweils besten „Fit“ vor.

Und was wir mit Vote2Work auch unterstützen möchten, sind so Themen wie Ausbalancierung der Arbeitsbelastung, insbesondere wenn es zu Mehrarbeit kommt. Hierfür haben wir eine Prioritätensteuerung entwickelt, die dafür sorgt, dass nicht immer die Gleichen die Last tragen und es andere gibt, die sich dann vielleicht auch einmal „ein bisschen wegducken“. Gleiches kann man auch in Bezug auf die gerechtere Verteilung von lukrativen und weniger lukrativen Einsätzen machen. Was natürlich auch ein wesentliches Element ist, damit man ein Stück weit diesen „Nasenfaktor“ rausbekommt und subjektive Entscheidungen mehr durch objektive Entscheidungen ersetzt.

Das ist, was Vote2Work ausmacht. Es ist ein kleines, feines Instrument, das die Unternehmen bei diesem Transformationsprozess unterstützen soll, doch mal deutlich flexibler zu planen, bedarfsgerecht zu planen und dabei auch noch die Mitarbeitenden einzubeziehen.

Die zunehmende Bedeutung der Employee Experience für Deskless Worker

“The great resignation” oder “Die große Kündigungswelle” ist aktuell eines der wichtigsten Themen für viele Unternehmen in den USA. Mehrere Millionen Arbeitnehmer haben im Jahr 2021 ihren Job gekündigt. Und das zum überwältigenden Teil im Bereich Blue Collar und Deskless Worker. Gastronomie, Logistik, Produktion, Einzelhandel – die Liste an betroffenen Branchen ließe sich beliebig verlängern. Immer mehr Beschäftigte auch abseits der „schreibtischgebundenen Angestellten“ stellen hohe Ansprüche an Arbeitgeber und Arbeitsumfeld und stimmen mit den Füßen ab, wenn die Employee Experience für Deskless Worker im Unternehmen mangelhaft ist.

Auch in Deutschland sorgt die anhaltende Corona-Pandemie für große Veränderungen auf einem ohnehin angespannten Arbeitsmarkt. Bereits heute ist das bspw. im Gesundheitssektor spürbar, wo Intensivbetten auch deshalb nicht mehr belegt werden können, da aufgrund von Kündigungswellen weniger Intensivpflegekräfte als noch im Jahr zuvor zur Verfügung stehen. Nach einer Umfrage der “Deutschen Gesellschaft für Internistische Intensivmedizin und Notfallmedizin” (DGIIN) im Jahr 2021 wollen sogar mehr als 30% der nichtärztlichen Mitarbeitenden auf Intensivstationen, Notaufnahmen und Rettungsdienst ihren Beruf innerhalb der nächsten 12 Monate verlassen!

 

Digitale Werkzeuge essentieller Bestandteil strategischer Initiativen

Für Führungskräfte und HR-Verantwortliche werden Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung im neuen Jahr von noch größerer Bedeutung sein. Nur so können Unternehmen im Kampf um qualifizierte Arbeitskräfte bestehen und damit Innovations- und Handlungsfähigkeit sicherstellen. Digitale Tools zur Kommunikation und Kollaboration wie die Work-Tech SaaS-Lösung von Vote2Work sind dabei i.d.R. unverzichtbar für das Umsetzen von strategischen Initiativen in die betriebliche Praxis.

Das sieht auch der bekannte HR-Berater Josh Bersin so. In seinem neuen Bericht „Deskless Workers – The Big Reset Playbook“ beschreibt er zunächst einmal mehr, dass Deskless Worker von vielen Innovationen rund um die Flexibilisierung von Arbeit in den vergangenen Jahren weitgehend abgeschnitten waren, während diese Gruppe andererseits mit weltweit ca. 75% bis 80% die überwiegende Mehrheit der Beschäftigten darstellt.

Bersin beschreibt anschaulich, wie sich Bedürfnisse und Anforderungen von Deskless Workern und schreibtischgebundenen Angestellten an ihr Arbeitsumfeld unterscheiden und wie sich Unternehmen in ihren Initiativen zur Verbesserung von Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung an sieben Themenblöcken entlang orientieren können, die maßgeblich für das Arbeitserlebnis („Employee Experience“) von Deskless Workern sind.

Josh Bersin 7 Cricital Cs of Deskless Work

Quelle: „The Seven Critical Cs of Deskless Work“, The Josh Bersin Company, 2021

Während bereits hier Werkzeuge für die Kommunikation und Kollaboration als wichtiger Baustein identifiziert werden, geht das ebenfalls im Report vorgestellte Employee Experience Framework noch einen Schritt weiter. Digitale Lösungen sind demnach gar Grundlage und verbindendes Element, mittels welchen strategische Initiativen umgesetzt werden.

