Stephan Grabmeier ist ein bekannter Vordenker für Innovation, New Work und enkelfähigem Wirtschaften. Er ist Geschäftsführer Consulting am Zukunftsinstitut – einem führenden europäischen Think Tank für Trends und gesellschaftlichen Wandel in Europa. Als Entwicklungspartner der Next Generation of Business begleiten er und sein Team Unternehmen in der Antwort und bei Lösungen von Zukunftsfragen. Sein aktuelles Buch „Future Business Kompass“ ist eine Pflichtlektüre für alle Game Changer.

Wir konnten ihn für ein Interview zur aktuellen Corona-bedingten Wirtschaftslage gewinnen. Erfahren Sie welche Fähigkeiten Unternehmen seiner Meinung nach brauchen, um diese Krise zu überstehen und wie die Arbeitswelt Post Corona aussehen wird.

Vote2Work (V2W): Die letzten Monate haben die Wirtschaft durchgeschüttelt und viele Unternehmen vor große, gar bedrohliche Herausforderungen gestellt. Wie erleben Sie die Corona-Krise? Welche Stimmung zeichnet sich unter den von Ihnen begleiteten Unternehmen ab?

Stephan Grabmeier: Wir sind mittlerweile im zweiten Lockdown, wenngleich etwas leichter als im Frühjahr und haben eine gewisse Souveränität im Umgang mit dieser Situation innerhalb des Arbeitsumfeldes entwickelt. Die Stimmung ist dennoch nicht homogen.

„In Krisensituationen gibt es grundsätzlich drei Szenarien. Die Flucht, den Tod und den Kampf.“

Mit der Flucht ist die Rückwärtsbewegung ins „alte Spiel“ gemeint. Statt sich weiterzuentwickeln, wird an bekannten Mustern und alten Regeln festgehalten. Die „Nostalgiker“ versuchen das, was sie hatten, zu replizieren. Diese Strategie wird jedoch nicht aufgehen. Denn wenn Systeme gebrochen wurden, können sie nicht mehr in den gleichen Zustand zurückgeführt werden. Was wir auch häufig erleben, sind Organisationen, die abwarten und die Situationen erst einmal eine Weile beobachten, jedoch noch nicht aktiv handeln.

Der „Kampf“ meint jene, die den Mut zusammennehmen und den kreativen Ausbruch aus der Krise proaktiv angehen. Wir sehen, dass sich aktuell viele Unternehmen an der Gabelung befinden, dort wo sie entscheiden müssen, ob sie sich zurück entwickeln und an Altbewährtem festhalten oder aber sich nach vorne und damit kreativ weiterentwickeln wollen.

V2W: Welche Veränderungen hinsichtlich der Arbeitswelt haben Sie in den letzten Monaten beobachtet?

Stephan Grabmeier: Den Begriff New Work nutze ich seit 1998, nach dem ersten Kennenlernen von Fritjof Bergman. Zu dieser Zeit war der Begriff noch alles andere als Mainstream. Wir hatten uns damals unterhalten, die Idee der „Zentren der neuen Arbeit“ die Fritjof in USA aufgebaut hat auch in Deutschland zu etablieren. Um die Jahrtausendwende kam die Digitalisierung dazu und belebte den Trend verstärkt. Der Fokus jedoch, den die von Covid-19 verursachte Situation auf das Thema New Work gesetzt hat, ist unglaublich. Es wurde ein enormer Schritt zum dezentralen Arbeiten beziehungsweise Arbeiten aus dem Home-Office gemacht. Auch die Klarheit über die Bedeutung systemrelevanter Berufe und somit resilienter Systeme wurde geschärft.

V2W: Sie sind oft in Unternehmen unterwegs, welche durch ein hohes Maß an Wissensarbeitern geprägt sind. Was sind Ihrer Erfahrung nach die wichtigsten Bausteine für modernes Arbeiten in diesen Betrieben und was kann man davon auf die Industrie adaptieren?

Stephan Grabmeier:

„Meine Erfahrungen zeigen: Alles was wir uns vorstellen können, können wir erreichen. Das ist Zukunft.“

Unser Kulturverständnis und unsere Einstellung zu Arbeit und digitalem Arbeiten sind ausschlaggebend. Die nötige Hardware und Technologien sind schon lange vorhanden und werden vielerorts nun auch effektiver eingesetzt. Deshalb bin ich überzeugt, dass sich vieles beschleunigt adaptieren lässt, wenn man den Mut und die Kreativität hat, die Dinge auszuprobieren.

V2W: Sie erklären auf ihrer Website das BANI Framework, welches für eine brüchige, ängstliche, nichtlineare und sogar unbegreifliche Welt steht. Dabei sind gerade die Begriffe der Brüchigkeit und Nichtlinearität aktuell spannend. Was glauben Sie: Welche Systeme werden durch die Corona Krise zusammenfallen und was braucht es für ein Unternehmen, um in diesem Kontext trotz der Unvorhersehbarkeit bestehen zu können?

Stephan Grabmeier: Bei dem BANI Modell geht es darum, dass uns Sprache eine Orientierung gibt. Das Akronym BANI hat aus meiner Sicht das Akronym VUKA, was aus dem kalten Krieg, Ende der 1980er Jahre stammt, abgelöst. BANI beschreibt u.a. das Thema der Brüchigkeit sehr eindeutig und genau das haben wir zu Corona erlebt. Corona hat Systeme und Supply-Chains gebrochen. Brüchige Systeme sehen wir vor allem in kosteneffizienten Umfeldern, in Monokulturen zum Beispiel der Agrar- oder Energieindustrie.

Dort beobachten wir: bricht ein kleines Glied in der Kette, brechen teilweise gesamte globale Systeme zusammen. Wir sehen wie der Trend der Glokalisierung, also die Globalisierung und Lokaliserung eine neue Bedeutung bekommen hat. Produktionsstrategien werden sich verändern müssen, wieder hin zu mehr lokalen Märkten, um die Brüchigkeit der Systeme zu umgehen.

Gleiches beobachten wir im Gesundheitssystem, auch dort können wir uns keine Brüchigkeiten erlauben.

Deshalb ist es so wichtig, Unternehmen resilient aufzustellen und sie widerstandfähig zu machen. Genau das hat uns Covid-19 gezeigt – kaum stand die Wirtschaft für zwei Monate still, mussten viele Teile davon gerettet werden. Wie kann das sein?

Diese waren bisher ausschließlich auf Wachstum ausgerichtet, nicht jedoch darauf auch Krisen zu überstehen. Die aktuelle Brüchigkeit lehrt uns eines Besseren. Denn resiliente Systeme sind effektive Systeme. Die 2020er Jahre werden das Jahrzehnt der Resilienz.

Das Thema der Nichtlinearität begleitet uns bereits lange. Die Ökonomik der letzten 250 Jahre war durch lineare Ursache-Wirkungsprinzipien geprägt und nicht durch den Umgang mit Komplexität. Nicht zuletzt zeigen uns die Ereignisse im Jahr 2020 jedoch, dass wir dringend lernen müssen, mit Komplexität umzugehen, Kontexte zu verstehen und systemisch zu denken. Denn Systeme sind immer dynamisch und geprägt von Wechselbeziehungen und damit eben nicht linear vorhersehbar

V2W: Millionen von Desk Workern arbeiten während des Lock-Downs im Home-Office. In der Industrie ist dies für die meisten Arbeitnehmer keine Option, da sonst Produktionen zum Stillstand kämen und auch das Gesundheitswesen funktioniert nur mit Präsenzpflicht. Vote2Work bietet ein Tool für den flexiblen Personaleinsatz, um auf schwankende und kurzfristige Bedarfe zu reagieren und dabei nicht nur auf ad hoc Änderungen einzugehen, sondern auch die Wünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Was denken Sie, wie werden sich Arbeitsstrukturen und -zeiten zukünftig in den Unternehmen ändern, welche auf die Anwesenheit der Mitarbeiter angewiesen sind?

Stephan Grabmeier: Tatsächlich ist es ja so, dass der größte Teil der Arbeitnehmer nicht im Home-Office arbeitet, auch wenn dieser Teil häufig einen stärkeren medialen Fokus genießt.

Meiner Erfahrung nach ist das produzierende Gewerbe allgemein besser für Krisen aufgestellt, als viele andere, da sie bereits wissen, wie sie Teams aufteilen oder auch die Produktion umstellen müssen, um den Betrieb aufrecht erhalten zu können. Es gibt keine professionelle Produktion, die keine Krisenskills entwickelt hat.