 

Download Strategiepapier „Deskless Workers – The Big Reset Playbook“

Das 29-seitige Strategiepapier „Deskless Workers – The Big Reset Playbook“ können Sie auf der Josh Bersin Webseite als PDF in englischer Sprache herunterladen: Zum PDF-Download

Flexible Arbeitszeitmodelle im Überblick und in der Bewertung

Flexible Arbeitszeitmodelle im Überblick und in der Bewertung

Flexible Arbeitszeitmodelle sind immer auch ein Spiegel ihrer „Zeit“ im Sinne der jeweiligen „Epochen“, die jedoch aus den verschiedensten Gründen immer weniger lang anhalten. So haben sich im Laufe der vergangenen Jahre immer schneller vielerlei neue Möglichkeiten einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung herausgebildet, die außer den Arbeitgebern auch den Arbeitnehmern viel mehr Freiräume als früher bietet. Auf dieser Seite haben wir flexible Arbeitszeitmodelle anhand der wichtigsten Beispiele zusammengestellt und beginnen mit gewissermaßen „klassischen“ Kriterien – sowie den Vorteilen, aber auch den Schwierigkeiten, die jeweils damit verbunden sein können.

Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit – sowie Schichtarbeit

Wenn wir unseren Überblick mit dem Modell der Schichtarbeit beginnen, so ist das ausschließlich dem Fakt geschuldet, dass sich dieses Organisationsprinzip bereits am längsten in der Arbeitszeitgestaltung etabliert hat. Die weiterhin auf acht Stunden getaktete tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter wird dabei im Tagesverlauf in mehreren Schichten aufgeteilt, oft etwa in eine Frühschicht von zum Beispiel 6 bis 14 Uhr und eine Spätschicht von 14 bis 22 Uhr (Zweischichtbetrieb). Kommt in der restlichen Zeit eine Nachtschicht hinzu, wird von Dreischichtarbeit gesprochen. Gerade in der Industrie sind Arbeitszeitmodelle dieser Art auch weiter notwendig, um Maschinenlaufzeiten nicht zu unterbrechen und keine Produktionsstopps sowie wirtschaftliche Verluste zu riskieren. Die Vorteile für die Beschäftigten halten sicher allerdings, vor allem bei häufigen Nachtschichten, gelinde gesagt in Grenzen. Und auch immer mehr Unternehmen erkennen in zunehmend volatileren Zeiten, dass die klassischen Schichtsysteme im Zeitalter von Industrie 4.0 aufgrund fehlender Möglichkeiten zur Flexibilisierung an ihre Grenzen stoßen.

Anders verhält sich das durchaus beim Gleitzeit-Modell, bei dem der Arbeitgeber eine tägliche Kernarbeits- und Anwesenheitszeit für Mitarbeiter festlegt, beispielsweise von 10 bis 15 Uhr, während in der außerhalb davon liegenden Rahmenarbeitszeit oder Gleitrahmenzeit keine Anwesenheitspflicht besteht. Die Arbeitnehmer können selbst entscheiden selbst, ob sie früher kommen oder später gehen, um ihre reguläre Arbeitszeit von nach wie vor zumeist acht Stunden flexibel abzuleisten. Plus- und Minusstunden sind dabei akribisch auf einem Gleitzeitkonto zu verbuchen, um einen Ausgleich in der einen wie der anderen Richtung zu gewährleisten.

Ein dritter „Klassiker“ ist selbstverständlich die Unterteilung in Vollzeit und Teilzeit. Während im ersten, immer noch sehr weit verbreiteten Fall die Arbeitnehmer in der Regel fünf Tage pro Woche, jeweils sieben bis acht Stunden täglich arbeiten (35- bis 40-Stunden-Woche), leisten sie bei Teilzeit in einer großen Vielzahl von flexiblen Regelungen weniger Arbeits- und Anwesenheitsstunden pro Tag oder an weniger als fünf Tagen in der Woche. Dies sind auch für die Mitarbeiterzufriedenheit bedeutende Einflussfaktoren, selbst wenn dafür prozentuale Einkommenseinbußen zu berücksichtigen sind.

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Neue flexible Arbeitszeitmodelle als Vertrauensarbeitszeit für längere Zeiträume

Wenn flexible Arbeitszeitmodelle über die Regelung der täglichen beziehungsweise wöchentlichen Arbeitszeit hinausgehen, ist heutzutage häufig von Vertrauensarbeitszeit die Rede. Dabei handelt es sich nicht um ein Arbeitszeitmodell im eigentlichen Sinn, sondern um die Aussage, dass der Arbeitgeber die Anwesenheit der Mitarbeiter nicht kontrolliert – unabhängig von vorgegebenen Arbeitszeiten. Doch schon im eigenen Interesse müssen Arbeitnehmer daran interessiert sein, ihre Arbeitszeiten so genau wie möglich zu dokumentieren – zum Beispiel, um zu viele Überstunden zu vermeiden.