Ich denke jedoch, dass die Schutzmechanismen für die Menschen, die in solchen Branchen arbeiten noch weiter verbessert werden können bzw. dies Corona in vielen Teilen bewirkt hat.

Natürlich wird dort Home-Office nur schwer umzusetzen sein, jedoch gibt es andere zeitgemäße Elemente, wie beispielsweise flexible Personaleinsatzplanung oder digitale Touchpoints die wiederum auch im produzierenden Gewerbe sehr gut umzusetzen sind.

V2W: Wie sieht Ihr Wunschbild für die Post-Corona Arbeitswelt aus?

Empfehlung: Weitere spannende Ausführungen zum Thema Post-Corona-Wirtschaft können Sie im aktuellen Whitepaper „Unternehmertum nach Corona“ lesen, welches Stephan Grabmeier gemeinsam mit dem Institut der Zukunft herausgebracht hat.

In vielen Branchen hat Corona wirtschaftlich eingeschlagen. Vor allem die großen Industrien, wie die Autohersteller und Metallindustrie, aber auch die Tourismusbranche leiden unter starken Umsatzeinbußen.

Ein geringeres Auftragsvolumen bedeutet weniger Arbeit und einen wirtschaftlichen Verlust. Die erste Reaktion darauf sind zumeist Kündigungswellen.

 Foto: Kilian Seiler

Doch es gibt auch sozialverträglichere Sparmaßnahmen.

Statt tausende von Mitarbeitern zu kündigen, kann Kurzarbeit ausgerufen werden. Aktuell wird diese Maßnahme sogar staatlich unterstützt und ausfallende Gehälter von der Arbeitsagentur teilweise ausgeglichen.

Der Automobilzulieferer ZF Friedrichshafen hat kürzlich eine Regelung zur Arbeitszeitreduzierung um 20 Prozent vereinbart. Continental und Bosch müssen ebenso einsparen und nutzen verkürzte Arbeitszeiten, um Kündigungen vorerst zu umgehen, auch die Lufthansa geht so vor. Allein bei der deutschen Fluggesellschaft stehen über 20.000 Arbeitsplätze auf dem Spiel.

Die IG Metall bringt eine weitere Option ins Spiel: die Vier-Tage-Woche.

Maßnahmen wie diese sollen Zentausende von Jobs retten. Das freut nicht nur die Bundesagentur für Arbeit, sondern natürlich auch die Arbeitnehmer selbst. Zudem sind auch Sozialpläne oft sehr kostenintensiv.

Reduzierte Arbeitszeiten können in Krisen, in denen sonst Kündigungen drohen würden, wahre Win-Win-Lösungen sein.

Foto: Christopher Burns

Und tatsächlich werden reduzierte Arbeitszeiten schon lang positiv von Mitarbeitern aufgenommen. Denn Unternehmen, die auch schon vor Corona ihren Mitarbeitern die Wahl zwischen weniger Arbeitsstunden oder mehr Gehalt geboten haben, machten die Erfahrung, dass sich ein Großteil der Belegschaft für mehr Freizeit interessiere, um dadurch flexibler zu sein.

Wir von Vote2Work glauben seit jeher an die Vorteile einer flexibleren Arbeitszeitgestaltung. Immer die richtigen Arbeitnehmer/innen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, auslastungsbezogen und flexibel – das ist unser Ansatz. Gerade in Krisen wie der Corona-Pandemie, die auch die Wirtschaft stark beeinflussen, zeigt sich welche Unternehmen modern aufgestellt sind, schnell reagieren können und wettbewerbsfähig bleiben. Wer seine Personaleinsatzplanung ad-hoc auf die aktuelle Situation anpassen und dabei sogar veränderte Arbeitszeiten per Knopfdruck berücksichtigen kann, ist klar im Vorteil.