So wird bei Regelungen zur Jahresarbeitszeit vom Arbeitgeber lediglich die Gesamtzahl der jährlich zu leistenden Arbeitsstunden festgelegt, die ungleich über das gesamte Jahr verteilt werden können. Flexibles Arbeiten in diesem Sinne insbesondere für Saisonarbeiter, etwa im Tourismus oder auf Montage, äußerst vorteilhaft.

Ein Konto für die Lebensarbeitszeit wird demgegenüber ausschließlich in Geld- statt in Zeiteinheiten geführt. Dabei verzichten Mitarbeiter auf einen Teil ihres Gehalts sowie auf Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld, welche stattdessen auf das Konto eingezahlt werden. Das angesparte Guthaben können sie dann zur Finanzierung offiziell unbezahlter Auszeiten wie einer verlängerten Elternzeit oder des sogenannten Sabbatjahres nutzen, in dem sie sich (mindestens) ein Jahr lang einem „Lieblingsprojekt“ außerhalb ihres Berufes widmen können. Auch so sind agiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten in Einklang zu bringen.

Flexible Arbeitszeitmodelle bedürfen einer zuverlässigen Arbeitszeiterfassung

Das Gleitzeit-, Ampel- oder Arbeitszeitkonto ist ja schon weiter oben angesprochen worden. Es ist vor allem dann besonders relevant, wenn flexible Arbeitsmodelle ohne Anwesenheitspflicht genutzt werden. Denn spätestens in diesem Fall hat die gute alte Stechuhr ausgedient. Im Sinne eines sogenannten „Employer Self Service“ verbuchen Arbeitnehmer stattdessen am PC mit der entsprechenden Software oder per Smartphone über eine digitale App ihre geleisteten Arbeitszeiten, die von der zuständigen Führungskraft freizugeben sind. Wenn das Konto ins Minus gerät, ist es durch zusätzliche Arbeitsstunden auszugleichen, während ein Plus bei der nächsten Gelegenheit Freizeit verspricht. Eine Weiterentwicklung der Arbeitszeitkonten sind Ampelkonten, die mithilfe einer farbigen „Warnleuchte“ signalisieren, wenn Angestellte zu viele Über- oder Fehlstunden angesammelt haben. Spätestens dann, wenn die Ampel von Gelb auf Rot wechselt, sollten Maßnahmen zum Ausgleich des Kontos ergriffen werden.

Diese und andere digitale Lösungen für flexible Arbeitszeitmodelle, mit denen die Generation Z die Arbeitswelt und -zeit verantwortungsvoll selbst gestaltet, finden Sie in unserem Vote2Work®-Portfolio. Sprechen Sie uns gern auf eine individuelle Beratung an!

 

 

Flexible Arbeitsmodelle: Anwesenheitspflicht war gestern

Flexible Arbeitsmodelle: Anwesenheitspflicht war gestern

Jeden Tag von Acht bis Vier oder zu anderen festgelegten Zeiten am Arbeitsplatz erscheinen und gewissermaßen unter Aufsicht seine Arbeitsstunden ableisten – die meisten Arbeitgeber und Beschäftigten sind sich darüber einig, dass dieses klassische Organisationsprinzip der Lohnarbeit aus vielen Gründen nicht mehr zeitgemäß erscheint. Flexible Arbeitsmodelle bieten vielfältige Möglichkeiten, die Herausforderungen der Gegenwart und Zukunft anzugehen, indem etwa die Chancen der Digitalisierung wahrgenommen werden. Anwesenheit am festgelegten Arbeitsplatz verlangen derartige flexible Arbeitsmodelle meistens nicht mehr – das zeigen die nachfolgenden Beispiele, die zudem weitere Vorteile für Unternehmen und Beschäftigte verdeutlichen.