 

Weiterführende Lektüre:

• Tagesspiegel Artikel: Rettet die Vier-Tage-Woche Deutschland die Jobs?
• Handelsblatt Artikel: Metallarbeitgeber offen für 4-Tage-Woche
• IG Metall Meldung: 4-Tage-Woche als Wahlmöglichkeit

Die Albrecht Jung GmbH & Co. KG – ein Unternehmen auf dem digitalen Vormarsch. Denn seit mehr als hundert Jahren lebt das familiengeführte Unternehmen, welches modernste Gebäudesystemtechnik entwickelt, den Grundsatz: “Fortschritt als Tradition”. So wird in den Werken nicht nur seit vielen Jahren nach Lean Prinzipien gearbeitet, sondern auch schon seit 2014 ein Fokus auf das Thema Industrie 4.0 gelegt. Dass Forschung und Innovation wichtige Bestandteile der Unternehmens­politik sind, wird nicht zuletzt dadurch bewiesen, dass das rund 1.300 Mitarbeiter starke Unternehmen wiederholt Innovationspreise erhalten hat.

Wir haben mit dem Leiter der Fertigung – Mario Schäfer – gesprochen. Er verrät uns in diesem Interview nicht nur, welche Meilensteine die Prozessoptimierung und -modernisierung bei der Albrecht Jung GmbH & Co. KG ausgemacht haben, sondern auch, wie man mit dem Einsatz von Vote2Work® deutlich mehr Flexibilität zur Abdeckung von Produktionsspitzen gewinnen konnte.

V2W: Welche Rolle spielt die Digitalisierung bei der Albrecht Jung GmbH & Co. KG?

MSch: Für uns von der Albrecht Jung GmbH & Co. KG spielt die Digitalisierung eine große Rolle. In den letzten 15 Jahren haben wir das Thema Lean für uns umgesetzt. Die Produktionsabläufe verschwendungsarm in gewohnter Qualität in Fluß zu bekommen, stand dabei im Mittelpunkt. In den letzten Jahren ist dann das Thema Industrie 4.0 in unseren Fokus gerückt. Dabei haben wir uns verschiedene Schwerpunkte vorgenommen. So haben wir beispielsweise begonnen Leichtbauroboter für einzelne Prozesse einzusetzen. Diese unterstützen unsere Mitarbeiter nun bei besonders präzisen und immer wiederkehrenden Aufgaben.

Der digitale Arbeitsplatz ist ein weiteres Fokusthema gewesen. Wo früher viele Anweisungen und Informationen in Papierform nötig waren, stehen den Mitarbeitern heute große Touchpads mit programmierten Oberflächen zur Verfügung, welche die Informationen nicht nur schneller und einfacher darstellen, sondern vor allem auch tagesaktuell. Das vereinfacht die Arbeit und macht sie fehlerfreier.

Ein zusätzlicher Punkt war die Flexibilisierung der Arbeitseinsätze, um bedarfsgerecht produzieren zu können. Zu den bereits vorhandenen Betriebsvereinbarungen zu Arbeitszeitmodellen, haben wir einen Studentenpool aufgebaut, um weitere Produktionsspitzen abdecken zu können.

Gerade der flexible Einsatz der Studenten führte mit dem Wachsen dieses Mitarbeiterpools allerdings zu einem großen Organisationsaufwand, wodurch das manuelle Koordinieren der Einsätze keine Option mehr war.

 

V2W: Wie sind Sie auf Vote2Work® aufmerksam geworden?

MSch: Um neue Impulse mit unserer Lean Arbeitsweise zu setzen, haben wir häufiger im Raum Süddeutschland an Vorträgen und Workshops teilgenommen. Dort hatten wir auch Vertreter des Fraunhofer Instituts angetroffen, welche gerade an einem Projekt namens KapaflexCy – woraus später Vote2Work® entstand – arbeiteten. Damals steckte das Thema noch in den Kinderschuhen. Wir fanden die Idee der Flexibilisierung und Digitalisierung von Einsatzplänen jedoch schon damals spannend und sind von da an im Austausch geblieben. So konnten wir bei der Entwicklung der Anwendung mitwirken und Wünsche einbringen. Als die Koordination unseres anwachsenden Studentenpools dann immer aufwendiger wurde, beschlossen wir Vote2Work® bei der Albrecht Jung GmbH & Co. KG einzuführen.

V2W: Wie hat die Arbeitnehmervertretung auf den Vorschlag Vote2Work® einzuführen reagiert?

Msch: Unser Betriebsrat ist damit einverstanden, dass wir Vote2Work® für die Koordination des Studentenpools einsetzen. Jedoch unter der Maßgabe, dass wir die Applikation ausschließlich in der Basic-Variante nutzen und nicht mit unserem Personalsystem koppeln.

Für unsere feste Belegschaft haben wir eine fixe gut funktionierende Schichteinteilung, weshalb dort bisher noch kein Bedarf für den Einsatz von Vote2Work® besteht.

V2W: Wie wurde das System von den Mitarbeitern angenommen?

MSch: Die Studenten fanden Vote2Work® von Anfang an super und nutzen es sehr gern.

 

“Welche studentische Aushilfskraft kann ihre Schichten schon voll flexibel selbst bestimmen? Bei uns ist das dank Vote2Work® möglich. Einsätze nach Wunsch, durch einen simplen digitalen Knopfdruck. Das macht uns als Arbeitgeber für diese Zielgruppe attraktiv.” 

 

Probleme unsere Stellen im Studentenpool zu besetzen haben wir nicht. Ganz im Gegenteil. Wir haben den Pool nicht nur stetig ausbauen können, sondern auch bereits einige Studenten in eine Festanstellung im Produktionsbereich übernommen.

V2W: Würden Sie die Verwendung von Vote2Work® auch anderen Industrieunternehmen empfehlen?

MSch: Ja das würden wir und das tun wir auch. Wir haben als Best Practise Case im Bereich Industrie 4.0 häufiger andere Unternehmen zu Gast, welchen wir unsere Produktion zeigen. Dabei stelle ich auch Vote2Work® gern vor und lasse unsere Gäste selbst testen, wie einfach das System funktioniert. Denn für uns ist es wirklich ein schönes Instrument zum Thema Industrie 4.0. Es spart enorm viel Zeit ein und bietet eine hohe Zuverlässigkeit.

Wir können auch nur empfehlen, die Einführung von Vote2Work® innerhalb der Studentenpools zu beginnen. Diese Zielgruppe ist sehr offen und angstbefreit, wenn es um den Umgang mit digitalen Lösungen geht.

Sicher kennen Sie das: Sie arbeiten den ganzen Tag, werden von Tausenden von Dingen beeinflusst und sind zum Feierabend total k.o. Nur haben Sie leider mal wieder nicht so viel geschafft, wie Sie eigentlich wollten. 

Schuld sind häufig unzählige Ablenkungen: das Telefon, das ständig klingelt, ungelesene Mails, die ins Postfach flattern und auf dem Bildschirm aufblinken, Kollegen, die im Vorbeihuschen noch schnell etwas zurufen oder nur mal eben eine Frage haben. Und dann blinkt auch noch das Handy auf und das nicht nur einmal. Der Großteil der Deutschen schaut pro Tag zwischen 11 bis über 50* mal auf das Handy. 

Wie soll man sich da also wirklich konzentrieren? Ach ja, Multitasking, das war ja die Antwort auf alles. Einfach weiter tippen, während der Kollege einen anspricht. Zwei Dinge auf einmal schaffen: zuhören und schreiben, telefonieren und lesen. Ein Trugschluss, wie man schon länger weiß. Denn Multitasking funktioniert nicht. Am Ende braucht man länger, als würde man eine Aufgabe nach der anderen machen und ist auch noch deutlich gestresster. 

Was ist also dann die Lösung? Die kognitive Neurowissenschaftlerin Sahar Yousef hat eine Methode entwickelt, wie man es schafft, konzentriert zu arbeiten und dabei wirklich etwas erledigt zu bekommen. 

Foto: Jaelynn Castillo

Der 90 Minute Focus Sprint**

90 Minuten konzentriert zu arbeiten, klingt erst einmal nicht schwer. Aber wie wir eben schon festgestellt haben, macht man das im Prinzip nie, da die Ablenkungen einfach zu groß sind. Es lohnt sich also die Methode von Sahar Yousef auszuprobieren.