Flexible Arbeitsmodelle an der Schwelle zum Homeoffice-Zeitalter

Schon vor Corona und den damit verbundenen Erfordernissen für Veränderungen erfreute sich das Homeoffice bei Arbeitnehmern einer immer größeren Beliebtheit – ermöglicht es doch, die gesamte Arbeit oder einen Teil davon außerhalb des Büros, meist von zu Hause aus, zu erledigen. Die mit dem Arbeitgeber individuell vereinbarten Regelung umfasst dabei flexible Arbeitszeitmodelle respektive Arbeitsmodelle, die aber durchweg auf die Anwesenheitspflicht am Arbeitsplatz verzichten. Die Vorteile für Arbeitnehmer liegen auf der Hand – sie arbeiten meist deutlich produktiver, weil Ablenkungen durch Kollegen und ständigen Kundenkontakt ausbleiben oder doch sehr viel geringer sind. Zudem entfallen oftmals weite Anfahrtswege, was nicht nur Zeit und Stress, sondern auch Kosten spart. Die steuerlich absetzbare Homeoffice-Pauschale sorgt in diesem Sinn für weitere Pluspunkte. Allerdings ist jeder Arbeiter im Homeoffice natürlich in Selbstdisziplin und Selbstorganisation stärker gefordert als im Büro. Gerade dafür leisten die Anwendungen und Apps von Vote2Work beste Dienste.

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Flexible Arbeitsmodelle, denen die Zukunft gehört: Remote Work

Gewissermaßen eine Weiterentwicklung des Homeoffice sind flexible Arbeitsmodelle, die als Remote Work bezeichnet werden und vor allem auf der Nutzung von mobilen Endgeräten beruhen. Auch hier fordert der Arbeitgeber keine Präsenzzeit im Büro, weil die Mitarbeiter bei Bedarf zu hundert Prozent in virtuellen Teams arbeiten. Vor allem Großkonzerne können so internationale Teams zusammenzustellen, die zeit- und ortsunabhängig miteinander tätig werden. Vorteile sind neben der Unabhängigkeit des Einzelnen auch neue Sichtweisen und Wissensbestände für die Gemeinschaft, die so besser entdeckt und ausgetauscht werden können. Remote Work eignet sich sowohl besonders gut für Menschen, die gerne unterwegs sind und sich nicht auf einen Arbeitsort festlegen wollen, als auch für berufstätige Eltern, die Job und Familienleben auf diesem Weg besser vereinbaren möchten. Auch wer gesundheitliche Probleme hat und deshalb nicht täglich ins Büro fahren kann, profitiert in hohem Maße von diesem Modell. Voraussetzung ist allerdings – vielleicht noch stärker als beim Homeoffice –, dass der Remote Worker sich selbst organisieren kann und beispielsweise seinen Feierabend nicht vergisst. Nur so gelingt eine zufriedenstellende Work-Life-Balance, die bekanntlich zu den für die Mitarbeiterzufriedenheit entscheidenden Einflussfaktoren zählt.

Jobsharing im Co-Working-Space: Durch Teilen gewinnen

Andere flexible Arbeitsmodelle, die auch nicht erst seit kurzem Anwendung finden, werden unter dem Stichwort Jobsharing zusammengefasst. Beispiele für verschiedene Varianten davon betreffen häufig einen einzelnen „festen“ Arbeitsplatz, den sich mehrere Mitarbeiter teilen – zu zweit jeweils exakt zur Hälfte der Stunden oder in vielfältigen individuellen Absprachen. Flexibles Arbeiten in diesem Sinne bringt viele Vorteile für eine optimale Arbeitszeiteinteilung aller Beteiligten – erfordert aber auch eine besonders intensive und kontinuierliche Abstimmung untereinander. Vor allem dann, wenn Kontrolle und Betrieb industrieller Anlagen eine durchgehende – wenn auch geteilte – Anwesenheitspflicht verlangen, ist die kontinuierliche Information aller Beteiligten über Aufgaben, Einsatzpläne und laufende Arbeitsschritte unabdingbar. Personaleinsatzprogramme wie Vote2Work, auf die alle Beteiligten Zugriff haben, sind dafür eine ideale Lösung.

Außerhalb klassischer Industrien, im Feld der rasant wachsenden Start-up-Projekte, finden sogenannte Co-Working-Spaces immer größeren Anklang, weil in ihnen nicht nur räumliche, sondern auch geistige Zusammenarbeit gefördert wird. Gerade die sogenannte Generation Z versteht damit die Arbeitswelt als einen Ort, der sowohl konzentriertes Schaffen als auch anregenden Austausch in einer entspannten und kreativen Arbeitsatmosphäre ermöglicht. In einer weit entwickelten Variante handelt es sich um flexible Arbeitsmodelle, bei denen Co-Working-Space-Anbieter einzelne Arbeitsplätze oder Büroräume auf Jahres- oder Monatsbasis und teils auch tageweise an Menschen vermietet werden, die dort in einem kreativen Umfeld arbeiten möchten. Dieses bietet zumeist offene Arbeitsflächen mit zusätzlichen Einzelarbeitsplätzen, Büro- und Meetingräumen, die den Austausch und das Netzwerken in der Community fördern – genauso wie entsprechende Anwendungen von Vote2Work.