Und so geht der 90 Minute Focus Sprint: 

1. Sie tragen sich ein Meeting mit sich selbst ein. 90 Minuten in einer stillen Umgebung.
2. Sie nehmen sich ein Ziel vor und zerlegen es in kleinere Einzelziele. Was genau wollen Sie schaffen und welche Teilschritte sind dazu nötig? Beides verschriftlichen Sie. Dafür haben Sie 10 Minuten Zeit.
3. Schalten Sie alle Programme aus, die Sie jetzt nicht brauchen, inklusive Ihrem E-Mail-Programm. Schalten Sie Ihr Handy auf Flugmodus und vergewissern Sie sich, dass nun wirklich alle möglichen Störfaktoren beiseite geräumt sind.
4. Stellen Sie sich einen Timer auf 80 Minuten oder legen Sie sich eine Uhr parat, so dass Sie einen Überblick über die verbleibende Zeit haben.
5. Und los! Arbeiten Sie an ihrer vorgenommenen Aufgabe und bleiben Sie dran, auch wenn Sie sich gern ablenken würden.

Für den einen oder die andere mag das leichter klingen, als es nachher in der Durchführung ist. Dranbleiben lohnt sich aber. Denn versprochen: Sie gehen mit einem richtig gutem Gefühl aus dem Fokus Sprint.

Sie konnten sich mal wieder nur auf eine Sache konzentrieren, was Ihrem Geist enorm gut getan haben dürfte und noch viel besser: Sie haben wirklich etwas geschafft. Ein Punkt weniger auf der langen To-do-Liste.

Umso häufiger Sie Fokus Sprints einlegen, umso leichter wird es Ihnen fallen, sich direkt zu konzentrieren und die Außenwelt für 90 Minuten draußen zu lassen.

Diese Methode lässt sich übrigens nicht nur im Büro einsetzen: auch zu Hause kann ein Fokus Sprint helfen. Wenn Papierkram zu erledigen, Schreiben aufzusetzen, die Steuer zu machen oder etwas Aufwändiges zu organisieren ist. Oder falls Sie während der Corona-Zeit im Home-Office arbeiten müssen.

Leseempfehlung: noch mehr Effektivitäts-Tipps gibt es beim Business Insider.

Quellen: *Tägliche Nutzungshäufigkeit von Smartphone, Statista |** 90 Minutes Focus Sprint von Sahar Yousef wurde auf der Adobe U99 Konferenz 2019 vorgetragen und gibt es auch  als Teil einer Slideshow  | Titelfoto: Stefan Cosma

Viele deutsche Unternehmen hängen bei der Digitalisierung hinterher, das zeigt eine aktuelle Studie* von Bitkom. Ein häufiges Argument, welches wir in diesem Zusammenhang und der Digitalisierung von Personalprozessen sowie Flexibilisierung von Arbeitszeiten häufig hören ist, dass die Mitarbeiter nicht soweit seien oder auch die neuen Technologien nicht wollen würden.

Doch dieses Argument ist eher eine Ausrede als eine Tatsache, wie eine Bertelsmann Studie** zeigt. Laut dieser sind 65% der Erwerbstätigen den digitalen Technologien gegenüber aufgeschlossen. Jedoch fehlen in den Unternehmen Möglichkeiten zu mobilen und flexiblen Arbeitsweisen.

Es sind eher die Führungskräfte, welche sich schwer tun Verantwortung abzugeben, Unternehmen, die nötige neue Technologien nicht einführen und Betriebsräte, die vor der Überforderung durch vergrößerte Entscheidungsspielräume schützen wollen. 

Doch dieser Schutz ist gar nicht notwendig.

96% wünschen sich mehr Mitbestimmung und Flexibität

Laut Bitkom-Studie wünschen sich 96% aller befragten Arbeitnehmer zum Stichwort “New Work” vor allem, ihre Arbeitszeiten frei einteilen zu können. Einer der Gründe (82% gaben dies an) ist die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie.***

Durch Corona sind derzeit viele Unternehmen dazu gezwungen genau das anzubieten. Desk Worker werden reihenweise zum Arbeiten nach Hause versetzt. Raus aus der jahrelangen 9-to-5-Job-Routine und Anwesenheitspflicht, rein ins Homeoffice und in virtuelle Meetings.

Das funktioniert. Und zwar so gut, dass die Meisten nicht mehr darauf verzichten wollen. “Rund 68% der befragten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die dies bei ihrer Tätigkeit grundsätzlich für möglich halten, wünschen sich nach der Coronakrise mehr Homeoffice als zuvor, so die Ergebnisse einer Befragung durch das Bayerisches Forschungsinstitut für Digitale Transformation bidt****.

Die Arbeitnehmer wollen, die Unternehmen müssen nur die Voraussetzungen erschaffen

Es stellt sich also nicht mehr länger die Frage, ob Mitarbeiter das können und, ob man ihnen vertrauen kann, ihrem Job auch flexibel unkontrolliert vom Homeoffice aus gerecht zu werden.

Wenn die Desk Worker solch großen Schritt – zugegeben gezwungenermaßen – schaffen, dann sollten die Blue-Collar-Unternehmen es doch auch schaffen. Natürlich ist Homeoffice für produzierende Betriebe deutlich seltener eine Option, doch mehr Mitbestimmung hinsichtlich der Schicht- bzw. Einsatzplanung ist durchaus möglich und sogar sehr einfach umzusetzen

Alles, was Unternehmen tun müssen, ist die technischen Lösungen dafür einzuführen, den Mitarbeitern die nötigen Fähigkeiten zuzutrauen und sie im Umstellungsprozess zu begleiten.

Denn keine Frage, ein solcher Change braucht eine qualifizierte Begleitung und findet nicht von allein statt. Workshops, Schulungen und Info-Paper sind wichtig und werden von Anbietern wie Vote2Work bei einer Systemeinführung auch gestellt. So gelingt es, dass sich die Mitarbeiter bei der Digitalisierung des Schichtplanungsprozesses nicht allein gelassen fühlen, was für gewöhnlich das größte Problem***** im Rahmen von Neuerungen ist.

Mit der Zeit und etwas Übung wird eine digitalisierte Einsatzplanung, welche auf Mitbestimmung setzt, zum vollen Erfolg. Schichtplanern erleichtert sie die Arbeit enorm, Mitarbeiter sind zufrieden, weil ihre Wünsche stärker denn je berücksichtigt werden und das Unternehmen profitiert nicht nur von motivierten Arbeitnehmern, sondern auch durch schnellere Abstimmungsprozesse. Das bestätigte uns unter anderem auch Jana Wenderoth von der Wikus Sägenfabrik im Interview, wo Vote2Work® seit 2019 eine digitale Schichtplanung ermöglicht.

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Quellen: *Bitkom Studie zum aktuellen Stand der Digitalisierung deutscher Unternehmen |**Bertelsmann Studie “Wie digital sind die Unternehmen in Deutschland” |*** Was*Arbeitnehmer mit New Work und Arbeit 4.0 verbinden |****Digitalisierung durch Corona? Verbreitung und Akzeptanz von Homeoffice in Deutschland Studie vom Bayerisches Forschungsinstitut für Digitale Transformation bidt | *****Capital.de über den Galupp Studie Gallup Engagement Index | Titelbild: Stanislav Kondratiev

Die WIKUS Sägenfabrik ist der Weltmarktführer beim Sägen von Metall und Europas größter Sägebandhersteller. Weltweit arbeiten 750 Mitarbeiter für das 1958 im hessischen Spangenberg gegründete Familienunternehmen. Seit 2018 wird bei WIKUS im 5-Schicht-System gefertigt. Um diese Schichten optimal zu planen setzt das Unternehmen seit dem Frühjahr 2019 Vote2Work® ein.

Wir haben mit Jana Wenderoth (JW) gesprochen, die die Projektleitung für die Einführung von Vote2Work® (V2W) bei WIKUS übernommen hat. Die Personalerin ist im Unternehmen auch für die Mitarbeiterbetreuung, Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft und das Gesundheitsmanagement tätig und kennt sich somit bestens mit den personalseitigen Herausforderungen in Mehrschichtbetrieben aus. Wir wollten von ihr wissen, wieso sich WIKUS für Vote2Work® entschieden hat und wie es die Einsatzplanung in der Sägenfabrik verändert hat.

V2W: Wie sind Sie auf Vote2Work® aufmerksam geworden?

JW: Bereits vor vielen Jahren hatten unsere Personalleiterin und unser technischer Leiter von Vote2Work® in den Medien gehört. Sie haben sich schon damals mit dem Tool beschäftigt. Aufgrund unserer damaligen Personalplanung passte es für uns jedoch noch nicht.

Als wir dann 2018 das Vollkonti-System (5-Schicht-System) eingeführt haben, war klar, dass wir für unsere Schichtplanung eine digitale Unterstützung brauchen und da war Vote2Work® direkt die erste Wahl. Die Anwendung bietet genau das, was wir brauchen.

V2W: Wieso hat sich bei WIKUS das Schichtsystem geändert?

JW: Die Auftragslage war sehr gut und wurde immer besser. Um dieser gerecht zu werden, haben wir uns mit neuen Maschinen ausgestattet und auch die Prozesse optimiert, so dass eine 24/7 Produktion möglich wurde. Um diese auch mit Personal abzudecken, mussten wir in ein 5-Schicht-System wechseln.

V2W: Was hat sich durch die Einsatzplanung im 5-Schicht-System geändert?

JW: Unsere Schichtplanung sah nur 31,5 Stunden Einsätze je Woche vor. Unsere Mitarbeiter haben jedoch eine wöchentliche Arbeitszeit von 36 Stunden. Die Differenz wird mit Einbringungsschichten ausgeglichen, die jedoch für die Teamleiter aufgrund der verschiedenen gesetzlichen Vorgaben nur sehr schwer zu planen waren. Die Komplexität ist mit dem Wechsel von einem 3- bis 4-Schichtmodell zu einem 5-Schichtmodell enorm gestiegen. Deshalb waren wir froh, mit Vote2Work® die passende digitale Lösung gefunden zu haben.

V2W: Wie hat die Arbeitnehmervertretung auf den Vorschlag Vote2Work® einzuführen reagiert?

JW: Wir haben keinen Betriebsrat, dafür jedoch eine Mitarbeiterkommission. Diese war von Projektbeginn mit an Board. Ehrlich gesagt, stieß unser Vorschlag am Anfang nicht auf große Begeisterung. Es herrschte Skepsis der neuen Anwendung gegenüber. Umso mehr die Kommission jedoch Einblick in die Funktionen des Tools bekam, auch dank der Vorführungen durch Vote2Work, baute sich die Skepsis ab, so dass die Einführung schlussendlich für eine gute Idee befunden wurde.

V2W: Wie lang hat die Einführung von Vote2Work® bei WIKUS gedauert?

JW: Das ging ziemlich schnell. Vom Erstgespräch bis zur Bereitstellung für alle Mitarbeiter und den Schulungen ist ungefähr ein knappes halbes Jahr vergangen. Dann war die App auch schon flächendeckend im Einsatz.

V2W: Was sagen die Mitarbeiter zum Einsatz von Vote2Work®?

JW: Am Anfang waren die Mitarbeiter sehr kritisch. Nicht alle sind gleichermaßen darin geübt, mit neuen mobilen Technologien umzugehen. So mussten wir viele Mitarbeiter erst einmal an das neue Tool heranführen. Mithilfe von Schulungen, den bereitgestellten Unterlagen von Vote2Work und auch den geschulten Teamsprechern konnten wir jedoch alle abholen.

Es hat ein paar Wochen gedauert, bis sich auch wirklich alle daran gewöhnt hatten von nun an regelmäßig ins System zu schauen und darüber Schichtvorschläge anzunehmen, abzulehnen oder auch Blocker und Wünsche einzustellen.

Doch mittlerweile stehen unsere Mitarbeiter Vote2Work® positiv gegenüber. Sie genießen die Vorteile der Partizipation und Mitbestimmung. Da sie nun Blocker und Angebote proaktiv einstellen können und diese auch von den Teamleitern berücksichtigt werden, ist die Planung der Freizeit und Familienzeiten deutlich einfacher geworden. Zudem ist auch die Mitarbeiterauslastung gleichmäßiger geworden.

V2W: Welche Funktionen schätzen Sie als Personalabteilung besonders an Vote2Work®?

JW: Was uns und auch den Teamleiterin von Anfang an besonders gut an Vote2Work® gefallen hat, ist die automatische Rückmeldung der Mitarbeiter auf angefragte Einsätze. Das Nachhalten von verschickten Anfragen ist damit deutlich leichter geworden.

Ein weiterer großer Gewinn ist die Vereinfachung der Schichtplanung insgesamt. Gerade hinsichtlich der gesetzlichen Vorgaben.

Darüber hinaus können wir als Personalabteilung auch genau sehen, ob die Einsatzplanung fair abläuft. Wir sehen, ob unsere Mitarbeiter von ihren Teamleitern genug Angebote bekommen. Die Planung ist so noch arbeitnehmerfreundlicher und gerechter geworden.